Virtuele handelsmissies: "Je moet echt leren omdenken" | RVO.nl | Rijksdienst

Service menu right

Virtuele handelsmissies: "Je moet echt leren omdenken"

Meer artikelen

Hoe organiseer je handelsmissies in tijden van corona? Hoe breng je ondernemers in contact met bedrijven aan de andere kant van de wereld? De handelsmissies moesten opnieuw (digitaal) uitgevonden worden. Dat was de missie van het missieteam van RVO. "We zitten nu echt in een leerproces."

In maart kwam de wereld opeens grotendeels stil te liggen. In ons land en in de landen om ons heen werd opgeroepen om zo min mogelijk te reizen. Vliegtuigen bleven aan de grond staan en treinen reden met aangepaste dienstregelingen.

Dat geeft hoofdbrekens. Zeker als je als ondernemer veel zakendoet in het buitenland en mede via handelsmissies aan je contacten komt. Want hoe ontdek je nieuwe markten aan de andere kant van de wereld als je er niet naartoe kunt?

Virtuele handelsmissies

Virtuele handelsmissies werden opgezet als een alternatief maar... dat ging niet eenvoudig. Het vereiste vooral veel flexibiliteit, aldus Margriet Veenstra, projectleider uitgaande handelsmissies, en Dink de Vries, coördinator van het missieteam. We spraken met ze over hun ervaringen en deden dat – geheel in stijl – online.

Vallen en opstaan: de eerste online missies

In maart werden de eerste coronagevallen in Europa bekend. Vrij plotseling kwam het werk voor het missieteam stil te liggen. "Bij de start van het coronavirus viel eigenlijk in één keer het hele kaartenhuis van de internationale handelsmissies in elkaar", vertelt Margriet.

Vrijwel direct ging het missieteam aan de slag om een virtuele opzet te ontwikkelen. Op verzoek van de ambassades werd gestart met 2 virtuele (pilot)missies voor Frankrijk en België.

Virtuele missies: voordelen en uitdagingen

Een virtuele missie heeft veel voordelen. Het kost je uiteraard geen reistijd. Het is ook goedkoper; een fysieke missie is vrij kostbaar, met hogere deelnamekosten en reis- en verblijfkosten. Daarnaast kun je een virtuele missie makkelijker combineren met je reguliere werk en privéleven.

Alhoewel webinars per sector korter duren dan fysieke seminars, bieden ze wel een schat aan informatie. Bovendien hebben deelnemers meer vrijheid om te bepalen of ze wel of niet deelnemen aan een specifiek programmaonderdeel.

Online matchmaking valt in de smaak

De online matchmaking beviel de deelnemers het best. Die leek nog het meest op hoe het tijdens fysieke missies ging, vertelt Margriet. "Tijdens een missie zaten deelnemers aan een tafeltje tegenover elkaar. Nu zitten ze nog steeds tegenover elkaar, maar dan via een schermpje."

Online kun je bovendien op ieder moment een gesprek inplannen en de deelnemers kunnen zelf bepalen met wie zij in gesprek willen. "Deelnemers kunnen 5 gesprekken voeren of 40, dat bepalen ze zelf", zegt Margriet.

Gesprekken in de studio tijdens de virtuele missie Italië

Een verhaal van een uur terugbrengen tot een kwartier

Daar staan ook genoeg uitdagingen tegenover, menen Margriet en Dink.

Bijvoorbeeld dat virtuele missies bondiger zijn. Een online programma is erg intensief om te volgen. Daarom moeten de verschillende onderdelen kort en bondig zijn. "Een seminar van een dag kun je niet een-op-een omzetten in een webinar van een dag”, zegt Margriet, "Je moet echt omdenken."

Flexibiliteit is een uitdaging

De flexibiliteit bij het organiseren van virtuele handelsmissies is sowieso een uitdaging. Deelnemers hoeven niet te reizen en kunnen last-minute besluiten om deel te nemen. "Daar moet je heel flexibel mee omspringen." Deelnemers moeten ook meer worden geprikkeld om actief mee te doen, zoals via interactieve chats en polls. “Want tijdens een virtuele missie gaat het reguliere werk vaak gewoon door en zonder actief programma haken deelnemers sneller af", vertelt Margriet.

Dan is er nog de uitdaging van de tijdsverschillen. Missies gericht op Aziatische landen moeten vroeg in de ochtend plaatsvinden, terwijl je voor een missie gericht op Noord-, Midden-, en Zuid-Amerika juist pas laat op de dag kunt starten. De tijd die deelnemers uit beide landen kunnen delen, is daardoor al snel erg beperkt.

Hybride missies zijn de toekomst

Margriet en Dink organiseren in deze periode een groot aantal virtuele missies en hopen in december te kunnen evalueren.

Wat hen opvalt, is dat de ondernemer door virtuele missies zelf meer verantwoordelijkheid krijgt. Nu is het aan de ondernemer om online contact te zoeken met andere deelnemers. "Wij proberen de optimale omstandigheden te creëren, maar de ondernemer moet het uiteindelijk zélf doen", zegt Dink.

Daarnaast valt het Margriet op hoe het echt menselijke contact wordt gemist bij virtuele missies. "Als je tussen 2 sessies door een kopje koffie haalt, sta je per toeval naast iemand aan een tafeltje waarmee je aan de praat raakt. Dat spontane contact heb je digitaal niet".

Fysieke missies zijn niet helemaal te vervangen

Virtuele missies kunnen fysieke missies overigens nooit helemaal vervangen, meent Margriet. "Je wilt toch graag een zakenpartner in het echt gezien en gesproken hebben en een locatie met eigen ogen bekijken."

Margriet en Dink verwachten dat handelsmissies in de toekomst 'hybride' van aard zullen zijn. De virtuele missie is dan voorbereidend. Deelnemers kunnen dan meer leren over de kansen in een bepaalde sector. En uitgebreid virtueel kennismaken met buitenlandse bedrijven. Daarna volgt een fysieke missie waarin je dat verder kunt uitbouwen. "We hebben straks veel meer mogelijkheden", zegt Dink.

Ze missen de fysieke missies ook wel. Margriet hoeft niet lang na te denken wat ze het meeste mist. "Het contact met de ondernemers tijdens missies! Hun feedback tijdens informele gesprekken. Een praatje in de bus. Of tijdens een netwerkmoment. Zo weet ik wat er bij hen speelt en kan ik ze makkelijk aan elkaar koppelen of verder op weg helpen. Dat mis ik nu heel erg."

Reis virtueel mee

Het coronavirus is voorlopig nog niet verdwenen. Wilt u als ondernemer niet langer wachten en nu toch de stap naar het buitenland zetten? Of wilt u uw bestaande zakelijke contacten verder uitbreiden? Neem dan deel aan een virtuele handelsmissie en ga digitaal de grens over!

Bent u tevreden over deze pagina?

Verplichte velden zijn gemarkeerd met een *
Mogen wij u benaderen voor een gebruikersonderzoek?
De komende tijd zoeken wij testers voor het nieuwe ontwerp van onze website. Wij zijn benieuwd naar uw mening en gaan graag met u in gesprek. Een online interview duurt maximaal 45 minuten.