Integraal beheercontract (IBC) Van Gogh museum Amsterdam, Noord-Holland

Meer artikelen

Omschrijving

Door zowel het gebouw als de bedrijfsvoering sterk te verduurzamen, werd het Van Gogh Museum een van de duurzaamste musea ter wereld.
 
Het Van Gogh Museum kreeg een imposant, nieuw entreegebouw. Achter dit gebouw bevindt zich het grootste gedeelte van het museum in het Rietveldgebouw, dat uit 1973 stamt. Oorspronkelijk was het de bedoeling om alleen de kantoorvleugel uit te breiden. Gedurende het proces werd echter besloten om het gehele gebouw te verduurzamen. Daarnaast is ook de bedrijfsvoering verduurzaamd, met een BREEAM In-Use certificering ‘Very Good’ als resultaat.
 
De renovatie leverde een goede bouwkundige basis voor een energiezuinig gebouw op. De beglazing is HR++ en het dak en de gevels aan de binnenzijde zijn geïsoleerd. Naast bouwkundige maatregelen is de energievraag verlaagd door ventilatie afhankelijk te maken van de bezoekersaantallen. Om efficiënt warmte en koude op te wekken, is onder het museum een open bron voor warmtekoudeopslag aangelegd, die is gekoppeld aan een warmtepomp.
 
Met een goede bouwkundige basis en efficiënte opwekking is in dit door Gerrit Rietveld ontworpen monumentale gebouw energielabel A gerealiseerd.

Kenmerken

Aantal vloeroppervlakte

12000 m²

Projecttype

Maatschappelijk vastgoed - Renovatie & onderhoud
Museum/bijeenkomst

Aantal bouwlagen

6

Beschrijving concept

Energievoorziening
- Schaal energievoorziening: elektrische warmtepomp
- Energielevering: warmtepomp
 
Bouwkundige kenmerken/schil
- U-waarde open geveldelen, inclusief kozijnen: 2 W/m2.K
- U-waarde deuren: 3 W/m2.K
- Gemiddelde Rc-waarde dichte geveldelen: 2,53 m2.K/W
- Rc-waarde dak: 3,72 m2.K/W
- Rc-waarde klimaatscheidende of bg vloer: 2,53 m2.K/W
- Type zonwering: zonwerend glas, HR gals met coating voor nieuwbouw
 
Installatietechnische kenmerken
- Conversie/opwekking: warmtepomp en LTV, elektrische WP
- Opslag/buffering: WKO in de bodem, open bron
- Afgifte: water en lucht, afgiste vindt plaats vi
- Regeling klimatisering: GBS, geavanceerd gebouwbeheersysteem
- Duurzame energiebronnen: individuele bron
- Koeling: vrije koeling middels bodembron, vaste setpoints i.v.m museum
- Type ventilatie: gebalanceerde ventilatie centraal, centraal LBK
- Regeling ventilatie: behoefte afhankelijk regeling, CO2 sturing
 
Fysieke voorzieningen om huishoudelijk energiegebruiken verbruiken en verbruiken door bedrijfsprocessen te beperken
- Fysieke voorzieningen: adiabatische koeling

Beschrijving  ESCo prestatiecontract

Op welke onderdelen heeft het Prestatiecontract betrekking?
29 Key Perfomance Indicators met betrekking tot: Comfort, ongestoorde bedrijfsvoering, veiligheid voor mens en collectie, gezondheid en duurzaamheid
 
Waaronder: Specifieke klimaateisen per ruimte, staat van onderhoud, bedrijfszekerheid, responstijden, beschikbaarheid ruimten, optimale bedrijfsvoering met betrekking tot planning, overleg, etc.
 
Beheer op basis van: Systeemgerichte contractbeheersing
 
Bijzonderheden:
- Gegevens en energiebeheer (BREEAM in Use, EPBD, Businesscase Energie Investering )
- RGD BOEI Handboeken
 
Beoogde jaarlijkse besparing:
Behouden van BREAAM In-Use, Borging van levencyclus denken.
Contractwaarde:
6,5 miljoen euro
Contract duur:
15 jaar

Betrokkenen

Opdrachtnemer en financier: Strukton Worksphere
Opdrachtgever: Rijksvastgoedbedrijf

Meer informatie
Bedrijf: Strukton Worksphere
Naam: Karin Strijkers

Emailadres: karin.strijkers@strukton.com

Media

Interview met Jorrit Oversteeg, toenmalig Consultant bij Strukton Worksphere

Hoe haal je optimale prestaties uit een bestaand gebouw met bestaande installaties en systemen? Dat vergt een andere aanpak dan het ontwerpen, bouwen en exploiteren van een nieuw klimaatsysteem bij een renovatie. Het Rijksvastgoedbedrijf sloot een tienjarige overeenkomst voor het elektrotechnische, werktuigbouwkundige en bouwkundige onderhoud van het Van Gogh Museum. Daartoe vertaalde deze opdrachtgever eisen op het gebied van comfort, ongestoorde bedrijfsvoering, veiligheid voor mens en collectie, gezondheid en duurzaamheid naar liefst 29 Key Performance Indicators. Het is Strukton Worksphere gelukt om aan te tonen dat zij met de bestaande installaties en systemen de gevraagde prestaties kunnen borgen.

Begrijp het gebouw in detail

Een document van ruim vijftig pagina’s beschrijft de outputspecificaties van deze veeleisende opdrachtgever. Per eis vermeldt de opdrachtgever een boete als de aannemer niet volgens deze specificaties levert. Veel aanbieders krijgen het hier benauwd van. Het gaat veel verder dan de verantwoordelijkheid voor de installaties, de aannemer moet er voor zorgen dat het hele pand perfect functioneert.Toch twijfelde Strukton Worksphere niet om in te schrijven op de aanbesteding. Jorrit Oversteeg toenmalig tendermanager en is verantwoordelijk voor het proces: “We hebben veel kennis en ervaring opgedaan in PPS-projecten. Het verschil met dit project is dat we nu niet bouwen, ontwerpen en installeren, maar een bestaande situatie overnemen. Je krijgt dus een compleet pand inclusief alle installaties en systemen, je krijgt informatie over de huidige situatie en vervolgens moet je borgen dat je volgens de eisen presteert. Dat is heel anders. Je moet heel goed weten wat voor installaties zitten in het pand, je moet het hele gebouw in detail begrijpen.”

Prestatiecontract daagt aannemer uit

Hoe pak je het dan aan om een goede aanbieding te ontwikkelen? Jorrit: “Ik bekijk eerst of het project aansluit op onze expertise. Dat was het geval. Vervolgens formeer ik een team van circa tien specialisten: een calculator voor het regulier preventief onderhoud, een calculator voor het meerjaren onderhoud, een specialist van ons onderhoud- en beheerplatform Stukton Pulse, een monitoringspecialist, een contractmanager en operationele specialisten. We analyseren alle informatie in detail en doen onderzoek. We zagen aan de data dat de installaties en het gebouw niet optimaal presteerden. Gelukkig wist ons team hier oplossingen voor. Een integraal onderhoud- en beheercontract daagt je uit om deze oplossingen te verzinnen.”

Verschillende belangen focussen op één doel

Een prestatiecontract borgt dat de onderhoudspartij echt levert wat hij belooft, anders krijgt de aannemer een boete. De hoogte van de boete is afhankelijk van het type storing, maar in de orde van grootte van duizend euro per storing. Jorrit: “Een goed prestatiecontract zorgt er voor dat de verschillende belangen gefocust zijn op hetzelfde doel: een perfect presterend comfortabel, veilig en duurzaam gebouw. Voor het Van Gogh Museum is dit cruciaal. De kwetsbare collectie is van onschatbare waarde. Er gaan elke dag duizenden mensen door het museum. Haperende installaties mogen de collectie en dit proces niet verstoren. Je kunt niet zomaar een zaal afsluiten. De condities in het museum moeten alle dagen van het jaar optimaal zijn, voor zowel de collectie als voor de bezoeker. Op deze situatie sluit een integraal onderhoud- en beheercontract heel goed aan. Het geeft de opdrachtgever maximale zekerheid en stimuleert ons om slimme oplossingen en nieuwe duurzame technieken toe te passen.”

Onderhandelingsrondes leiden tot betere oplossingen

Gelukkig biedt het contract een transitieperiode van vier maanden waarin Strukton Worksphere kan toetsen of ze de afgegeven garanties ook echt nakomen. Als dat niet het geval is, kan de aannemer in overleg met de opdrachtgever tot een oplossing komen. Daarnaast was er tijdens onderhandelingsrondes ruimte om over specifieke eisen in discussie te treden. Dat was nodig, zo blijkt. Jorrit: “De uitvraag was eerst te stringent. We zouden per storing altijd een boete krijgen. Dus stel er gaat een lampje kapot: duizend euro boete. Tien procent van de lampen gaat stuk voor het einde van de normale levensduur. Je kunt daar met goed onderhoud helemaal niets aan doen, zelfs met de beste wil van de wereld niet. Deze boete is dus geen prikkel om beter te presteren. Op ons verzoek is de factor hersteltijd toegevoegd aan de prestatie-indicator. Zo beloont de opdrachtgever ons voor het zo snel mogelijk herstellen van een kapotte lamp. Daarom hebben we continu een onderhoudsmedewerker op locatie. Dat is juist de bedoeling van een prestatiecontract. De onderhandelingsronde ervoeren we als zeer positief. Samen kom je er uit door goed overleg. Dat moeten opdrachtgevers vaker doen! Je krijgt de kans om adviezen te geven, met elkaar in discussie te gaan. Dan kun je uitleggen: ‘Volgens ons heb je zo niet de beste oplossing te pakken’. Je moet echt om de tafel zitten, dat gebeurt bij de grote contracten steeds vaker maar het is zeker nog geen standaard.”

Succes is niet alleen afhankelijk van techniek

Ook tijdens de rit is goede communicatie cruciaal. Daarom stelt het uitgebreide prestatiecontract ook eisen op dit gebied. Jorrit: “We moeten één aanspreekpunt bieden en ervoor zorgen dat er zowel op strategisch, tactisch als op operationeel niveau voldoende afstemming plaatsvindt. Dus niet alleen het product, ook het proces is gespecificeerd. Alleen de manier waarop we dat doen, mogen we zelf invullen. Daar zit de kracht van dit type contracten: je geeft de markt een krachtige prikkel om slim te opereren.”

Denken vanuit levenscyclus levert beste resultaat

Prestatiecontracten leiden tot een slimme balans tussen gedegen onderhoud en goed getimede vervanging. Jorrit: “Wij borgen de conditie van een installatie. Hoe we die installatie onderhouden en wanneer we vervangen, mogen we zelf bepalen. We kunnen dus zelf de optimale onderhoudsstrategie inzetten om de installatie zo goed mogelijk te gebruiken, op niveau te houden en de prestaties te garanderen. Hiermee borgen wij een optimale prijs/kwaliteit verhouding. Dit bereiken wij door de analyses van het planmatig onderhoud, correctief onderhoud en het vervangingsonderhoud te combineren. Als we minder inspanning leveren voor het reguliere onderhoud, neemt de kans op een storing toe en zal de installatie eerder vervangen moeten worden. We zoeken steeds naar de optimale balans tussen het garanderen van de prestaties, het vervangen van installaties en het onderhouden van installaties. Hieruit ontstaat de optimale onderhoudsstrategie. Je denkt dus altijd vanuit de hele levenscyclus en de totale kosten van het gebruik gedurende het contract. Deze manier van denken hebben alle teamleden zich eigen gemaakt.
Als je kijkt naar de vijftienjarige levenscyclus van een installatie, dan zie je dat er in het eerste jaar meer storingen zijn, de zogenaamde inregelstoringen. Het jaar er na daalt het aantal storingen sterk en na weer een aantal jaren stijgt de frequentie weer. Wanneer je dit storingspatroon tekent in een grafiek ontstaat er de vorm van een badkuip, ook wel de badkuipkromme genoemd. Aan inregelstoringen doe je niets. Maar aan de stijgende storingen in latere fasen wel. Je wilt de boetes die je bij elke storing krijgt natuurlijk vermijden. Als je weet dat je een installatie sowieso in de contractperiode moet vervangen, kun je dat moment meestal beter naar voren in de tijd halen, dat leidt per saldo tot minder storingen. Je maakt weloverwogen, rationele keuzes waarbij het belang van de opdrachtgever en aannemer veel meer in elkaars verlengde liggen dan bij reguliere contracten.

Formule Rijksgebouwendienst voor duurzame keuze

Welke rol speelt duurzaamheid bij de gegarandeerde prestaties? Jorrit: “Als we installaties vervangen, kijken we ook altijd naar de energiecomponent. Daarvoor staat een formule in het contract, die ons dwingt tot een duurzame keuze. De Rijksgebouwendienst ontwikkelde deze formule om zekerheid te krijgen en verrassingen uit te sluiten. De opdrachtgever wil zo duurzaamheid garanderen en de aanschaf van de nieuwste, beste en zuinigste installaties stimuleren. Dat begrijp ik. De keerzijde is wel dat een dergelijke formule geen rekening houdt met revolutionair nieuwe technieken. We kunnen moeilijk inschatten welke technieken er over vijf of tien jaar zijn. Kijk bijvoorbeeld naar de opmars van wifi waardoor kabels nu overbodig zijn. In prestatiecontracten stonden ingewikkelde formules over de vervanging van kabels, die doen nu niet meer ter zake. Dat proces kan zich ook voor andere technieken voordoen. Dit biedt nog ruimte voor slimme contractuele formuleringen. We zoeken daarbij naar de optimale balans tussen vrijheid om innovatieve oplossingen toe te passen en het afdwingen van goede werkwijzen op basis van de huidige stand van techniek.”

Het beste halen uit een bestaande situatie

Wat waren opvallende aspecten van het project: “De opdrachtgever stelt PPS-achtige eisen aan ons maar we mogen niet zelf de installaties of bouwkundige maatregelen realiseren. We krijgen een gebouw met bestaande installaties in onze schoot geworpen. Daar moeten we het mee doen. Een voorbeeld: Bij een PPS moeten we ook de beschikbaarheid van een installatie borgen. Dus zetten we er een noodstroom aggregaat neer. Maar die kan ook stuk gaan. Dus zetten we er nog een tweede noodstroom aggregaat neer. Stel dat die ook niet functioneert? We willen maximale zekerheid, dus we installeren ook een extra ‘wall outlet’ zodat we een mobiele noodstroom aggregaat kunnen opstarten als de andere twee noodoplossingen falen. Zo garanderen we zelfs in het ‘worst case scenario’ de beschikbaarheid. Zo ver gaan we in onze denkwijze. Bij het Van Gogh museum was dit hele denkproces al doorlopen. Het is volgens een bestek gebouwd en we laten er nu systeemgerichte contractbeheersing op los met functionele eisen. Terwijl ik veel maatregelen om risico’s te beheersen niet meer kan nemen. We hebben wel de transitieperiode waarin we kunnen uitzoeken of bepaalde outputeisen niet realistisch zijn. Maar we kunnen geen maatregelen nemen om die risico’s te beheersen zoals het installeren van een extra ‘wall outlet’. Een uitdaging. We leerden door dit type contracten om het beste te halen uit een bestaande situatie.”

Leef je in en begrijp de klant

Welke tips heb je voor collega’s. Jorrit: “Begrijp je klant. Weet waar je klant heen wilt, wat zijn wensen en ambities zijn. Ken zijn gevoelige punten. Weet waar je klant bang voor is, dat moet je ondervangen. Biedt echt toegevoegde waarde. Als je de behoefte van de klant weet, kun je er op inspelen. We hebben de klantvraag goed begrepen en hebben daardoor een goede aanbieding gedaan. De beschikbaarheid van het museum is goud voor hen. Het optimaal presteren van de installaties is cruciaal voor het behoud van de collectie. Dat moet je met het contract kunnen borgen. Daar zijn we in geslaagd!
Daarvoor heb je een krachtig team nodig. Met de beste specialisten, bereik je het beste product. Een chef-kok heeft ook goede ingrediënten nodig om te koken. Een goed team is goud waard. Niet alleen technische kennis maar betrokkenheid en passie zijn ook sleutel tot succes. Deze prestatiecontracten zijn namelijk dermate ingewikkeld dat het heel veel vergt van teamleden.”

Goede gesprekken over interpretatieverschillen

We tips heb je voor opdrachtgevers? Jorrit: “Onderhandelingsrondes zouden standaard moeten zijn. De verwachtingen moeten duidelijk zijn. Alles staat in het dikke document met outputspecificaties, in formele taal, maar er blijft toch nog veel ruimte voor interpretatieverschillen. We hebben gelukkig enkele onderhandelingsrondes gehad waarbij we dat boven tafel kregen. Op enkele cruciale punten bleek ons beeld van de verwachte prestatie niet aan te sluiten op het beeld dat het Rijksvastgoedbedrijf hiervan had, we spreken toch een iets andere taal. Dat was het grootste obstakel. Daar zijn we uitgekomen door goede gesprekken.
Nog beter zou zijn als de opdrachtgever een interactieve sessie organiseert met marktpartijen vóórdat de Request For Proposal uitgaat. Wat zouden jullie anders doen? Hoe kunnen we beter aansluiten op de markt? Door deze vragen te beantwoorden, kan je een betere opdracht definiëren. Nu voerden we deze gesprekken tijdens de onderhandelingsrondes maar die hebben een meer juridisch karakter. Je kunt het beste in een open dialoog vaststellen welk niveau van dienstverlening wenselijk is vanuit het belang van de opdrachtgever.”
 
 
 

Links

Service menu right