Prestatiecontract Erasmus Universiteit Rotterdam Rotterdam, Zuid-Holland

Meer artikelen

Omschrijving

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) heeft hoge ambities. En niet alleen op wetenschappelijk gebied, de universiteit wil een van de duurzaamste campussen in Nederland ontwikkelen. Hoge tevredenheid van de gebruikers is een speerpunt. Om dit te realiseren, groeit EUR naar een regie-organisatie die optimaal gebruik maakt van de expertise in de markt. Een logische stap was om in 2014 het technische onderhoud en beheer prestatiegericht aan te besteden. Geen eenvoudige klus gezien de omvang en complexiteit, maar wel besteedt aan Laura Schutte, contractmanager bij Real Estate Services. Zij was projectleider van de aanbesteding en is nu nauw betrokken bij de implementatie.
 
Interview: Laura Schutte, contractmanager Real Estate Services

Strategisch partnerschap bij beheer en onderhoud
Wat was de aanleiding voor de aanbesteding? Laura Schutte: “Voor de ontwikkeling van een regie-organisatie is strategisch partnerschap bij onderhoud en beheer een must. Het contract heeft dan ook een looptijd van 15 jaar indien alles naar tevredenheid verloopt. We hebben ervoor gekozen om het totale onderhoud bij één partij neer te leggen, zowel het planmatig, preventief, correctief en vervangingsonderhoud voor de disciplines werktuigbouwkundig, elektrotechnisch, transport en bouwkundig. Daarnaast hebben we er heel bewust voor gekozen om een addendum toe te voegen voor energiebesparende maatregelen. We willen namelijk onze gecontracteerde partij, ENGIE Services West Nederland, stimuleren om te innoveren, om proactief mee te denken en verbetervoorstellen te doen die een bijdrage leveren aan onze duurzaamheidsdoelstellingen: dertig procent besparing in 2020 vergeleken met 2005.”

Behoeften klanten en gebruikers als startpunt

Welke aanpak hebben jullie gevolgd? Laura: “We zijn begonnen met een inventarisatie van al onze onderhoudselementen om zo te komen tot een juiste scope. Het is belangrijk dat je eigen doelstellingen helder zijn, dat je weet wat je verwacht van je aannemer. Daarom vroegen we ook aan onze klanten, dat zijn onderdelen van de EUR, wat hun wensen en behoeften zijn. Je denkt te weten wat de klant wilt en bent geneigd om dat zelf in te vullen, maar het is veel beter om het te vragen. We zijn in gesprek gegaan met medewerkers, studenten en bezoekers. De verhoging van de tevredenheid van gebruikers is immers een van de hoofddoelen.”

Leer van lessen uit de praktijk

Van welke informatie maakten jullie gebruik? Laura: “Om te leren van ervaringen van anderen, hebben we een gesprek gevoerd met de Radboud Universiteit Nijmegen. Zij raadden ons aan een implementatieperiode van twee jaar aan. Gelukkig hebben die wijze raad opgevolgd! Voor de aanbesteding en implementatie hebben we een adviseur ingehuurd, AT Osborne. Dat was een goede beslissing. Prestatiecontracten zijn nieuw voor ons, je moet veel kennis en ervaring hebben om het goed te doen en valkuilen te vermijden. We zijn blij dat ze ons ook adviseren in de implementatiefase. Soms komen we er niet uit of weten niet meer goed waarom we bepaalde keuzes hebben gemaakt. Bij bepaalde overleggen doen ze mee, dat is fijn want de opdrachtgever en aannemer hebben toch verschillende belangen.”

Creëer ruimte om elkaar te leren en kennen en elkaar te begrijpen

In welke fase zitten jullie nu? Laura: “We stemmen nu onze processen op elkaar af. We hebben ieder onze eigen werkwijzen. We leggen onze processchema’s naast elkaar en bekijken dan wat we verwachten, van wie, in welk proces. En we kijken waar strubbelingen liggen en zoeken dan naar verbeterpunten. Dit gaat zeker niet vanzelf. We hebben een eigen technische beheer afdeling. Dit contract vraagt andere rol van hen. Ze moeten nu sturen op basis van prestaties en niet meer denken in oplossingen. Dat is even wennen. Daar moet je de tijd voor nemen. Daarom hebben we bewust gekozen voor een implementatietraject van twee jaar. Dat beveel ik andere opdrachtgevers ook aan! Die tijd heb je nodig om elkaar te leren kennen. De opdrachtnemer moet de gebouwen in zijn vingers krijgen. Je komt achter interpretatieverschillen in het contract. Die zitten er altijd in! Dat is inherent aan een prestatiecontract, ook al doe je je uiterste best om het zo goed mogelijk op te stellen, ook al heb je een Nota van Inlichtingen. Je moet ruimte creëren om deze interpretatieverschillen op te sporen en hiervoor oplossingen te verzinnen. Daar hebben we een speciaal overleg voor opgezet. Zo voorkom je dat je steeds in dezelfde discussies belandt en kun je ondertussen operationeel wel gewoon doorgaan.”

Harde eisen combineren met indicatoren voor klantbeleving

Hoe formuleer je ambities en prestaties ten aanzien van duurzaamheid in een contract? Laura: “We hebben ambitieuze eisen die voortvloeien uit onze meerjarenafspraak met de overheid. We stelden een aparte bonus/malusregeling voor het behalen van de energieprestatie. Deze berekenen we over de overeengekomen gegarandeerde kasstroom en gaat zowel over het behalen van de energieprestatie als de kwaliteit van de energierapportage. ENGIE Services (voorheen Cofely) stelt deze rapportage op om aan te tonen dat ze aan de afspraken voldoen. Maar het is niet in beton gegoten, als er een begrijpelijke reden is dat ze een eis niet kunnen halen, krijgen ze niet meteen een boete. Zo kan de functie van een gebouw veranderen die het gebruik en dus ook het energieverbruik beïnvloedt. Dat kun je de contractpartner niet aanrekenen. We zijn nu ook samen met ENGIE Services aan het bekijken hoe we de klantbeleving en klanttevredenheid kunnen meten, dat is best lastig. We ontwikkelen een enquête hiervoor.”

Vinger aan de pols

Hoe houdt de EUR zicht op de gecontracteerde prestaties? Laura: “We werken volgens de methode van systeemgerichte contractbeheersing. ENGIE Services hanteert haar eigen kwaliteitsmanagementsysteem en maakt voor ons alle geleverde prestaties inclusief de bewijsvoering inzichtelijk in het facilitair management informatiesysteem van de universiteit.”

Neuzen dezelfde kant op

Wat zijn de meest opvallende aspecten van dit project? Laura: “Ik ben trots op het commitment van alle betrokkenen om dit contract tot een succes te maken, van beide kanten en op alle niveaus. Ook op operationeel niveau werken we nu veel meer als één team. Ik ben blij om te zien dat ENGIE Services haar rol goed oppakt en proactief meedenkt, vanuit het perspectief van de monteur als op strategisch niveau. We organiseerden recent een workshop over samenwerken waaraan de monteurs en onze medewerkers van de technische beheerafdeling deelnamen. Zo leren ze elkaar kennen, onze medewerkers horen waar monteurs tegen aan lopen. Dat ging heel goed, daar hebben we veel aangehad. Er bleek bijvoorbeeld behoefte aan een heldere vertaling van de juridische taal van de contracten zodat de technici en monteurs ook goed begrijpen wat er afgesproken is.
Ook bijzonder is dat we bewust innovatieve oplossingen stimuleren, door businesscases op te laten stellen. Dat is nodig omdat de terugverdientijd voor innovatieve investeringen langer kan zijn dan de looptijd van het contract. We delen samen de opbrengst.
Wat uniek is, is dat we een groot deel van de afkoop van de storingen hebben meegenomen in contract. Hierdoor is meteen duidelijk voor wie de kosten zijn als er iets vervangen moet worden.”

Laat de markt in een vroeg stadium meedenken

Welke tips heb je nog meer voor collega’s die overwegen om een Energieprestatiecontract af te sluiten? Laura: “We hebben een mooi prestatiecontract neergelegd en hebben er veel van geleerd. Op basis van onze nieuwe inzichten zouden we de markt nog meer laten meedenken in de aanbestedingsfase. We hebben bijvoorbeeld de KPI’s helemaal zelf ingevuld, ik zou nu eerder vragen aan de markt hoe zij denken prestaties te kunnen aantonen, hoe zij ons het vertrouwen kunnen geven. Dan hoef je dat niet meer tijdens de implementatiefase te doen.”
 




Kenmerken

Aantal m2 vloeroppervlak in project

Campus Woudestein en ISS (Den Haag).
Diverse gebouwtypen. Circa 16 hectare, 21 gebouwen, Totale oppervlakte ruim 200.000 m2 BVO

Projecttype

onderwijs - Renovatie & onderhoud

Energievoorziening

WKO Installatie
http://www.eur.nl/efb/info_efb/ontwikkeling_campus/nieuws/nb_cio/archief/nieuwsbriefdecember2015/aanlegwkobron/

Beschrijving  ESCo prestatiecontract

 
Beoogde jaarlijkse besparing:
30% energie-efficiency in 2020 ten opzichte van 2005 (2% besparing per jaar)
50% CO2 reductie in 2025 ten opzichte 1990
Op lange termijn: een (zo goed als) energieneutrale campus
Initiële contractwaarde:
1,4 miljoen euro per jaar
Contractduur:
Vijftien jaar, opgedeeld in drie periodes van vijf jaar. Voor grote investeringen in innovatieve oplossingen worden aparte business cases opgesteld.
Start contract 1 maart 2015
Onderdelen
Resultaatgebieden
Techniek
Het denken in functionele systemen in plaats van technische en bouwkundige componenten
Staat van onderhoud
Afhandeling werkplan
Bedrijfszekerheid
Responstijd
Beschikbaarheid ruimten
Functioneel en duurzaam beheer
Beheer en uitvoering
Proactief in plaats van reactief acteren
Organisatie
Personeel
Informatie
Uitvoering
Perceptie
Het aantoonbaar verhogen van de perceptie en klantbeleving
Klanttevredenheid binnenmilieu
Bediening en instructies
Klanttevredenheid afhandeling meldingen
Energieprestatie
Energieverbruik
Kwaliteit energierapportage
 

Betrokkenen

Opdrachtnemer: ENGIE Services West Nederland
Opdrachtgever en financier: Erasmus Universiteit Rotterdam
Adviseur: AT Osborne

Contactgegevens voor meer informatie
Bedrijf: Erasmus Universiteit Rotterdam
Naam:  Laura Schutte
Telefoonnummer: 010- 408 21 07
Emailadres: laura.schutteATeur.nl
Websites: www.eur.nl/efb

 

Media

Erasmus universiteit

 

Links

Service menu right