Service menu right

Klimaatgericht en circulair inkoopproces

Gaat u klimaatgericht en circulair inkopen? Dit vraagt om een innovatievere manier van aanbesteden. Het gaat niet alleen over de inkoopbehoefte, maar ook om minder belasting van het milieu door minder CO2- uitstoot. Vanuit de ervaringen die we in de klimaatenveloppe zijn opdeden, reiken we u daarvoor tips en handvatten aan.

Inkopers worden vaak laat betrokken. Samenwerking tussen verschillende afdelingen is belangrijk. Het hele proces van een project moet worden bekeken: van behoeftestelling tot aan het einde van de levensduur van product of dienst.


klimaatneutraal en circulair inkopen - poppetje

Procestips

  • Begin het project met een ambitiesessie. Wat zijn voor het project de ambities op het gebied van behoefte, sociale aspecten, gezondheid, CO2-reductie en circulariteit? Betrek hierbij de benodigde interne stakeholders: beleidsadviseurs, beheerders, inkopers, bestuurders, duurzaamheidsadviseurs en projectmanagers. Probeer niet vast te houden aan de eigen expertise maar probeer integraal te denken ten behoeve van het project.
  • Betrek de duurzaamheidscoördinator bij de ambitieuze projecten geef haar/hem de rol om continu de ambitie van het project te borgen. Niet alleen aan de ontwerptafel maar ook tijdens de uitvoering van het contract.
  • Neem de tijd om kennis op te doen over circulaire economie. Begin met het doornemen van het boek 'Circulair inkopen in 8 stappen' (zie 'Tools'). Begrijp welke elementen belangrijk zijn, zodat u de juiste nadruk kan leggen in de aanbesteding.
  • Begin klein: een pilot helpt om te onderzoeken waar men intern en extern tegenaan loopt bij het uitvoeren van een circulair/klimaatgericht project. Deze lessen zijn zeer waardevol om mee te nemen bij een grotere project met meer afbreukrisico.
  • Bespreek met het bestuur het idee om een 'innovatiepot' te creëren voor eventuele financiële tegenvallers. Innovatie kan onvoorziene uitdagingen met zich mee brengen. Door er geld voor te resserveren kunt u nog een grote maatschappelijke meerwaarde leveren.
klimaatneutraal en circulair inkopen -  bezorger

Inhoudelijke tips

  • Maak van de aanbestedingskalender een meerjarenkalender. Als u weet welke projecten er aan komen, dan kan de inhoudelijke voorbereiding ruim van te voren starten en kunnen alle benodigde afdelingen vanaf het begin worden betrokken.
  • De ambities zullen vaak groter zijn dan wat hier en nu haalbaar is. Een marktverkenning organiseren voordat de doelstellingen worden geformuleerd helpt om meer richting te geven aan de vraag. Blijf ambitieus en daag de markt uit met het vraagstuk. Een marktconsultatie biedt bevestiging dat de uiteindelijke aanbestedingstukken niet té ambitieus in de markt worden gezet. Deze feedback is onmisbaar om een goede aanbesteding te publiceren waarin de markt op innovaties wordt uitgedaagd.
  • Specificeer functioneel in plaats van technisch. Waar een technische specificatie enkel ruimte biedt voor wat nu mogelijk is, geeft een functionele specificatie ruimte voor innovatieve oplossingen op uw behoefte in relatie tot de ambities.
  • Met bovenstaande tips zijn ambitieuze doelstellingen geformuleerd. Om te weten of deze daadwerkelijk worden behaald is het berekenen van de CO2-uitstoot en de mate van circulariteit een goed middel. Deze inzichten zijn belangrijk voor verantwoording, maar bieden ook gelegenheid om gedurende de overeenkomst te sturen op de afspraken met de leverancier (zie ook ‘Tools’).
  • Een doelstelling kan aan de ontwerptafel krachtig zijn en helpen om de juiste partner te contracteren. Het verschil wordt echter gemaakt gedurende de uitvoering. Contractmanagement ziet toe op de samenwerking met de leverancier en zet elkaar scherp om de doelstellingen te behalen. Hierbij kan men ook denken aan een beloningssysteem bij het behalen van mijlpalen.

Tools

  1. E-book Circulair inkopen in 8 stappen; 'een betere wereld begint bij het stellen van een betere vraag.'
  2. MVI-zelfevaluatie tool evalueert uitgevoerde aanbestedingen op aansluiting op circulariteit en klimaatneutraliteit. Zo helpt deze tool bij het creëren van draagvlak. Ook ondersteunt de tool bij het praktisch inrichten van de te starten aanbestedingen langs de doelen en ambities van uw organisatie.
  3. Bekijk de aanbevelingen bij de andere thema’s voor meer handige tools.
klimaatneutraal en circulair inkopen - vrouw op bank

Best Practices

  1. Met behulp van expertondersteuning zijn door decentrale overheden diverse pilots uitgevoerd op gebied van het verduurzamen van bedrijfsvoering. De ervaringen en inzichten van deze inkopende instanties worden gedeeld op een projectenkaart 'MVI op de kaart'.
  2. Publicaties best practices Klimaateneveloppe hier zijn de deelbare best practices te vinden van de expertondersteuning 2018.