Toezicht informatieplicht door gemeenten en omgevingsdiensten

Gepubliceerd op:

24 juni 2020

Laatst gecontroleerd op:

1 juli 2020

Op grond van het Activiteitenbesluit milieubeheer zijn veel bedrijven en instellingen verplicht om hun energiebesparende maatregelen te rapporteren aan RVO. Als gemeente of omgevingsdienst houdt u hier toezicht op. Daarvoor kunt u de rapportages ophalen uit eLoket op mijn.rvo.nl.

In principe zijn gemeenten verantwoordelijk voor het toezicht op de informatie- en energiebesparingsplicht. Maar zij kunnen dit uitbesteden aan een omgevingsdienst via een mandaat voor type A- en B-inrichtingen. Als gemeente of gemandateerde omgevingsdienst kunt u de rapportages van bedrijven en instellingen binnen uw werkgebied ophalen uit eLoket. Daarvoor neemt u de volgende stappen.

Stap 1: Kies voor handmatige download of webservice

U kunt de rapportages handmatig downloaden in eLoket of gebruikmaken van een webservice. Met de webservice kunt u direct gegevens uit eLoket inlezen in uw eigen zaaksysteem, de softwareapplicatie die u voor uw handhavende activiteiten gebruikt. Uw zaaksysteem zal hiervoor moeten worden aangepast. Dit kost enige tijd. Overleg daarom eerst met uw IT-afdeling of deze route passend is. Wilt u geen gebruikmaken van de webservice, dan hoeft u dat niet aan ons te melden.
XML-bestanden die u handmatig downloadt kunt u inlezen in het beoordelingsinstrument rapportages informatieplicht van InfoMil. Met dit hulpmiddel kunt u de rapportages beoordelen en uw conclusies vastleggen.

Stap 2: Vraag voor de handmatige download eHerkenning aan

Kiest u voor de handmatige download? Vraag dan eHerkenning niveau 2+ of hoger aan voor de personen binnen uw organisatie die de rapportages in eLoket gaan downloaden. Deze personen moeten voor de aanvraag van eHerkenning zijn gemachtigd. Deze machtiging kan worden afgegeven door iemand binnen uw organisatie die tekenbevoegd is volgens het handelsregister van de Kamer van Koophandel. De machtiging is persoonsgebonden.

Vraag eHerkenning online aan. Het toekennen van een eHerkenningsmiddel niveau 2+ duurt gemiddeld 5 werkdagen. Hier zijn kosten aan verbonden.

Stap 3: Meld u aan voor de webservice

Wilt u gebruikmaken van onze webservice? Dan heeft u geen eHerkenningsmiddel nodig. In plaats daarvan gebruikt u de standaard Digikoppeling WUS die binnen de overheid is afgesproken. Voordat u de webservice kunt gebruiken, moet u een PKI-overheidscertificaat aanschaffen (PKI-overheidservercertificaat, standaard SSL, SBR). De aanschaf van dit certificaat kan enkele weken duren en er zijn kosten aan verbonden.

Aanmelden voor de webservice

Heeft u het PKI-overheidscertificaat ontvangen, dan meldt u zich voor de webservice aan via informatieplicht-bg@rvo.nl. U levert daarbij de gegevens van de contactpersoon binnen uw organisatie, met wie wij de technische details van de koppeling kunnen bespreken.

Wij nemen daarna contact op om de technische specificaties van de webservice te delen. Maakt u gebruik van een Software as a Service (SAAS)-leverancier? Dan ontvangt u een sjabloon voor een verklaring waarin u aangeeft dat de SAAS-leverancier namens u gegevens uit eLoket mag opvragen.

Stap 4: Stuur een gegevensleveringsovereenkomst naar RVO

Of u nu kiest voor de webservice of de handmatige download, in alle gevallen moet u afspraken met ons maken over de zorgvuldige uitwisseling van persoonsgegevens. Dit is een verplichting vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

U doet dit door een ondertekende Arvodi-gegevensleveringsovereenkomst naar ons te sturen. De ondertekening moet gebeuren door het bestuursorgaan bij wie de uitvoering van artikel 2.15 van het Activiteitenbesluit milieubeheer is belegd. Vraag een digitale versie van de overeenkomst op via informatieplicht-bg@rvo.nl. U ontvangt dan een overeenkomst die al door ons is ingevuld en ondertekend.

Stap 5: Stuur als omgevingsdienst uw mandaat naar RVO

Wij mogen alleen gegevens verstrekken aan instanties die toezicht houden en besluiten nemen op grond van het Activiteitenbesluit milieubeheer. Bent u als omgevingsdienst gemandateerd om de rapportages uit eLoket te ontvangen? Stuur dan per gemeente een bewijs van mandatering naar ons via informatieplicht-bg@rvo.nl.

Dit bewijs kan zijn:

een door het college van B & W ondertekend mandaatbesluit, waarin staat dat de omgevingsdienst toezicht houdt en besluiten neemt op grond van het Activiteitenbesluit milieubeheer. Geef hierbij duidelijk aan waar in het mandaatbesluit de benodigde informatie staat; of
een door het college van B & W ondertekende brief met de tekst: “Hierbij verklaart de gemeente X dat de omgevingsdienst Y is gemandateerd tot het inzien, verkrijgen en gebruiken van informatie, die inrichtingen hebben verstrekt via eLoket van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland in het kader van artikel 2.15, tweede lid Activiteitenbesluit milieubeheer.”

Wat als u alleen een mandaat heeft voor meldingplichtige inrichtingen?

Wij maken in de rapportages geen onderscheid tussen meldingplichtige (type B) en niet-meldingplichtige (type A) inrichtingen onder de Wet milieubeheer. Daarom kunnen wij u geen gegevens verstrekken als u uitsluitend een mandaat heeft voor de uitvoering van de energiebesparings- en informatieplicht voor meldingplichtige inrichtingen (type B).

Is dit bij u het geval, dan kan de gemeente 2 dingen doen:

De gemeente kan zelf de rapportages uit eLoket ophalen. Daarna kan de gemeente besluiten welke gegevens zij naar u doorstuurt, met inachtneming van de afspraken uit de Arvodi-gegevensleveringsovereenkomst.
De gemeente kan uw mandaat uitbreiden voor het inzien, verkrijgen en gebruiken van informatie die de inrichtingen via eLoket aan RVO hebben gerapporteerd in het kader van artikel 2.15, tweede lid Activiteitenbesluit milieubeheer. In dat geval stelt u ons op de hoogte van het uitgebreidere mandaat.