Service menu right

Do's-and-don'ts Polen

Wilt u weten hoe de zakencultuur is in Polen? Deze praktische do's-and-don'ts wijzen u de weg in de zakelijke etiquette van Polen. De Nederlandse ambassade in Warschau draagt bij aan deze pagina.

De Poolse bedrijfscultuur is gevarieerd en verschilt van bedrijf tot bedrijf. Deze do's-and-don'ts helpen u op weg met algemene tips. Houd er echter rekening mee dat de praktijk soms anders kan zijn.

Onze informatie is met zorg samengesteld, maar houdt nog geen rekening met de volledige impact van de coronacrisis. Wanneer we meer informatie hebben, passen wij de tekst aan. Heeft u vragen of opmerkingen? Neem contact met ons op.

Tips voor de zakencultuur in Polen

Gebruik een tolk buiten de steden

Pools is de officiële taal. Daarnaast spreken veel mensen in de grote steden goed Engels, vooral de jongere generatie. Bij het zakendoen buiten deze steden en bij de Poolse overheid is het gebruik van Engels minder vanzelfsprekend. Informeer daarom van tevoren of een tolk nodig is of niet. Het spreken van een paar Poolse woorden maakt een goede indruk en wordt gewaardeerd.

Respecteer de zakelijke gebruiken

De Poolse zakencultuur is vrij formeel. Draag nette kleding: pak en stropdas voor mannen en bijvoorbeeld blazer en nette schoenen voor vrouwen. Schud verder geen handen boven de drempel bij een ontmoeting aan de deur. Dit wordt gezien als een teken van ongeluk. Houd er rekening mee dat de ontvangst bij grote ondernemingen en staatsbedrijven meestal uit meerdere personen bestaat.

Leg afspraken duidelijk vast

Maak duidelijke afspraken; denk niet te snel dat de Poolse zakenpartner op dezelfde golflengte zit. Het is verstandig om na een zakelijke bijeenkomst dat wat besproken is per e-mail te bevestigen.

Besteed aandacht aan contacten

Hoewel Poolse zakenmensen formeel kunnen zijn, is persoonlijk contact erg belangrijk. Polen leren hun buitenlandse zakenpartners graag kennen, zodat ze weten wat voor vlees ze in de kuip hebben. Ga daarom niet te snel over op zakendoen tijdens gesprekken. Neem de tijd om een zakenrelatie op te bouwen voor de lange termijn.

Plan genoeg tijd in

Zakendoen in Polen kost tijd. Onder meer vanwege het persoonlijke contact en de formaliteiten, vraagt een zakelijke deal veel geduld. Houd er bovendien rekening mee dat de bureaucratie het zakendoen enorm kan vertragen. Plan hier dus genoeg tijd voor in.

Wissel visitekaartjes uit

Visitekaartjes worden meestal uitgewisseld aan het einde van de eerste zakelijke ontmoeting. Het is belangrijk om eventuele universitaire titels en functietitels op de kaartjes te zetten. Ook is het handig om één kant in het Pools te bedrukken.

Pas op met gevoeligheden

Het geloof is belangrijk voor een groot deel van de Poolse bevolking. Maak daarom geen grapjes over kerk en religie. Ook onderwerpen als de Tweede Wereldoorlog, het communisme, abortus en homorechten liggen gevoelig. Vermijd deze onderwerpen en wees voorzichtig als ze in een gesprek naar boven komen.

Onderschat de hiërarchie niet

Hiërarchie is belangrijk in Polen, vooral bij de overheid en grote (staats)bedrijven. Degene met beslissingsbevoegdheid neemt ook daadwerkelijk de beslissingen. Vaak is dit ook de persoon die vergaderingen opent en leidt. Poolse managers zullen niet snel iets delegeren. Onderschat deze hiërarchie niet bij onderhandelingen en het sluiten van deals.

Geef geen verkeerde cadeaus

Een klein relatiegeschenk kan prima in Polen. Geef echter geen chrysanten of een even aantal bloemen. Dit wordt geassocieerd met begrafenissen. Ook wodka is geen goede keuze. Kies liever voor een typisch Nederlandse lekkernij of drank. Geef ook geen dure cadeaus, want dit brengt de ontvanger in verlegenheid.

Kom niet te laat

Het is in Polen beleefd om op tijd te komen voor afspraken. Polen verwachten dit ook van buitenlandse zakenpartners. Plan daarnaast afspraken minimaal 4 tot 5 dagen van tevoren in.

Eet niet als eerste

Tijdens een zakelijk diner is het normaal dat de gastheer of -vrouw als eerste begint of aangeeft dat de gasten kunnen starten. Start dus niet als eerste met een maaltijd, want Polen vinden dit onbeleefd.

Gebruik geen voornamen

Het is beleefd om Poolse zakenpartners aan te spreken met "pan" (meneer) of "pani" (mevrouw). Na een eerste kennismaking wordt soms de u-vorm gebruikt, in combinatie met iemands voornaam. Spreek een Poolse zakenpartner echter niet aan met alleen de voornaam, tenzij dit nadrukkelijk gevraagd wordt.