IMVO-kader handelsmissie met bewindspersoon

De overheid ondersteunt de internationalisering van het Nederlands bedrijfsleven met economische diplomatie en het bedrijfsleveninstrumentarium. Missies zijn een effectief instrument om handel te bevorderen en investeringsstromen op gang te brengen. Bedrijven kunnen met handelsmissies onder leiding van een bewindspersoon (economische missies), een markt verkennen, zakenpartners vinden en/of zakendoen.

Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (IMVO) is een structureel onderdeel van economische missies. Bedrijven worden daarbij geïnformeerd over de OESO-richtlijnen. De overheid verwacht van bedrijven dat zij zich houden aan deze richtlijnen. De opzet is om bedrijven handelingsperspectief te geven ofwel dialoog aan te gaan, zodat bedrijven actief kunnen werken aan verbeteringen in hun keten. Daarbij gaat de overheid ook in gesprek met bedrijven die 0 punten scoren op de Transparantiebenchmark.

De voorbereiding en uitvoering van economische missies kent 4 fases. Voor elk van die fases wordt hieronder aangegeven hoe IMVO hierin is opgenomen. Wat wordt gevraagd aan deelnemende bedrijven? Hoe verloopt de voorbereiding van de missie? En op welke wijze wordt er geëvalueerd?

Procesbeschrijving incorporatie IMVO

Het proces bij economische missies kent 4 fases:

  1. Voorbereiding
  2. Uitvoering in Nederland
  3. Uitvoering in het buitenland
  4. Evaluatie

1. Voorbereiding van een economische missie

Er wordt een Terms of Reference (ToR) voor een economische missie ingediend bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl). Vooraf vinden gesprekken plaats tussen het departement en het team Missies van RVO.nl. Er wordt dan ook afgesproken hoe het aspect van IMVO wordt ingevuld.

Deze ToR wordt volgens vast stramien ingevuld door BZ/DGBEB. Hierin wordt de opdracht expliciet gemaakt door de aanleiding, doelstelling en doelgroepen te beschrijven. De randvoorwaarden worden benoemd zoals het budget, mede-betrokkenen, mijlpalen, etc. Ook het gewenste eindresultaat/deliverables (inclusief de IMVO-aspecten) en een risico-analyse worden in de ToR opgenomen.

De volgende werkwijze is van toepassing als RVO.nl de uitvoering van de missie ter hand neemt.   

2. Uitvoering in Nederland

Werving voor de missie

Er wordt gestart met de werving voor de missie. De doelgroepen zijn gedefinieerd in de ToR. Bij deze werving wordt ook het onderwerp IMVO onder de aandacht gebracht door MVO-informatie op te nemen, bijvoorbeeld een link naar de MVO-toolkit op de website. Dit wordt uitgevoerd door RVO.nl. Soms wordt een wervingsbrief door derden uitgestuurd. Dan zal er ook melding worden gemaakt van het onderwerp MVO. Het aanmelden verloopt altijd via RVO.nl.

Startbrief aan deelnemers missie

RVO.nl stuurt deelnemende bedrijven een startmail/brief om te informeren over de missie, inclusief de MVO-aspecten.

RVO.nl controleert deze deelnemerslijst op de score van de bedrijven in de Transparantiebenchmark. Als RVO.nl bij bedrijven een 0-score signaleert, dan komt het ministerie van Economische Zaken in actie. Er wordt contact gelegd met het bedrijf om te vragen naar een verklaring. Indien opportuun wordt het bedrijf een handelingsperspectief geboden om in actie te komen.

Intake gesprek

RVO.nl neemt (telefonisch) intakegesprekken af bij de deelnemende bedrijven op basis van een checklist/vragenlijst ter voorbereiding op de matchmaking. Soms wordt dit ook uitgevoerd door derden. MVO is onderdeel van deze vragenlijst om beeld te krijgen van de MVO-uitdaging bij bedrijven.

Informatievoorziening voor deelnemende bedrijven

Er wordt een bijeenkomst georganiseerd om deelnemende bedrijven te informeren over het land en de missie. Er worden gespecialiseerde sprekers gezocht die inhoudelijk goed op de hoogte zijn van het desbetreffende land en van de MVO-omstandigheden in het land.

De deelnemers ontvangen over maatschappelijk verantwoord ondernemen een informatiepakket met daarin een factsheet over de OESO-richtlijnen en een factsheet over Ketenverantwoordelijkheid die optreedt als een bedrijf gaat ondernemen in het desbetreffende land. Deze ketenverantwoordelijkheid is een nieuwe richtlijn sinds de update van de OESO-richtlijnen van 2011 en verdient daarom expliciet de aandacht. Daarnaast is bij RVO.nl voor een aantal landen specifieke IMVO-informatie opgesteld. Tijdens de missie naar een van deze landen wordt ook nog een (digitale) factsheet over de MVO-aspecten meegestuurd. De ondernemer kan zich hierin vooraf verdiepen.  

Ook worden de deelnemers via een persoonlijke boodschap van de bewindspersonen geïnformeerd over het belang van MVO.

Definitieve aanmelding

De aanmelding voor deelname geschiedt per formulier. Bedrijven worden in dat kader gevraagd om te verklaren dat ze akkoord zijn met en zullen handelen naar de OESO-richtlijnen. Hierbij wordt expliciet aandacht gevraagd voor risico-analyse ten aanzien van mensenrechten (voorwaarde nummer 15).

Overzicht deelnemers

Een week voor aanvang van de missie publiceert RVO.nl een overzicht van deelnemende bedrijven, kennisinstellingen en organisaties op de website.

3. Uitvoering in het buitenland

Briefingsbijeenkomst

MVO is onderdeel van de briefing die de ambassade geeft aan de deelnemers van de missie.

Programma onderdeel

MVO wordt een relevante plaats gegeven in het programma van de missie bijvoorbeeld door een seminar, bedrijfs- of veldbezoek.

Matchmaking

Niet alle economische missies hebben een onderdeel Matchmaking. Voorafgaand aan een economische missie wordt besloten of matchmaking onderdeel zal uitmaken van een missie.

Matchmaking is een specifiek soort netwerkbijeenkomst waarin voor de aanwezige Nederlandse bedrijven mogelijk interessante lokale zakenpartners zijn uitgezocht. Om deze counterparts te vinden wordt gebruik gemaakt van de ambassades. Deze opdracht kan ook aan een gespecialiseerd bureau worden gegeven. Zij zoeken mogelijk interessante zakenpartners. Tijdens de matchmaking-bijeenkomst wordt voor het eerst een mondeling en fysiek contact gelegd tussen de Nederlandse en lokale bedrijven.

4. Evaluatie

Na iedere missie wordt een verslag opgesteld en aan de Tweede Kamer gestuurd. Verslag missie en evaluatie vindt plaats door BZ/DGBEB in samenwerking met de betrokken post(en). MVO-aspecten worden in het verslag opgenomen.

Service menu right