Stappenplan Extern Advies Warmtetransitie (EAW) | RVO.nl | Rijksdienst

Service menu right

Stappenplan Extern Advies Warmtetransitie (EAW)

10-05-2021

Wilt u de subsidie Extern Advies Warmtetransitie (EAW) aanvragen namens een gemeente? Doorloop dan het stappenplan.

Heeft u tijdens het aanvragen van de financiële tegemoetkoming vragen over het proces, het inloggen op mijn.rvo.nl of de status van uw aanvraag? Neem dan contact op met de RVO Helpdesk.

Stap 1: Bespreek uw aanvraag met de ECW helpdesk

Voordat u een aanvraag indient, voert u eerst een telefonisch startgesprek met de ECW helpdesk. Dit gesprek vraagt u aan door het contactformulier op de ECW-website in te vullen en te melden dat u hier interesse in heeft. Het secretariaat neemt dan contact met u op om een afspraak in te plannen.

In dit gesprek wordt uw ondersteuningsbehoefte besproken. De ECW helpdesk wil vaststellen of deze regeling geschikt is voor u. Ook wordt over de opzet van het projectplan gesproken. En we bekijken hoe de inzet van de expert bijdraagt in het proces naar een aardgasvrije gemeente.

De ECW helpdesk geeft in het startgesprek ook tips voor het optimaal gebruik van de beschikbare inkoop- en financiële ondersteuning. Welk type expertise is bijvoorbeeld handig om in te zetten in de fase waarin de gemeente zich bevindt? Ook kunnen experts handige kennisbronnen aanreiken. Deze kennis kan van waarde zijn in het proces richting een aardgasvrije gemeente.

Stap 2: eHerkenning aanvragen

Als gemeente logt u in met uw KVK-nummer via eHerkenning op mijn.rvo.nl. Om uw aanvraag in te dienen, heeft u eHerkenning niveau 1 nodig.

Vanaf 1 juli 2021 heeft u minimaal eHerkenning niveau 2+ nodig om in te loggen voor de regeling EAW. U heeft daarbij de machtiging 'RVO diensten op niveau eH2+' nodig. Heeft u een eHerkenningsmiddel met een lager betrouwbaarheidsniveau en/of een andere machtiging? Dan moet u uw eHerkenning aanpassen naar een hoger betrouwbaarheidsniveau en de juiste machtiging aanvragen.

Vraag de juiste eHerkenning (niveau en machtiging) aan. Houd rekening met een levertijd van minimaal een paar dagen.

Stap 3: Plan schrijven voor de inkoop

Om aanspraak te maken op de financiële tegemoetkoming van de EAW, moet u een beschrijving geven van de expertise die u als gemeente wil inkopen voor de Transitievisie Warmte. Het gaat dan om de volgende vragen:

  • Welke expertise heeft u precies nodig?
  • Welke werkzaamheden liggen bij de externe adviseur?
  • In welke fase gaat deze adviseur werken voor uw gemeente? Zijn dat voorbereidende werkzaamheden voor de Transitievisie Warmte? Of gaat het om de uitwerking daarvan in wijkuitvoeringsplannen?

Heeft u deze inkoopbeschrijving in een plan verwerkt? Voeg dit dan als bijlage toe aan uw aanvraag.

Stap 4: Aanvraagformulier invullen

Log in via mijn.rvo.nl en vul het aanvraagformulier in. Daar leest u ook welke bijlagen u mee moet sturen. Tussentijds opslaan van uw aanvraag is mogelijk. Na de inlog op mijn.rvo.nl vindt u onder het tabblad Mijn overzicht uw opgeslagen aanvraag terug.

Uw aanvraag direct regelen

In stap 5 tot en met 8 leest u wat er gebeurt nadat u de aanvraag doet voor de financiële tegemoetkoming.

Stap 5: Goed- of afkeuring

Direct na uw aanvraag krijgt u een bevestiging via e-mail. U vindt de bevestiging ook op mijn.rvo.nl onder Berichten. Experts van de ECW helpdesk beoordelen vervolgens uw aanvraag. Zij bekijken of de aanvraag geschikt is voor de inkoop van de inhoudelijke expertise waarvoor de regeling bedoeld is. Is er nog geen contact geweest met de gemeente? Dan kan het ECW alsnog het initiatief nemen voor een telefonisch startgesprek.

Alle informatie over het proces verloopt via RVO. Zodra RVO een beslissing over uw aanvraag heeft genomen, ontvangt u van RVO een bericht. RVO streeft ernaar u binnen 13 weken een beslissing te sturen. Daarom is het belangrijk dat uw aanvraag zo duidelijk mogelijk is en er geen informatie ontbreekt.

Stap 6: Uitbetaling

Bij een negatief oordeel krijgt de gemeente geen geld uitgekeerd. Bij een positief oordeel ontvangt de gemeente een 100% voorschot van de financiële tegemoetkoming van € 20.660. Dit wordt later gevolgd door een ambtshalve vaststelling.

Stap 7: Veranderingen doorgeven

Tussen het moment van de aanvraag en de afronding van de werkzaamheden kan de situatie veranderen. Uw contactpersoon gaat uit dienst, u krijgt een nieuw bankrekeningnummer of de werkzaamheden gaan niet door. U geeft deze veranderingen zo snel mogelijk door via mijn.rvo.nl.

Stap 8: Werkzaamheden beëindigen

Als afronding van de regeling moet u binnen 4 weken na afloop van de werkzaamheden een beknopt verslag doen van de uitgevoerde werkzaamheden en geleerde lessen. Die terugkoppeling kunt u uploaden op mijn.rvo.nl. Waar mogelijk (en zinvol) stelt u de geleverde producten ter beschikking aan het ECW. De publicatie hiervan op de ECW-website gebeurt in overleg met de gemeente.

Na ontvangst van het verslag neemt het ECW het initiatief voor een telefonisch evaluatiegesprek met de contactpersoon van de gemeente. In dit gesprek wordt het externe advies besproken met de lessen die u als gemeente heeft geleerd. Dit evaluatiegesprek is vooral bedoeld om leerervaringen naar boven te halen. Andere gemeenten kunnen daarmee hun voordeel doen.

Stap 9: Terugvragen btw

De btw die u betaalt over de werkzaamheden van de externe adviseur vraagt u terug via het Btw Compensatiefonds. Het gaat hierbij om een bedrag van maximaal € 4.340.

Stap 10: Verantwoording van de subsidie

Voor de verantwoording van de subsidie kunnen gemeenten gebruikmaken van het systeem van Single information Single audit (SiSa). In dit systeem leggen gemeenten al verantwoording af over hun begroting. Door gebruik te maken van SiSa blijven de administratieve lasten voor deze regeling zo klein mogelijk. De gemeente vermeldt in SiSa dat het project Extern Advies Warmtetransitie is afgerond. Voor de financiële verantwoording is een bijlage bij de jaarrekening voldoende. RVO krijgt daarna een melding dat de verantwoording van het project in SiSa heeft plaatsgevonden.

Stap 11: Ambtshalve vaststelling

Na de verantwoording via SiSa krijgt de gemeente een brief waarin de subsidie wordt vastgesteld.

Bent u tevreden over deze pagina?

Verplichte velden zijn gemarkeerd met een *
Mogen wij u benaderen voor een gebruikersonderzoek?
De komende tijd zoeken wij testers voor het nieuwe ontwerp van onze website. Wij zijn benieuwd naar uw mening en gaan graag met u in gesprek. Een online interview duurt maximaal 45 minuten.