Service menu right

Administratie en controle

U houdt als werkgever tijdens de begeleiding bij de beroepspraktijkvorming van een leerling, deelnemer of student de benodigde administratie zelf bij en kan deze op verzoek verstrekken.

Met het indienen van het aanvraagformulier verklaart u dat u aan deze voorwaarden van de regeling voldoet. Uw aanvraag dient u digitaal in via het eLoket op mijn.rvo.nl.

Administratie

De werkgever van een vmbo-leerling, mbo-bbl-deelnemer of een hbo-student beschikt over de volgende stukken in de administratie:

  • een (praktijkleer)overeenkomst die door alle noodzakelijke partijen is getekend en waaruit onder andere blijkt hoe de begeleiding heeft plaatsgevonden en welk deel van de leerdoelen/kwaliteiten/kwalificaties in de beroepsvorming bij de werkgever zijn behaald;
  • een aanwezigheidsregistratie van de deelnemer bij de beroepspraktijkvorming. Dit kan bijvoorbeeld een uitdraai uit het digitaal tijdschrijfsysteem zijn, een presentielijst, of een geldig arbeidscontract samengaand met een afwezigheidsregistratie, zolang deze de aanwezigheid van de deelnemer in voldoende mate aantoont. De aanwezigheidsuren op school gelden niet als bewijs;
  • een administratie waaruit blijkt dat begeleiding heeft plaatsgevonden (de voortgang van de beroepsvorming) en de wijze waarop het deel van de leerdoelen/kwaliteiten/kwalificaties met betrekking tot de beroepsvorming is behaald. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een (BPV-)werkboek van de deelnemer, gemaakte opdrachten in het kader van de opleiding of tussentijdse gespreks-, beoordelings- en evaluatieverslagen.

Formats administratie

Voor de aanwezigheids- en begeleidingsadministratie kunt u de volgende formats gebruiken. Dit is echter niet verplicht. U mag ook gebruik maken van gegevens uit uw eigen administratie.

Ziekte of afwezigheid geen onderdeel begeleide weken

Alleen een week waarin daadwerkelijk begeleiding is gegeven telt mee, ongeacht het aantal dagen waarop begeleiding plaatsvond. Een week waarin om welke reden dan ook geen begeleiding heeft plaatsgevonden, (bijvoorbeeld door ziekte, verlof of vorstverlet) kunt u niet opvoeren in de aanvraag. Wanneer u deze weken wel meetelt als begeleide weken, kan dit leiden tot een korting in de uitbetaling of eventueel een terugvordering.

Bewaarplicht

De werkgever heeft een bewaarplicht van de relevante documenten gedurende 5 jaar na het studiejaar waarvoor subsidie is verstrekt.

Controle

Na verstrekking van de subsidie voert RVO steekproefsgewijs controles uit om te zien of de noodzakelijke administratie aanwezig is. Ook controleren wij of in de aangevraagde weken/maanden begeleiding is geboden. De bewijslast ligt bij de werkgever. Deze moet per deelnemer de administratie kunnen tonen, wanneer RVO hierom vraagt. Als blijkt dat niet aan de voorwaarden van de regeling is voldaan, vordert RVO de ten onrechte uitbetaalde subsidie terug.

Bent u tevreden over deze pagina?

Verplichte velden zijn gemarkeerd met een *
U kunt via dit formulier geen vragen aan ons stellen. Heeft u een vraag? Ga dan naar www.rvo.nl/contact en neem contact met ons op via telefoon, e-mail of social media.
Als wij vragen hebben over uw toelichting, mogen wij dan contact met u opnemen?
Mogen wij u benaderen voor een gebruikersonderzoek?
De komende tijd zoeken wij testers voor het nieuwe ontwerp van onze website. Wij zijn benieuwd naar uw mening en gaan graag met u in gesprek. Een online interview duurt maximaal 45 minuten.