Service menu right

Integrale kostensystematiek (IKS)

De hoogte van het subsidiebedrag wordt berekend op basis van een begroting van de kosten die nodig zijn voor het uitvoeren van uw subsidieproject. De integrale kostensystematiek (IKS) is ingevoerd om zoveel mogelijk aan te sluiten bij uw administratie en te zorgen voor lastenverlichting.

Wat is de Integrale kostensystematiek (IKS)?

IKS is een manier om directe en indirecte kosten toe te rekenen aan kostendragers, zoals arbeidsuren of machine-uren. Deze kosten houden verband met, en zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt. U kunt dus niet alle kosten van de bedrijfsvoering via de IKS opnemen in de tarieven voor de gebruikte kostendragers. Ook al zijn die kosten wel nodig voor de bedrijfvoering, bijvoorbeeld marketing- en verkoopkosten. Sommige kostenposten zijn nadrukkelijk uitgesloten, zoals rente. Bij gebruik van IKS bestaan de subsidiabele kosten van de gesubsidieerde activiteiten uit de volgende posten:

  • Kosten die voortkomen uit de voor activiteiten ingezette kostendragers, zoals arbeid, machineverbruik of materialen op basis van een integrale kosten systematiek;
  • Kosten derden.

Een IKS is niet hetzelfde als het eenvoudigweg delen van alle kosten door de werkbare uren. De kosten moeten via controleerbare verdeelsleutels aan de kostendragers worden toegerekend. In de IKS mag niet gewerkt worden met globale schattingen.

Eigen verklaring IKS

De eisen waaraan uw IKS moet voldoen, zijn uitgewerkt in het formulier Eigen verklaring integrale kostensystematiek. Dit formulier beschrijft de IKS-voorwaarden en wat niet toegestane kostenposten zijn. Maakt u voor het eerst gebruik van uw IKS bij een subsidieaanvraag? Dan raden wij u aan de verklaring al mee te sturen met uw aanvraag. Laat deze ondertekenen door een tekenbevoegde van uw organisatie. Let op: Heeft u bij een eerdere subsidieaanvraag bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) dit formulier ingevuld, dan hoeft u dat niet nog een keer te doen.

Niet direct aanleveren IKS

Levert u uw verklaring niet direct aan, maar uw project komt wel in aanmerking voor subsidie? Dan krijgt u eenmalig, en gedurende korte tijd, de gelegenheid uw verklaring alsnog in te sturen. Als na deze korte periode niet duidelijk is of uw IKS aan de eisen voldoet, dan is het toegezegde subsidiebedrag onder voorbehoud en kan het bedrag uiteindelijk lager uitvallen.

Uw IKS voldoet niet

Voldoet uw IKS niet aan de vereisten? Dan moet u kiezen tussen de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek en de vaste-uurtarief-systematiek. Ontvangt u hoge subsidies, dan kan het zijn dat u uw verklaring moet laten onderzoeken door uw accountant. Dit geldt voor subsidiebedragen boven € 125.000 per individuele deelnemer per project.

Gebruik IKS en (voorlopige) tarieven

De tarieven die u gebruikt op basis van uw IKS zijn altijd voorlopig en gebaseerd op de gegevens die u hebt ingevuld in uw Eigen verklaring.

Zijn deze gegevens correct? U kunt erop vertrouwen dat bij de vaststelling en eindafrekening aan het einde van het project de definitieve tarieven niet, of slechts weinig afwijken van de voorlopige tarieven.

Blijken de verstrekte gegevens bij de eindafrekening echter anders te zijn? Dan worden bij de vaststelling alsnog andere (mogelijk aanzienlijk lagere) tarieven berekend.

Geschikt voor grotere bedrijven en kennisinstellingen

De IKS is complex en vooral geschikt voor grotere bedrijven en kennisinstellingen. Eenmanszaken en kleine bedrijven hebben meestal geen IKS die geschikt is voor het berekenen van subsidiabele kosten. Voor deze subsidieaanvragers zijn de vaste-uurtarief-systematiek en de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek wel geschikt.

Voordelen IKS

Het voordeel van IKS is dat u uw eigen systematiek voor kostenberekening kunt hanteren bij al uw subsidieaanvragen bij RVO.nl. Een voorwaarde waaraan u moet voldoen is dat u uw IKS stelselmatig gebruikt in uw bedrijf of organisatie. Het is niet de bedoeling dat u een integrale kostensystematiek alleen voor het aanvragen van subsidies bij RVO.nl opzet.

Toetsing systematiek

Wij toetsen aan de hand van de door u ingevulde Eigen verklaring of uw IKS bruikbaar is voor het berekenen van tarieven voor subsidieprojecten. De toetsing is eenmalig, tenzij uw IKS verandert. U hoeft dus niet bij elke nieuwe aanvraag opnieuw de Eigen verklaring in te sturen. Binnen onze organisatie is bekend dat u met een IKS werkt en welke tarieven u gebruikt.

Bij vragen over uw IKS nemen wij rechtstreeks contact met u op. Andere vragen over uw subsidieaanvraag lopen via de medewerkers van de regeling waar u de aanvraag doet. In samenwerkingsprojecten verloopt dit via de penvoerder van het project.

Heeft u vragen over de IKS? Of wilt u uw IKS laten toetsen voordat u een aanvraag doet? Dan kunt u een mail sturen naar iks@rvo.nl.

Tarieven onder voorbehoud

Soms kunnen wij pas na de subsidieverlening de toetsing van uw kostensystematiek afronden. De hoogte van de maximale subsidie wordt dan onder voorbehoud bepaald. Als daarna blijkt dat uw IKS niet aan de vereisten voldoet, dan zult u moeten kiezen tussen de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek of de vaste-uurtarief-systematiek. In dat geval zal het maximale subsidiebedrag aangepast worden. De gesubsidieerde activiteiten blijven hetzelfde.

Accountantsonderzoek

Controle van uw IKS door een accountant is afhankelijk van de omvang van het project, waarin u de IKS gebruikt. Aan het einde van een project dient u een controleverklaring aan te leveren over de projectkosten, wanneer het subsidiebedrag boven een bepaalde bedrag komt. Voor het Kaderbesluit EZ-subsidies is deze grens € 125.000 per deelnemer aan het project. Voor regelingen die niet vallen onder het EZ-Kaderbesluit, dient u de desbetreffende regeling te raadplegen.

Rapport van bevindingen

Als u een controleverklaring moet indienen over de projectkosten, dan moet u ook uw IKS laten onderzoeken door een accountant. In een rapport van feitelijke bevindingen rapporteert uw accountant over verschillende aspecten en aandachtspunten van de IKS.

Zolang uw kostensystematiek niet verandert, hoeft het rapport van bevindingen slechts eenmalig te worden opgesteld en kunt u het voor al uw projecten gebruiken. Bij het opstellen van verklaringen over individuele projecten hoeft de accountant de kostensystematiek dus niet meer apart te onderzoeken.

Het rapport van bevindingen moet uiterlijk ingediend worden bij het vaststellingsverzoek voor het eerste project waarin u uw IKS hanteert. U kunt er ook voor kiezen dit rapport eerder in te dienen, bijvoorbeeld als u meerdere projecten heeft. Het rapport geeft immers meer zekerheid over het geschikt zijn van de kostensystematiek en de gebruikte tarieven.

Als u over een rapport van bevindingen beschikt dat is opgesteld voor het certificeren van uw IKS onder het Zevende Kaderprogramma van de Europese Unie, dan kunt u deze ook gebruiken. Hetzelfde geldt voor een afschrift van de certificering van uw IKS door de Europese Commissie.