Administratie en controle Subsidieregeling praktijkleren

Meer artikelen
Praktijkleren Header

Het uitgangspunt is dat de werkgever tijdens de begeleiding van een leerling, deelnemer of student de benodigde administratie zelf bijhoudt, bewaart en op verzoek kan verstrekken.

Uw aanvraag dient u digitaal in via mijnrvo / eLoket. Met het indienen van dit aanvraagformulier verklaart de werkgever aan de voorwaarden van de regeling te voldoen en zelf de noodzakelijke administratie in bezit te hebben en bij een mogelijke controle te kunnen overhandigen.

Administratie

De werkgever van een vmbo-leerling, mbo-bbl-deelnemer of een hbo-student beschikt over de volgende stukken in de administratie:

  • een (praktijkleer)overeenkomst die door alle noodzakelijke partijen is getekend en waaruit onder andere blijkt hoe de begeleiding heeft plaatsgevonden en welk deel van de leerdoelen/kwaliteiten/kwalificaties in de beroepsvorming bij de werkgever zijn behaald;
  • een aanwezigheidsregistratie van de deelnemer bij de beroepspraktijkvorming. Dit kan bijvoorbeeld een uitdraai uit het digitaal tijdschrijfsysteem zijn, een presentielijst, of een geldig arbeidscontract samengaand met een verzuimregistratie, zolang de aanwezigheid van de deelnemer in voldoende mate kan worden aangetoond. De aanwezigheidsuren op school gelden niet als bewijs;
  • een administratie waaruit blijkt dat begeleiding heeft plaatsgevonden (de voortgang van de beroepsvorming) en de wijze waarop het deel van de leerdoelen/kwaliteiten/kwalificaties met betrekking tot de beroepsvorming is behaald. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een (BPV-)werkboek van de deelnemer, gemaakte opdrachten in het kader van de opleiding of tussentijdse gespreks- , beoordelings,- en evaluatieverslagen.

Ziekte of verzuim geen onderdeel begeleide weken

Alleen een week waarin daadwerkelijk begeleiding is gegeven telt mee, ongeacht het aantal dagen waarop begeleiding plaatsvond. Een week waarin om welke reden dan ook geen begeleiding heeft plaatsgevonden, (bijvoorbeeld door ziekte, verlof of vorstverlet) kan niet worden opgevoerd in de aanvraag. Wanneer deze weken wel worden meegeteld als begeleide weken, kan dit leiden tot een korting in de uitbetaling of eventueel een terugvordering.

Geen standaardformat

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) legt geen voorschriften op over hoe u de administratie precies voert. Reden hiervoor is dat de regeling verschillende sectoren betreft en RVO.nl de werkgever niet wil verplichten om in een bepaald format te werken. Dit om de administratieve lasten beperkt te houden.

Bewaarplicht

De werkgever heeft een bewaarplicht van de relevante documenten gedurende 5 jaar na het studiejaar waarvoor subsidie is verstrekt.

Controle

Na verstrekking van de subsidie voert RVO.nl steekproefsgewijs controles uit om te zien of de noodzakelijke administratie aanwezig is. Ook controleert RVO.nl of de aangevraagde weken/maanden begeleiding is geboden. De bewijslast ligt bij de werkgever. Deze moet per deelnemer de administratie kunnen tonen, wanneer RVO.nl hierom vraagt. Indien blijkt dat niet aan de voorwaarden van de regeling is voldaan vordert RVO.nlĀ  de ten onrechte uitbetaalde subsidie terug.

Service menu right