Machtiging intermediair subsidieaanvragen

U kunt namens uzelf of namens een organisatie een subsidie aanvragen. Als u daarbij vragen heeft, helpen adviseurs van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) u graag. Voor sommige instrumenten is een Quick Scan beschikbaar of kunt u een projecttoets indienen. Zo krijgt u snel een indicatie of u aan de subsidievoorwaarden voldoet.

Ook organiseren wij regelmatig workshops om u te helpen uw subsidieaanvraag voor te bereiden. In onze evenementenkalender staat waar en wanneer deze workshops plaatsvinden. U kunt besluiten iemand anders (een intermediair) in te schakelen om:

  • de aanvraag voor te bereiden;
  • de aanvraag in te dienen;
  • de eventuele verdere correspondentie voor u te voeren.

Uw intermediair heeft van u een machtiging nodig om namens u of uw organisatie op te mogen treden. Bedenk wel dat u tegenover RVO.nl altijd zelf verantwoordelijk blijft voor uw subsidieaanvraag.

Aandachtspunten bij inschakelen intermediair

Wij ontvangen regelmatig vragen over het zelf aanvragen van een subsidie versus het inschakelen van een intermediair. Daarom hebben wij voor u wat aandachtspunten op een rijtje gezet.

Wanneer u zelf een subsidieaanvraag doet

Het is natuurlijk goed mogelijk dat u zelf een subsidieaanvraag doet. Een bijkomend voordeel hiervan is dat u provisiekosten bespaart. Hoe u een aanvraag moet indienen, leest u op de pagina van de subsidieregeling waarvoor u in aanmerking wilt komen.

Wanneer u een intermediair inschakelt

Schakelt u een intermediair in, kies dan een intermediair die uw vakgebied goed kent en begrijpt. Spreek goed af welke diensten de intermediair aan u levert en tegen welk tarief. Leg dit alles altijd schriftelijk vast. Denk bij diensten bijvoorbeeld aan het indienen van de subsidieaanvraag, het voeren van alle correspondentie gedurende de looptijd van het subsidieproject of de ondersteuning bij bezwaar- en beroepsprocedures. Houd er verder rekening mee dat: 

  • u, ondanks het inschakelen van een intermediair, een groot deel van de aanvraag zelf moet voorbereiden;
  • u aandacht besteedt aan het bewaken van de vertrouwelijkheid en kennisbescherming van uw subsidieproject en de administratieve vereisten die een regeling kent;
  • afspraken voor lange tijd of onbepaalde tijd mogelijk niet of moeilijk opzegbaar zijn. Om dit te voorkomen, is het beter dat u ervoor kiest om eerst afspraken te maken voor een korte periode. Dan zit u na afloop van een opdracht niet vast aan één bureau.

Kosten intermediair

Enkele aandachtspunten voor wat betreft de kosten van een intermediair:

  • Sommige subsidieadviesbureaus werken op basis van 'no-cure no-pay', waarbij ze een percentage van de subsidie ontvangen. Schat de hoogte van uw subsidieaanvraag in op basis van werkelijk te verwachten kosten en te realiseren plannen. Dit is vooral belangrijk bij een 'no-cure no-pay'-basis.
  • Soms is het mogelijk een uurtarief of een vast factuurbedrag af te spreken. De advieskosten bedragen doorgaans 5 tot 15% van de subsidie die u aanvraagt.
  • Schat de projectkosten niet te hoog, want dat kan u duur komen te staan. De vaststelling van de subsidie vindt namelijk achteraf plaats, op basis van de werkelijke kosten. De intermediair stelt zijn factuur vast op basis van de vooraf ingeschatte kosten, niet op de daadwerkelijk gerealiseerde kosten. Om deze reden kunnen intermediairs soms tot een hogere inschatting van de projectkosten neigen. U kunt dit voorkomen door een vast factuurbedrag af te spreken met de adviseur, in plaats van een percentage van het subsidiebedrag.
  • Ga na of de intermediair de mogelijkheid biedt om de provisie achteraf op basis van de daadwerkelijk toegekende subsidie te betalen. U voorkomt daarmee dat u betaalt voor subsidie die u wel heeft aangevraagd, maar niet volledig heeft gekregen.
  • Let er ook op dat in de voorwaarden geen bepaling staat dat u het adviesbureau een vergoeding bent verschuldigd voor subsidies die u zonder hen aanvraagt. Als een intermediair namens u een aanvraag indient, moet deze beschikken over een rechtsgeldig ondertekende machtiging.

Facturering

Wanneer u de factuur ontvangt, let er dan goed op wanneer u deze moet betalen. Meestal is dit bij de goedkeuring van uw aanvraag en niet wanneer u de subsidie ontvangt.

Een intermediair machtigen

Wilt u een intermediair inschakelen voor uw aanvraag? Vul dan het formulier 'Model machtiging intermediair Subsidies' in. U vindt dit formulier op de pagina Standaardformulieren op mijn.rvo.nl. In de machtiging omschrijft u helder voor welke activiteiten de intermediair namens u optreedt. U ondertekent deze zelf. RVO.nl kan deze machtiging opvragen.

Heeft u problemen met openen of invullen van onze pdf-documenten? Lees dan Problemen met pdf-documenten oplossen.

Service menu right