E-facturatie: van verplichting naar praktijk
Sinds 2019 zijn overheden verplicht e-facturen te kunnen ontvangen. In de praktijk blijkt de invoering soms uitdagend. Tijdens het webinar, georganiseerd door het Kenniscentrum e-procurement, werd besproken hoe decentrale overheden omgaan met e-facturatie, welke voordelen er zijn en waar nog knelpunten liggen.
Om organisaties hierbij te ondersteunen is de E-factuurwijzer ontwikkeld: een praktische tool om inzicht te krijgen in de eigen situatie, knelpunten te herkennen en gerichte vervolgstappen te zetten.
Door aankomende Europese regelgeving wordt e-facturatie steeds meer de norm. Dit vraagt om een doordachte aanpak, goede afstemming binnen organisaties én met leveranciers.
Benieuwd naar het gehele webinar of de meestgestelde vragen tijdens deze bijeenkomst? U vindt ze verderop op deze pagina.
Bekijk het webinar terug
Webinar Q&A
Ja, Peppol voorkomt dit. Peppol werkt met vaste afspraken over hoe berichten eruitzien en worden verstuurd. U hoeft daardoor technisch niets apart af te stemmen met uw leveranciers. U hoeft alleen een paar dingen goed in te vullen, zoals het juiste OIN van de ontvanger en een ordernummer.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Bouwsteen 3: Procesinrichting - Peppol
Ja, dat kan. Ook voor één debiteur. U kunt dit op 2 manieren doen:
1. Peppol zit al in uw software
Na een eenvoudige aanmelding kunt u direct e-facturen sturen via Peppol. Vraag uw softwareleverancier hoe dit precies werkt in uw systeem.
2. Uw software ondersteunt Peppol nog niet
U kunt een Peppol-portaal gebruiken. Na een korte registratie kunt u één of meer facturen versturen.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
De E-factuurwijzer richt zich vooral op inkomende facturen, maar voor meer informatie kunt u ook deze onderdelen bekijken:
- Bouwsteen 3: Procesinrichting - Kanalen voor e-facturatie
- Bouwsteen 3: Procesinrichting - Uitgaande e-facturatie
Binnen Peppol mag één e-factuur maar één ordernummer hebben. Daarom stuurt uw energieleverancier per aansluiting (EAN-code) een aparte factuur. Dit is zo ontworpen omdat e-facturen automatisch verwerkt worden. Dit hoeft niet tot extra werk te leiden, zolang uw boekhoudsysteem de facturen op een slimme manier kan verwerken.
Bekijk samen met ICT en uw leverancier hoe u het proces het beste kunt inrichten. Een goede aanpak voorkomt handmatig werk. Er zijn bedrijven die helpen bij het verwerken van energiefacturen. Dit is handig als u veel aansluitingen heeft.
Bij e-facturen is de XML het officiële factuurbestand, niet de pdf. Uw software laat meestal automatisch een leesbare versie zien. Dat kan een schermweergave of een automatisch gemaakte pdf zijn. Daardoor kan de factuur er anders uitzien dan u gewend bent, maar de informatie staat altijd op dezelfde plek. Na een korte wenperiode vinden veel medewerkers het juist sneller en overzichtelijker.
Werkt uw software nog niet zo?
Neem dan contact op met uw softwareleverancier. Ook een serviceprovider kan helpen, bijvoorbeeld door automatisch een goed leesbare bijlage toe te voegen.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Bouwsteen 2: Kennisniveau - Opleidingsplan & Verandermanagement
- Bouwsteen 4: Technische voorwaarden - Software & Innovatie & Ondersteuning
Ja, e-factureren kan kosten met zich meebrengen voor zowel verzenders als ontvangers. Toch levert het uiteindelijk vaak besparingen op in de hele keten.
Voor overheden
Peppol-facturen zijn gestructureerd en digitaal leesbaar. Daardoor kunnen ze automatisch verwerkt worden, zonder handmatig werk. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. Pdf-facturen moeten vaak nog met de hand gecontroleerd worden of via OCR (technologie die tekst uit een afbeelding of pdf-bestand haalt). Dat is duurder en minder betrouwbaar.
Voor leveranciers
In veel boekhoudprogramma’s is e-facturatie al standaard beschikbaar, zonder extra kosten. Als e-facturatie verplicht is (bijvoorbeeld bij een aanbesteding), dan horen de kosten in de offerte verwerkt te zijn.
E-facturatie is over de hele keten goedkoper dan het verwerken van pdf-facturen. Daarbij biedt Peppol extra voordelen zoals betere datakwaliteit, meer veiligheid en toekomstbestendigheid.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Inleiding - Voordelen van e-facturatie
- Bouwsteen 1: Organisatie - Business case
- Bouwsteen 3: Procesinrichting - Kanalen voor e-facturatie
Voor leveranciers zonder geschikte software zijn Peppol-portalen een goede tijdelijke oplossing. Bij weinig facturen zijn ze vaak gratis of goedkoop. Sommige overheden bieden zelf een gratis portaal aan voor hun leveranciers.
Let op: Een portaal betekent meestal extra handmatig werk voor de leverancier. Voor u als ontvangende organisatie levert het juist tijdwinst op.
Tip: Neem het gebruik van een portaal op in uw onboardingstrategie. Bepaal daarin welke leveranciers het beste via een portaal kunnen werken. Op Peppol.nl vindt u een overzicht van portaal-aanbieders.
Op de website van de Helpdesk e-factureren vindt u portalen die voldoen aan de eisen van de Rijksoverheid. Meestal zijn deze ook geschikt voor decentrale overheden.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Bouwsteen 3: Procesinrichting - Portalen
- Bouwsteen 5: Externe communicatie - Onboardingstrategie
Komt een factuur via Peppol aan zonder foutmelding? Dan is de factuur technisch goed afgeleverd. Dit zegt niets over of de inhoud klopt. Peppol kan wel een terugkoppeling geven (statusbericht), maar dit wordt in 2025 nog maar weinig gebruikt.
Waarom is Peppol betrouwbaar?
Peppol werkt met duidelijke regels. Alleen geldige facturen mogen worden verstuurd. Serviceproviders worden gecontroleerd door de Nederlandse Peppolautoriteit.
Wanneer een factuur technisch niet kopt, wordt deze tegengehouden en krijgt de verzender een foutmelding. Als een correcte factuur later alsnog wordt afgekeurd, dan moet de ontvanger of de serviceprovider dat terugkoppelen.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Bouwsteen 3: Procesinrichting - Peppol & E-retour-/statusberichten (IRM)
De omschrijving op een e-factuur is een vrij tekstveld. Dat betekent dat het niet altijd geschikt is als vaste bron voor uw administratie. Het lijkt misschien handig om extra eisen te stellen aan dit veld, maar dat werkt in de praktijk vaak niet goed. Het wijkt af van de Peppol-standaard en kan daardoor leiden tot fouten of afkeuring. Daarom is het advies om voorzichtig te zijn met het opleggen van extra eisen aan leveranciers.
Wilt u meer grip op de omschrijving? Werk dan met inkooporders. Uw organisatie maakt die zelf aan. Bij het verwerken van de factuur kunt u dan de gegevens uit de order gebruiken.
Tip: Heeft u leveranciers die vaak facturen sturen? Dan kunt u afspraken maken over wat zij in de omschrijving zetten. Houd er wel rekening mee dat er verschillen kunnen zijn tussen medewerkers. Fouten blijven dus mogelijk.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Bouwsteen 3: Procesinrichting - Inkooporderadministratie
Ja, dat is toegestaan. Leveranciers mogen redelijke administratieve kosten rekenen, ook voor e-facturatie. Lijken de kosten te hoog? Bespreek dit dan met de leverancier. Kijk samen hoe e-facturatie werkbaar en voordelig is voor beide partijen.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Bouwsteen 5: Externe communicatie - Onboardingstrategie
Soms kan een leverancier technisch nog niet voldoen aan de Peppol-standaard. In dat geval kunt u samen met uw softwareleverancier zoeken naar een oplossing. Een mogelijkheid is een zogenaamde 'mapping': dat is een omzetting van gegevens naar het juiste veld in uw systeem.
Is het gebruik van Peppol contractueel verplicht? Dan is het niet naleven van die afspraak een contractkwestie. Betrek in dat geval uw contractmanager, want de leverancier houdt zich niet aan de gemaakte afspraken.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Bouwsteen 4: Technische voorwaarden - Software & Technologische innovaties & Inhoudelijke ondersteuning
Zeker. In de E-factuurwijzer worden deze besproken.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Bouwsteen 3: Procesinrichting - Kanalen voor e-facturatie
Een ordernummer is wettelijk niet verplicht op een factuur. Maar het vermelden ervan is wel goede praktijk. Het helpt bij een snelle verwerking en is dus ook in het voordeel van de leverancier. U kunt bij het geven van een opdracht eisen dat het ordernummer op de factuur moet staan. Toch gebeurt dit in de praktijk niet altijd.
Om handmatig werk te voorkomen, kunt u samen met uw softwareleverancier of serviceprovider een automatische controle inrichten. Die kan dan ook automatisch een melding terugsturen naar de leverancier als het ordernummer ontbreekt.
Tip: Zorg dat uw factuureisen duidelijk zijn en gebruik meerdere kanalen om die te communiceren. Laat uw systeem ook kleine verschillen herkennen (zoals spaties, hoofdletters of 'ordernummer:'). Zo voorkomt u onnodige afkeuringen en frustratie.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Bouwsteen 3: Procesinrichting - Technologische innovaties & Inhoudelijke ondersteuning
- Bouwsteen 5: Externe communicatie
Er bestaat geen standaardoverzicht van e-factuurvelden per boekhoudpakket. Foutmeldingen bij verwerking van de e-factuur geven vaak aanwijzingen.
Laat de leverancier contact opnemen met zijn softwareleverancier. Die kan precies aangeven welke velden aangepast moeten worden.
Ja, alle XML-velden zijn volledig gespecificeerd. De officiële specificaties staan op Peppol.nl onder de UBL-factuurspecificaties.
Voor een beter leesbare uitleg is er de Basisfactuur Rijk (BFR). Deze bevat de minimale factuureisen van de Rijksoverheid en een overzicht van de bijbehorende XML-velden. De BFR is goed te gebruiken voor decentrale overheden. Zo weet u precies welke velden nodig zijn en wat ze betekenen.
Een e-factuur die via Peppol wordt verzonden, is betrouwbaar. Elke leverancier op het Peppol-netwerk moet eerst worden gecontroleerd. De serviceprovider controleert wie de leverancier is (dit heet 'know your customer'). Zonder deze controle mag een leverancier het netwerk niet gebruiken. In Nederland houdt de Peppolautoriteit hier toezicht op. Zij maken afspraken met alle erkende serviceproviders.
Ontvangt u een factuur via Peppol? Dan kunt u erop vertrouwen dat de afzender echt is. Dat verkleint de kans op spookfacturen en phishing.
Meer informatie in de E-factuurwijzer
- Bouwsteen 3: Procesinrichting - Peppol
Wilt u aansluiten bij een volgend webinar?
Meld u hieronder aan voor de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe webinars en andere updates rondom e-facturatie.
Heeft u vragen?
Heeft u een vraag of wilt u meer informatie over e-facturatie? Stuur een e-mail naar kenniscentrum-eprocurement@rvo.nl. Een medewerker van het Kenniscentrum e-procurement neemt contact met u op.
- Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
