“Al vóór de sessie begon, was het doel al bereikt”
Maarten Pronk is consultant bij S2P & More, een organisatie die zich volledig richt op het verbeteren van het source to pay-proces. Met ruim 15 jaar ervaring helpt hij organisaties in uiteenlopende sectoren, van gemeenten en zorginstellingen tot multinationals, bij het selecteren, implementeren en optimaliseren van hun systemen. “Software is belangrijk, maar het gedrag van medewerkers en het maken van keuzes in het proces maken het verschil.”
De laatste jaren ligt zijn focus op e-facturatie, een thema dat hij vanuit alle kanten bekijkt. Niet als losse technische oplossing, maar als onderdeel van het bredere plaatje. En dat perspectief bracht hij ook mee in zijn bijdrage aan de E-factuurwijzer, een initiatief van het Kenniscentrum e-procurement (RVO). “In 2021 werkte ik mee aan de handreiking voor gemeenten. Nu konden we een verdiepingsslag maken, met een praktisch programma eromheen. Dat maakt dit project echt waardevol.”
Een meet-up met impact
Die praktische aanpak kreeg vorm in de eerste meet-up voor decentrale overheden, georganiseerd in samenwerking met de provincie Noord-Brabant. “Het idee was om gemeenten en andere overheden in Zuid-Nederland bij elkaar te brengen. Niet alleen om kennis over te brengen, maar vooral om het gesprek op gang te brengen.” En dat lukte. “Wat me opviel: nog vóór de eerste presentatie begonnen was, zaten mensen al met elkaar te praten over e-facturatie. Dan weet je dat het werkt. Het ging niet alleen om zenden, maar om echte uitwisseling.” Tijdens de bijeenkomst deelde de provincie haar aanpak, waarna deelnemers in kleinere groepen aan de slag gingen met de bouwstenen van de E-factuurwijzer. “Die dialoog, die laagdrempeligheid, dat maakt het sterk. Mensen voelden zich vrij om obstakels te delen, maar ook om inspiratie op te doen.”
De grootste hobbel: capaciteit
Toch kwam er ook een terugkerend thema naar voren: gebrek aan capaciteit. “Zeker bij kleinere gemeenten zie je dat ze wel willen, maar het simpelweg niet kunnen oppakken zoals ze zouden willen. Ze missen de tijd, de mensen en vaak ook de kennis.” Dat is volgens Maarten precies waarom initiatieven als deze nodig zijn. “We denken na over leerprogramma’s, herhaalmeetings en hoe gemeenten met vergelijkbare vraagstukken kunnen samenwerken.”
E-facturatie vraagt om een bredere blik
Wat volgens Maarten essentieel is: e-facturatie mag je niet los benaderen. “Het moet onderdeel zijn van het hele proces, van bestelling tot betaling. Alleen dan kun je de juiste keuzes maken in software, inrichting en samenwerking.” En dan moet je het dus ook serieus aanpakken. “Mijn advies aan decentrale overheden: behandel e-facturatie als een project. Stel doelen, stel een team samen met inkoop, financiën, ICT en waar nodig externe expertise. Maak capaciteit beschikbaar om deze doelen te realiseren. Alleen dan kom je echt verder.”
Aanmelden voor een volgende meet-up?
Of wilt u meer informatie? Stuur een e-mail naar kenniscentrum-eprocurement@rvo.nl. Een medewerker van het Kenniscentrum e-procurement neemt dan contact met u op.
- Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
