Aanleveren aanbestedingsdocumenten voor GLB-subsidies
U heeft een aanbesteding gedaan die uw GLB-subsidie raakt. Deze aanbesteding wordt door ons getoetst. Hiervoor moet u documenten sturen. We gebruiken hiervoor graag de digitale omgeving Samenwerkruimten. We leggen u per procedure uit welke documenten we nodig hebben.
Aanleveren aanbestedingsdocumenten
Is uw subsidieaanvraag goedgekeurd en bent u aanbestedingsplichtig? Dan nemen we contact met u op om te vragen of u gebruik wilt maken van de digitale omgeving Samenwerkruimten. Hier kunt u op een gestructureerde manier de vereiste documenten uploaden. U hoeft Samenwerkruimten niet te gebruiken, maar dit heeft wel onze voorkeur. Zo kunnen we uw aanbesteding sneller en efficiënter beoordelen.
Samenwerkruimten gebruiken
Als we een Samenwerkruimte voor uw project hebben aangemaakt, zetten we een aantal hoofdmappen met mappenstructuur klaar. Een goed gestructureerd aanbestedingsdossier met duidelijke namen van de documenten helpt ons om de gegunde opdrachten te beoordelen. U gebruikt Samenwerkruimten alleen voor het uploaden van aanbestedingsdocumenten. Alle andere documenten uploadt u in Mijn RVO.
Heeft u meerdere aanbestedingen binnen het project? Dan heeft u per aanbesteding/opdracht een hoofdmap nodig.
U levert per aanbestede opdracht de documenten uiterlijk bij de vaststelling aan. U mag de documenten eerder uploaden. Dan kunnen we eerder beginnen met beoordeling van de aanbesteding.
Andere digitale omgeving gebruiken
Maakt u geen gebruik van Samenwerkenruimten? Dan zorgt u ervoor dat de documenten die u in Mijn RVO uploadt duidelijk van elkaar verschillen. Gebruik daarvoor de aanbestedingscodes en naamgeving in deze handleiding.
Enkelvoudig onderhandse procedure
Heeft u alleen enkelvoudige inkoopprocedures gedaan? Dan kunt u de inkoopdocumenten meteen in Mijn RVO uploaden. Welke documenten dit zijn, leest u bij Overige procedures.
Aanbestedingscodes en mappen
U geeft iedere opdracht een aanbestedingscode. Deze codes vindt u in de tabel hieronder. Dezelfde code geeft u ook aan de hoofdmap van de mappenstructuur in Samenwerkruimten.
| Type procedure | Aanbestedingscode |
|---|---|
| Enkelvoudig onderhandse opdrachten | Een code begint met de letter A en een volgnummer (A001, A002 en verder) |
| Nadere overeenkomsten onder een Raamovereenkomst (NOK onder ROK) | Een code begint met de letter B en een volgnummer (B001, B002 en verder) |
|
Alle andere opdrachten:
|
Een code begint met de letter C en een volgnummer (C001, C002 en verder) |
Submappenstructuur
Per opdracht plaatst u de documenten in de juiste map. Er is dus één mappenstructuur per opdracht. Een mappenstructuur bestaat uit een hoofdmap met meerdere submappen.
Deze mappen staan voor u klaar in Samenwerkruimten. Upload de vereiste documenten in de mappen. Een voorbeeld van een submappenstructuur:
- Inkoop aanbestedingsbeleid
- Raming en inkoopstrategie
- Publicatie-uitnodiging
- Nota van inlichtingen
- Verzoek deelname inschrijvingen
- Beoordeling
- Gunning
- Meerwerk en oplevering
- Bezwaren
- Overig
Naamgeving aanbestedingscodes hoofdmappen
U past de naam van de hoofdmap aan naar de aanbestedingscode en procedure die daarbij hoort, bijvoorbeeld:
- C001 MVO
- C002 EUO
- C003 NNO
Heeft u meerdere opdrachten die vallen onder dezelfde aanbestedingscode? Gebruik dan een volgnummer wanneer u de hoofdmappen een naam geeft. Bijvoorbeeld: u heeft één opdracht via een Meervoudig onderhands procedure (MVO) en 2 opdrachten via een Europees niet-openbaar procedure (EUNO). U noemt de 1e hoofdmap (opdracht) C001 MVO, de 2e map C002 EUNO, de 3e map C003 EUNO.
Naamgeving aanbestedingsdocumenten
De naam van ieder document dat u in de submappen zet, begint met de aanbestedingscode die daarbij hoort. Daarna volgt een afkorting voor het relevante document. Bijvoorbeeld:
- C001 NvI
- C001 PVvA
- C001 Bestek
- C001 Offerte Jansen
- C001 Afw brief Peeters
Afkortingen bestandsnamen
Zorg dat de namen van de bestanden niet te lang worden. Gebruik daarom afkortingen waaruit duidelijk is welk om document het gaat. Bijvoorbeeld:
| Afkorting | Volledige bestandsnaam |
|---|---|
| NvI | Nota van Inlichtingen |
| PVvA | Proces-verbaal van Aanbesteding |
| Afw | Afwijzing |
Scant u uw documenten? Zorg er dan voor dat elk document in een los bestand staat. En niet bijvoorbeeld één bestand met daarin het aanbestedingsbeleid, raming, bestek en de Nota van Inlichtingen.
Betaalverzoek voor kosten onder aanbestede opdracht
Krijgt u meer dan € 125.000 subsidie? En doet u een betaalverzoek waarbij u kosten declareert die onder een aanbestede opdracht vallen? Noem dan de aanbestedingscode in het Format begroting en betaalverzoeken dat u aanlevert bij uw betaalverzoek. Op tabblad 8 (Uitgaven betaalverzoek) van het format vult u alle gemaakte kosten in die u wilt declareren. Per kostenregel vult u bij kolom J de aanbestedingscode in. Op deze manier kunnen we de gedeclareerde kosten goed linken aan de aanbestede opdracht.
Documenten per aanbestedingsprocedure
Hieronder ziet u welke documenten u via Samenwerkruimten stuurt. U ziet dit per submap.
U ziet per map in Samenwerkruimten welk document u waar plaatst. De naam van de hoofdmap in Samenwerkruimten is Niet Openbaar.
0. Inkoop aanbestedingsbeleid
Eigen inkoop en aanbestedingsbeleid (als u dit heeft)
1. Raming en inkoopstrategie
- raming: hierin staat de geraamde waarde
- inkoopstrategie: hierin licht u onder andere de gekozen aanbestedingsprocedure toe
2. Publicatie-uitnodiging
2.a Selectiefase
- bekendmaking van een vooraankondiging (als u die heeft)
- publicatie op TenderNed
- publicatie op TED (bij Europese procedure)
- alle aanbestedingsdocumenten die gepubliceerd zijn, zoals:
- selectieleidraad
- document waarin de selectiecriteria staan en de weging daarvan
2.b Inschrijffase
- bekendmaking van een vooraankondiging (als u die heeft)
- publicatie op TenderNed
- publicatie op TED (bij Europese procedure)
- uitnodiging tot inschrijving/offerteverzoek
- alle aanbestedingsdocumenten die gepubliceerd zijn, zoals:
- inschrijvings- of aanbestedingsleidraad
- bestek of werkomschrijving
- document waarin de gunningscriteria staan en de weging daarvan
3. Nota van Inlichtingen
3.a Selectiefase
- Nota(’s) van Inlichtingen van de selectiefase
- Documenten die na de Nota(’s) van Inlichtingen worden gepubliceerd (als die er zijn)
3.b Inschrijffase
- Nota(’s) van Inlichtingen van de inschrijffase (als u die heeft)
- Documenten die na de Nota(’s) van Inlichtingen worden gepubliceerd (als die er zijn)
4. Verzoek deelname inschrijvingen
4.a Selectiefase
- Alle verzoeken tot deelname
- Proces-verbaal van de aanbesteding
4.b Inschrijffase
- Alle inschrijvingen (inschrijfstaat, inschrijfbiljet bij werken, offertes)
- Proces-verbaal van de aanbesteding
5. Beoordeling
5.a Selectiefase
Beoordelingsformulier met de motivering waarin staat welke partijen doorgaan naar de inschrijffase
5.b Inschrijffase
Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) of Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV) scorematrix met onderbouwing
6. Gunning
6.a Selectiefase
Berichten naar deelnemers met de selectiebeslissing
6.b Inschrijffase
- Voorlopige gunningsbrieven en voorlopige afwijsbrieven
- Gunningsbrieven of opdrachtverlening en afwijsbrieven
7. Meerwerk en oplevering
- Overzicht meerwerk/minderwerk/aanvullende opdrachten (als dit voor u geldt)
- Eventueel termijnstaten/staat van afrekening (als dit voor u geldt)
- Proces-verbaal van opneming/oplevering (als dit voor u geldt)
8. Bezwaren
Alle documenten die te maken hebben een bezwaar of klacht (als dit voor u geldt)
9. Overig
Alle documenten die niet onder de onderwerpen hierboven passen
U ziet per map in Samenwerkruimten welk document u waar plaatst. De naam van de hoofdmap in Samenwerkruimten is Openbaar-MVO-NOK onder ROK.
0. Inkoop aanbestedingsbeleid
Eigen inkoop en aanbestedingsbeleid (als u dit heeft)
1. Raming en inkoopstrategie
- raming: hierin staat de geraamde waarde
- inkoopstrategie: hierin licht u onder andere de gekozen aanbestedingsprocedure toe
2. Publicatie-uitnodiging
- bekendmaking van een vooraankondiging (als u die heeft)
- publicatie op TenderNed
- publicatie op TED (bij Europese procedure)
- alle aanbestedingsdocumenten die gepubliceerd zijn, zoals:
- inschrijvings- of aanbestedingsleidraad
- bestek of werkomschrijving
- document waarin de selectiecriteria staan en de weging daarvan
3. Nota van Inlichtingen
- Nota(’s) van Inlichtingen van de inschrijffase
- Documenten die na de Nota(’s) van Inlichtingen worden gepubliceerd (als die er zijn)
4. Verzoek deelname inschrijvingen
- Alle inschrijvingen (inschrijfstaat, inschrijfbiljet bij werken, offertes)
- Proces-verbaal van de aanbesteding
5. Beoordeling
Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) of Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV) scorematrix met onderbouwing
6. Gunning
- Voorlopige gunningsbrieven en voorlopige afwijsbrieven
- Gunningsbrieven of opdrachtverlening en afwijsbrieven
7. Meerwerk en oplevering
- Overzicht meerwerk/minderwerk/aanvullende opdrachten (als dit voor u geldt)
- Eventueel termijnstaten/staat van afrekening (als dit voor u geldt)
- Proces-verbaal van opneming/oplevering (als dit voor u geldt)
8. Bezwaren
Alle documenten die te maken hebben een bezwaar of klacht (als dit voor u geldt)
9. Overig
Alle documenten die niet onder de onderwerpen hierboven passen
U ziet per map in Samenwerkruimten welk document u waar plaatst. De naam van de hoofdmap in Samenwerkruimten is Openbaar-MVO-NOK onder ROK.
0. Inkoop aanbestedingsbeleid
Eigen inkoop en aanbestedingsbeleid (als u dit heeft)
1. Raming en inkoopstrategie
- raming: hierin staat de geraamde waarde
- inkoopstrategie: hierin licht u onder andere de gekozen aanbestedingsprocedure toe
- onderbouwing van de keuze van de geselecteerde ondernemers
- onderbouwing waarom er geen duidelijk grensoverschrijdend belang is
2. Publicatie-uitnodiging
- uitnodiging tot inschrijving/offerteverzoek
- alle aanbestedingsdocumenten die gepubliceerd zijn, zoals:
- inschrijvings- of aanbestedingsleidraad
- bestek of werkomschrijving
- document waarin de gunningscriteria staan en de weging daarvan
3. Nota van Inlichtingen
- Nota(’s) van Inlichtingen van de inschrijffase (als u die heeft)
- Documenten die na de Nota(’s) van Inlichtingen worden gepubliceerd (als die er zijn)
4. Verzoek deelname inschrijvingen
- Alle inschrijvingen (inschrijfstaat, inschrijfbiljet bij werken, offertes)
- Proces-verbaal van de aanbesteding
5. Beoordeling
Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) of Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV) scorematrix met onderbouwing
6. Gunning
- Voorlopige gunningsbrieven en voorlopige afwijsbrieven
- Gunningsbrieven of opdrachtverlening en afwijsbrieven
7. Meerwerk en oplevering
- Overzicht meerwerk/minderwerk/aanvullende opdrachten (als dit voor u geldt)
- Eventueel termijnstaten/staat van afrekening (als dit voor u geldt)
- Proces-verbaal van opneming/oplevering (als dit voor u geldt)
8. Bezwaren
Alle documenten die te maken hebben een bezwaar of klacht (als dit voor u geldt)
9. Overig
Alle documenten die niet onder de onderwerpen hierboven passen
U ziet per map in Samenwerkruimten welk document u waar plaatst. De naam van de hoofdmap in Samenwerkruimten is Openbaar-MVO-NOK onder ROK.
0. Inkoop aanbestedingsbeleid
Eigen inkoop en aanbestedingsbeleid (als u dit heeft)
1. Raming en inkoopstrategie
- raming: hierin staat de geraamde waarde
- raamovereenkomst
2. Publicatie-uitnodiging
- uitnodiging tot inschrijving/offerteverzoek
- alle aanbestedingsdocumenten die gepubliceerd zijn, zoals:
- inschrijvings- of aanbestedingsleidraad
- bestek of werkomschrijving
- document waarin de gunningscriteria staan en de weging daarvan
3. Nota van Inlichtingen
- Nota(’s) van Inlichtingen van de inschrijffase (als u die heeft)
- Documenten die na de Nota(’s) van Inlichtingen worden gepubliceerd (als die er zijn)
4. Verzoek deelname inschrijvingen
- Alle inschrijvingen (inschrijfstaat, inschrijfbiljet bij werken, offertes)
- Proces-verbaal van de aanbesteding
5. Beoordeling
Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) of Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV) scorematrix met onderbouwing
6. Gunning
- Voorlopige gunningsbrieven en voorlopige afwijsbrieven
- Nadere overeenkomst (NOK) (als u die heeft)
7. Meerwerk en oplevering
- Overzicht meerwerk/minderwerk/aanvullende opdrachten (als dit voor u geldt)
- Eventueel termijnstaten/staat van afrekening (als dit voor u geldt)
- Proces-verbaal van opneming/oplevering (als dit voor u geldt)
8. Bezwaren
Alle documenten die te maken hebben een bezwaar of klacht (als dit voor u geldt)
9. Overig
Alle documenten die niet onder de onderwerpen hierboven passen
Geldt bij u een andere procedure? Bijvoorbeeld een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)? Neem dan contact met ons op via plattelandsinterventies@rvo.nl. Zo kunnen we u helpen met uw specifieke situatie.
Enkelvoudig onderhandse procedure
Heeft u alleen enkelvoudige inkoopprocedures gedaan? Dan kunt u de inkoopdocumenten meteen in Mijn RVO uploaden. We hebben deze nodig voor een controle op marktconformiteit. Het gaat om deze documenten:
- Het eigen aanbestedingsbeleid, als u dat heeft.
- Document waarin de hoogte van het bedrag van de opdracht staat. Dit is gebaseerd op de begroting of raming.Dit is vooral belangrijk wanneer de begroting of raming dicht bij het drempelbedrag van een Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure ligt.
- Bestek of werkomschrijving. Dit mag ook opgenomen zijn in een offerteverzoek.
- Offerteverzoek. Dit mag ook een e-mail zijn.
- Offerte/inschrijving.
- Gunningsbrief/opdrachtverlening of opdrachtbon. Dit mag ook een e-mail zijn.
- Eventueel extra documenten, zoals documenten voor:
- meerwerk
- minderwerk
- aanvullende opdrachten
- wijzigingen
- belangrijke brieven of e-mails tijdens de hele procedure
Meer weten?
Wilt u meer weten over aanbestedingen? U vindt meer informatie op PIANOo.
- Ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur
Uitgelicht
