Bijlagen vaststellingsaanvraag Innovatieprojecten aquacultuur 2016-2018

Eindverslag

In het eindverslag staan in ieder geval de volgende onderdelen:

• een beschrijving van de activiteiten die u heeft uitgevoerd voor het project;
• een evaluatie van hoe de activiteiten hebben bijgedragen aan de doelstellingen uit het projectplan;
• een beschrijving van de kennis en informatie die u heeft opgedaan met het project;
• de manier waarop u deze kennis en informatie openbaar heeft gemaakt of gaat maken.

Ook bevat het eindverslag een schriftelijke verklaring van de technische of wetenschappelijke organisatie die bij het project betrokken was. Hieruit blijkt dat deze organisatie haar rol daadwerkelijk heeft vervuld en de resultaten van het project op juistheid heeft gecontroleerd.

U gebruikt voor het eindverslag het format. Gebruikt u uw eigen eindverslag? Zorg er dan voor dat u in ieder geval alle verplichte onderdelen die in ons format zijn opgenomen, goed en volledig onderbouwt.

Bewijsstukken van communicatieactiviteiten

Stuur bewijsstukken van communicatieactiviteiten over uw project mee. Denk hierbij aan posters, brochures en websites. Ook van de plaatsing van een bord of een plaquette stuurt u een bewijsstuk mee, bijvoorbeeld een foto. Uit deze bewijsstukken moet blijken dat u voldoet aan de publiciteitsvoorwaarden van het EFMZV.

Overzicht loonkosten

Voeg een urenoverzicht toe dat voldoet aan de volgende voorwaarden:

• Het is sluitend en controleerbaar en geeft op persoonsniveau inzicht in het aantal uren dat daadwerkelijk aan het project is besteed.
• In het urenoverzicht staan de naam van de medewerker, de datum waarop of periode waarin de uren zijn gemaakt en voor welke activiteiten de uren zijn gemaakt.
• De urenregistratie is volgens uw eigen administratieve organisatie voor akkoord getekend door de betrokken medewerker en leidinggevende.

Voor de onderbouwing van het uurtarief stuurt u ook het cumulatief loonkostenoverzicht per medewerker mee. Het gaat om het overzicht van het jaar waarin de uren voor het project zijn gemaakt. Maakt u gebruik van een vastgestelde kostensystematiek? Dan staat in de toewijzingsbrief welke bijlagen u moet aanleveren.

Bijdrage in natura: eigen arbeid

Voeg een urenoverzicht toe dat aan de volgende voorwaarden voldoet:

• Het is sluitend en controleerbaar en geeft op persoonsniveau inzicht in het aantal uren dat daadwerkelijk aan het project is besteed.
• In het urenoverzicht staan uw naam, de datum waarop of de periode waarin de uren zijn gemaakt en de activiteiten waarvoor de uren zijn gemaakt.
• U ondertekent de urenregistratie zelf en geeft een inhoudelijke onderbouwing van de activiteiten in deze uren.

Bijdrage in natura: (on)roerende goederen

U voegt bewijsstukken toe waaruit de waarde van de goederen blijkt, bijvoorbeeld een taxatierapport. Worden de goederen ook na afloop van de activiteit gebruikt, of alleen voor een gedeelte van het project? Voeg dan bewijsstukken toe waarmee u onderbouwt welk deel van de gebruikskosten kan worden toegerekend aan het project.

Afschrijvingskosten

U kunt afschrijvingskosten opgeven voor:

• nieuwe investeringen die specifiek voor dit project worden gebruikt, maar nog niet volledig zijn afgeschreven voor het einde van het project;
• goederen die al voor de aanvang van het project in uw bezit waren.

U voegt bewijzen toe van de aanschaf, zoals facturen en betaalwijzen. Ook voegt u bewijzen toe van de economische gebruiksduur, de waardevermindering tijdens de relevante periode en de verwachte restwaarde na afloop van het project.

Overige kosten

U voegt de ondertekende offerte of opdrachtbevestiging toe. Hieruit moet blijken wanneer u de verplichtingen bent aangegaan. Ook voegt u facturen en betaalbewijzen toe. De facturen moeten voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Een betaalbewijs is een kopie van uw bankafschrift of een print van uw rekeningoverzicht op internet. Het voldoet aan de volgende voorwaarden:

• Het bewijs geeft duidelijk aan voor welke activiteiten u heeft betaald. De activiteiten komen overeen met het projectplan en de goedgekeurde wijzigingen daarop.
• Op betaalbewijzen via internetbankieren staan in elk geval uw bankrekeningnummer, naam, adres, woonplaats en de rentedatum.

Is er een verschil tussen de betaalde bedragen en de factuurbedragen? Geef dan een reden aan op de kopie of print van het bewijsstuk.

Bijlagen bij opdrachten van meer dan € 25.000 (exclusief btw)

Waren de totale kosten van een opdracht bij 1 opdrachtnemer hoger dan € 25.000, exclusief btw? En was dit op het moment van de subsidieaanvraag of eerdere voorschotten nog niet bij u bekend? Voeg dan de volgende bijlagen toe:

• Bent u een aanbestedende dienst en moet de opdracht op grond van de Aanbestedingswet 2012 worden aanbesteed? Dan stuurt u de informatie over de gunningsprocedure en -beslissing mee bij uw aanvraag.
• Is de opdracht niet op grond van de Aanbestedingswet 2012 aanbesteed? Dan stuurt u 3 opgevraagde offertes mee met uw aanvraag. Daarnaast onderbouwt u de gunningsbeslissing die op basis van deze offertes is genomen.

Let op: Voor opdrachten van meer dan € 25.000 voert u de kosten op in het aanvraagformulier voor de vaststelling. Het gaat om de kosten die niet eerder bij een voorschotverzoek zijn ingediend en goedgekeurd.

Betalingsoverzicht

U voegt een betalingsoverzicht toe bij uw aanvraag als u:

• afschrijvingskosten en/of een bijdrage in natura in de vorm van (on)roerende goederen heeft opgegeven; en/of
• overige kosten heeft opgegeven en het gaat om een opdracht onder de € 25.000.

Voor het overzicht gebruikt u het format.

Let op: Voor overige kosten neemt u alle kosten van opdrachten onder de € 25.000 in het betalingsoverzicht op. In het aanvraagformulier voor de vaststelling geeft u het totale bedrag op. Dit doet u exclusief of inclusief btw, afhankelijk van of u de btw kunt verrekenen.

Bewijsstukken van inkomsten

Als het project inkomsten oplevert, dan voegt u hiervan bewijsstukken toe. De bewijsstukken geven inzicht in de relatie tussen de inkomsten en de kosten die onder de subsidie vallen.

Besluit van vergunning of toestemming

U stuurt een besluit van een vergunning of een andere vorm van toestemming mee, als u dit voor het uitvoeren van de activiteiten nodig heeft en nog niet eerder heeft toegestuurd. Denk hierbij aan vergunningen, ontheffingen, meldingen, bestemmingsplannen en milieueffectrapportages.

Accountantsverklaring

Maakt u gebruik van een integrale kostensystematiek (IKS)? En is uw subsidiebedrag hoger dan € 125.000? Dan stuurt u met uw vaststellingsaanvraag een controleverklaring mee over de projectkosten. Dit doet u alleen als u deze nog niet eerder heeft opgestuurd. Lees meer over het accountantsonderzoek op onze informatiepagina Integrale kostensystematiek.

Bewijsstukken van jaarlijkse netto-omzet

In de aanvraag vragen wij hoe hoog de jaarlijkse netto-omzet is uit de verkoop van aquacultuurproducten, min de directe kosten. Deze netto-omzet onderbouwt u met bewijsstukken.

De netto-omzet is de bruto-omzet (van de normale, niet incidentele bedrijfsactiviteiten) exclusief btw en na aftrek van kortingen. U vindt deze netto-omzet in uw meest recente jaarrekening. U telt alleen de (bewerkte) producten mee uit uw eigen productie.

De directe kosten zijn kosten die direct aan uw aquacultuurproducten zijn te relateren. Het gaat bijvoorbeeld om kosten voor materiaal, grondstoffen en uren van het personeel. Afschrijvingen en rente vallen hier niet onder.

Bij een samenwerkingsverband telt u de uitkomsten van alle deelnemers in het samenwerkingsverband bij elkaar op. U telt de jaarlijkse netto-omzet (min de directe kosten) van derden niet mee in de berekening.

Vaststelling aanvragen

Heeft u alle bijlagen verzameld? Lees dan hoe u uw vaststelling aanvraagt op de pagina Vaststelling subsidie Innovatieprojecten aquacultuur 2016-2018.