Bouwsteen 5: Externe communicatie
Om e-facturatie succesvol in te voeren in uw organisatie, is communicatie nodig. Niet alleen goede interne communicatie, maar ook heldere communicatie met leveranciers. Deze moet afgestemd zijn op uw verschillende doelgroepen. Dit vraagt om een gestructureerde aanpak, waarin verwachtingen, voordelen en praktische informatie duidelijk worden uitgelegd.
5.1 Inkoopvoorwaarden
Groeifase - Schaalfase
Neem e-facturatie op in uw inkoopvoorwaarden. Daarmee versnelt u de invoering van e-facturatie. Overweeg daarnaast om e-facturatie verplicht te maken bij aanbestedingen. Dit stimuleert leveranciers met nieuwe contracten om hun processen hierop aan te passen. Dit werkt het beste bij leveranciers met veel facturen en langlopende contracten.
5.2 Inkooporder en orderbevestiging
Groeifase - Schaalfase
Gebruik ieder contactmoment met een leverancier of opdrachtnemer om uw voorkeur voor e-facturatie duidelijk te maken. Zet hiervoor consequent alle communicatiekanalen in. Op die manier brengt u e-facturatie onder de aandacht en stimuleert u uw leveranciers om over te stappen.
5.3 Onboardingstrategie
Startfase - Groeifase - Schaalfase
Ontwikkel een strategie om leveranciers te laten overstappen op e-facturatie (onboarding). U denkt vooraf na over de verschillende fasen van de onboarding en welke strategie het best past bij welke doelgroep. Werk deze strategie vervolgens uit.
Bepaal uw doelgroepen
Denk bij het bepalen van uw doelgroepen aan:
- Uw interne organisatie.
- Bestaande leveranciers:
- Leveranciers die graag willen en kunnen e-factureren.
- Leveranciers die graag willen, maar technisch niet kunnen e-factureren.
- Leveranciers die niet willen e-factureren.
- Nieuwe leveranciers:
- Grote leveranciers via aanbestedingen.
- Leveranciers van kleine, eenmalige en lokale aankopen.
5.4 Communicatiestrategie
Groeifase - Schaalfase
Maak een strategie voor uw communicatie met leveranciers. Hierin bepaalt u bijvoorbeeld wanneer u welke leveranciers benadert. En via welke kanalen u communiceert. Begin bijvoorbeeld met de grootste leveranciers.
5.5 Informatie op uw website
Startfase - Groeifase - Schaalfase
Zet alle informatie en de voorwaarden voor e-facturatie op een centrale plek op uw website. Zorg dat de informatie actueel blijft. Zo zien uw leveranciers direct hoe ze facturen correct kunnen versturen naar uw organisatie.
5.6 Helpdesk
Schaalfase
Overweeg om een helpdesk op te zetten, die vragen beantwoordt over e-facturatie. Dit is vooral handig als uw organisatie grote aantallen inkoopfacturen heeft. Het geeft uw leveranciers en medewerkers een direct aanspreekpunt waar ze terecht kunnen met vragen. Een toegankelijke helpdesk vergroot het vertrouwen bij leveranciers en versnelt de aansluiting op e-facturatie.
Zie ook
Uitgelicht
