Openbaar vervoer - werkgebonden personenmobiliteit
Reizen met het openbaar vervoer (ov) is een duurzame keuze, omdat het de CO2-uitstoot per persoon verlaagt. Het zogt voor minder files en geluidsoverlast. Ook scheelt het parkeerkosten en kunnen werknemers als ze dit willen onderweg werken. Er zijn verschillende manieren waarop u als werkgever het ov-gebruik stimuleert.
Aandachtspunten
U heeft als werkgever de keuze welke ritten u vergoedt met een ov-vervoerbewijs. Het ov zal ook aantrekkelijker worden als het voor de werknemer eenvoudiger wordt om er gebruik van te maken. Dat kan in combinatie met een reisplanner of in meer verdergaande oplossingen via individuele reisapps.
Het is ook goed om te bedenken dat het ov niet van voordeur naar voordeur rijdt. De bestemming kan ver liggen van een aantrekkelijk intercitystation en de trein maakt onderdeel uit van een vervoerketen. Om reizen met het ov aantrekkelijker te maken voor werknemers, kunt u kijken of u het gebruik van een fietsenstalling, deelfiets of P+R terrein kunt ontsluiten. Binnenkort bieden we hierover meer informatie.
Welke maatregelen kunt u nemen?
Bekijk hieronder welke maatregelen u kunt nemen.
Vergoeden van een individueel kaartje of abonnement dat uw werknemer zelf aanschaft
Alle ov-kosten voor het woon-werkverkeer en de zakelijke reizen van uw werknemer kunt u op declaratiebasis onbelast vergoeden. Dit geldt zowel voor losse reizen als het vergoeden van een ov-abonnement. Lees hier meer over in het Handboekloonheffingen 23.2 Handboek Loonheffingen 2025 - Versie maart.
Het initiatief ligt hier bij de werknemer en u vergoedt de gemaakte kosten. Deze vergoedingen zijn voor de werknemer fiscaal vrijgesteld. Op deze manier stimuleert u niet actief het gebruik van het ov, omdat de werknemer elk kaartje en abonnement zelf moet declareren.
Kilometervergoeding
In plaats van dat u de werkelijke ov-kosten vergoedt, kunt u uw werknemers ook een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal €0,23 per kilometer voor de gehele reisafstand geven.
Deze kilometervergoeding is in principe onafhankelijk van het gebruikte vervoermiddel en de gemaakte ov-kosten. En deze geldt ook waar het ov-vervoerbewijs niet geldt, zoals de rit van het huisadres naar het treinstation.
De kosten voor uw werknemer kunnen hoger uitvallen dan de onbelaste kilometervergoeding, waardoor het niet direct stimuleert om het ov te gebruiken.
Voor meer informatie over deze fiscale regel zie het Handboek Loonheffing 23.2.2 Handboek Loonheffingen 2025 - Versie maart.
Vervoerbewijzen zoals ov-abonnementen en mobiliteitskaarten kunt u ook onbelast verstrekken of ter beschikking stellen aan uw werknemer.
De meeste ov-bedrijven bieden de mogelijkheid om een zakelijk contract aan te gaan. U krijgt dan zelf de beschikking over de vervoerskaarten en beslist zelf of u deze bij de werknemer neerlegt. De werknemer krijgt op deze manier het volledig gebruik van het ov-vervoerbewijs. Als werkgever bepaalt u zelf waar het ov-vervoerbewijs door de werknemer voor gebruikt mag worden en dus wat u wilt vergoeden.
Om slim met de verschillende mogelijkheden om te gaan, en inzicht te houden in het gebruik van de kaart, bieden verschillende aanbieders tools aan. Denk bijvoorbeeld aan rapportage over inzicht in vermoedelijk privégebruik, reiskosten per afdeling en een analyse of medewerkers nog steeds met het in hun situatie meest voordelige abonnement reizen.
Deze aanbieders zijn soms gekoppeld aan een ov-vervoerbedrijf, soms niet.
Behalve ov worden ook andere vervoerdiensten aangeboden: de deelfiets, deelauto en soms taxi. Het ov-vervoerbewijs krijgt dan de vorm van een mobiliteitskaart of zelfs een MaaS-app (een individuele app voor de werknemer).
De ov-kaart zelf kan gebonden zijn aan vaste trajecten voor woon-werk, maar ook voor zakelijke reizen.
Als vuistregel geldt dat als een medewerker 3 of meer dagen per week op een traject reist, dat een ov-abonnement vaak voordeliger is voor u als werkgever dan losse kaarten. Bijkomend voordeel van verstrekken/ter beschikking stellen ten opzichte van vergoeden is dat u als werkgever de btw kunt aftrekken (9%).
Ten slotte voorkomt u losse declaraties van medewerkers wat het makkelijker en overzichtelijker maakt.
Voor de fiscale aspecten van het verstrekken of ter beschikking stellen van een ov-vervoerbewijs zie het handboek Loonheffingen 23.2.3 (verstrekken) en 23.2.4 (ter beschikkingstelling). Handboek Loonheffingen 2025 - Versie maart.
Om uw werknemers te stimuleren om met het ov te gaan, kunt u extra's aanbieden zoals het toestaan van reizen in de eerste klasse. Daarnaast is het mogelijk om een duidelijke link met het ov te leggen in uw bedrijf. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een scherm in uw hal, waarop de huidige reisplanner/vertrektijden van het ov wordt getoond. Er zijn verschillende mogelijkheden om het ov gebruik voor werknemers aantrekkelijker te maken.
Zo kunt u extra's als reizen in de eerste klasse vergoeden, het gebruik van P+R terreinen ontsluiten of de mogelijkheid bieden om de reiskosten te vergoeden in het voor- en natransport vanaf het station.
Ook kunt u waar mogelijk werken in de trein faciliteren of flexibele werktijden introduceren. Dit geeft werknemers de kans om buiten de spitsuren te reizen. De kans op een zitplek is dan veel groter en ook geldt er dan in veel gevallen een kortingstarief.
Daarnaast kunt u voor campagnes gericht op gedragsverandering terecht bij het regionale mobiliteitsnetwerk uit uw regio.
Mede gelet op de toename van administratie lasten vanwege het hybride werken en om doelmatigheidsredenen is sinds 2024 de vrijstelling voor ov-abonnementen en voordeelurenkaarten verruimd. In 2025 is de regeling aangepast en verduidelijkt. Lees hierover meer via Belastingplan 2025: vergoeden privé OV-Reizen geregeld - Anders Reizen.
Op dit moment geldt dat de vergoeding, verstrekking en terbeschikkingstelling van een recht op vrij reizen en een recht op korting gericht is vrijgesteld als de werknemer het recht (ook) gebruikt voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer. U hoeft hier dus geen loonbelasting over te betalen. De enige voorwaarde is dat uw medewerker het ov-vervoerbewijs ook in enige mate gebruikt voor woon-werkverkeer of zakelijke reizen. U mag als werkgever zelf bepalen of u dit wel of niet aanbiedt aan uw werknemers. Het kost u immers geld. Wel kan dit een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde voor uw werknemers zijn.
De gerichte vrijstelling geldt niet voor gedeclareerde privéreizen die met een privéreisproduct (geen recht op vrij reizen en geen recht op korting) worden gemaakt .
- Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
