E-factuurwijzer helpt decentrale overheden op weg met e-facturatie

Hoewel e-facturatie belooft om administratieve lasten te verlagen, processen te versnellen en de veiligheid te verbeteren, blijven veel organisaties in de praktijk achter in de adoptie. E-factureren is geen plug-and-play. Het vraagt tijd, kennis, afstemming en vooral een aanpak die past bij uw eigen organisatie.

Van inzicht naar actie

Om decentrale overheden te ondersteunen, is de E-factuurwijzer ontwikkeld: een toegankelijke tool waarmee organisaties hun huidige situatie kunnen analyseren, knelpunten herkennen en concrete vervolgstappen bepalen. De inhoud is gebaseerd op input van gemeenten, provincies, waterschappen, softwareleveranciers en PEPPOL Access Points. Ook is een enquête uitgezet onder meer dan honderd decentrale overheden om de praktijkervaringen breed op te halen.

De E-factuurwijzer is bedoeld voor zowel beginners als gevorderden. Voor sommigen vormt de wijzer een startpunt, voor anderen juist een toetsmoment om te bepalen waar nog winst te behalen valt binnen hun organisatie.

Een praktijkvoorbeeld uit Leiden

De gemeente Leiden is een van de organisaties die stappen zet. De financieel administratief medewerker bij gemeente Leiden vertelt: “Sinds 1 april kunnen wij e-facturen ontvangen. We zijn begonnen met onze grootste leveranciers en vragen wat zij nodig hebben om via het systeem te factureren.” De keuze om klein te beginnen is bewust: “Het is voor ons vooral belangrijk dat het proces veiliger en sneller wordt en dat er minder handmatige verwerking nodig is.”

Volgens de medewerker ligt de sleutel tot succes in het bieden van helderheid: “U moet binnen uw organisatie én richting leveranciers duidelijk maken wat de voordelen zijn en welke doelen u wilt bereiken.”

Geen one-size-fits-all

De E-factuurwijzer benadrukt het belang van een integrale aanpak. Dat betekent niet alleen kijken naar techniek, maar ook naar organisatie, communicatie, leveranciersrelaties, capaciteit en zelfs strategische keuzes zoals het opnemen van e-facturatie in aanbestedingen. Ook onderwerpen als opleidingsplannen, business cases en testprocedures komen aan bod.

Met het oog op Europese regelgeving, zoals ViDA (VAT in the Digital Age) groeit het belang van e-facturatie alleen maar. Vanaf 2030 worden e-facturen voor grensoverschrijdende transacties verplicht. “Dat is een sterke stimulans om nu al de basis op orde te krijgen,” aldus Bas Avis (aansluitcoördinator bij het Kenniscentrum e-procurement).

Samen verder komen

E-factureren vraagt om keuzes. Gaat u leveranciers verplichten? Begint u juist met de partijen die het al kunnen? Welke rol spelen softwareleveranciers en serviceproviders in het onboardingsproces? De E-factuurwijzer helpt overheden om die vragen gestructureerd te beantwoorden en gefaseerd aan de slag te gaan.

E-facturatie is een veranderproces. Hoe beter u voorbereid bent, des te meer u eruit haalt. De E-factuurwijzer helpt u daarbij, stap voor stap.

Meer weten over de E-factuurwijzer of hulp nodig bij e-facturatie? Het Kenniscentrum e-procurement ondersteunt u. Stel hieronder uw vraag en het Kenniscentrum neemt contact met u op.