Subsidieregeling praktijkleren: Administratie en controle

Met het indienen van het aanvraagformulier verklaart u dat u aan deze voorwaarden van de regeling voldoet. Uw aanvraag dient u digitaal in.

Administratie

U als werkgever van een vmbo-leerling, pro-leerling, vso-leerling, mbo-bbl-student of een hbo-student beschikt over de volgende stukken in de administratie:

• een (praktijkleer)overeenkomst die door alle noodzakelijke partijen is getekend;
• een aanwezigheidsregistratie van de student bij de beroepspraktijkvorming op dag- of weekbasis. Dit kan bijvoorbeeld een uitdraai uit het digitaal tijdschrijfsysteem zijn, een presentielijst, of een geldig arbeidscontract samengaand met een afwezigheidsregistratie, zolang deze de aanwezigheid van de student in voldoende mate aantoont. De aanwezigheidsuren op school gelden niet als bewijs;
• een administratie waaruit blijkt dat begeleiding heeft plaatsgevonden (de voortgang van de beroepsvorming) en de wijze waarop het deel van de leerdoelen/kwaliteiten/kwalificaties met betrekking tot de beroepsvorming is behaald. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een (BPV-)werkboek van de student, gemaakte opdrachten in het kader van de opleiding of tussentijdse gespreks-, beoordelings- en evaluatieverslagen.

Formats administratie

Voor de aanwezigheids- en begeleidingsadministratie kunt u de volgende formats gebruiken. Dit is echter niet verplicht. U mag ook gebruik maken van gegevens uit uw eigen administratie.

Ziekte of afwezigheid geen onderdeel begeleide weken

U kunt alleen subsidie aanvragen voor een week waarin uw leerbedrijf daadwerkelijk begeleiding heeft gegeven. Het maakt hierbij niet uit hoeveel uren of dagen de student of leerling in die week aanwezig was, zolang de urennorm voor de beroepspraktijkvorming (BPV) in de subsidieperiode maar is gehaald. Lees de Veelgestelde vragen voor meer informatie over de BPV-urennorm.

Een week waarin om welke reden dan ook helemaal geen begeleiding heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld door ziekte, verlof of vorstverlet), kunt u niet opvoeren in de aanvraag. Wanneer u deze weken wel meetelt als begeleide weken, kan dit leiden tot een korting in de uitbetaling of eventueel een terugvordering.

Bewaarplicht

Als werkgever heeft u een bewaarplicht van de relevante documenten gedurende 5 jaar na het studiejaar waarvoor subsidie is verstrekt.

Controle

Na verstrekking van de subsidie voeren wij steekproefsgewijs controles uit om te zien of de noodzakelijke administratie aanwezig is. Ook controleren wij of in de aangevraagde weken/maanden begeleiding is geboden. De bewijslast ligt bij u als werkgever. U moet per student de administratie kunnen tonen, als wij hierom vragen. Als blijkt dat niet aan de voorwaarden van de regeling is voldaan, vorderen wij de ten onrechte uitbetaalde subsidie terug.