Bouwsteen 1: Organisatorische randvoorwaarden

Ontwikkel een brede visie op digitalisering en inkoop en maak e-facturatie daar onderdeel van. Dit draagt bij aan het invoeren of doorontwikkelen ervan. Vraag uw directie en bedrijfsvoering om de visie actief uit te dragen. Op die manier wordt e-facturatie niet als losstaand project gezien, maar als stap naar procesverbetering. 

De afdelingen financiën, inkoop en applicatiebeheer hebben een belangrijke taak in het creëren van draagvlak voor e-facturatie. Bespreek samen met deze afdelingen welke voordelen e-facturatie heeft en welke risico's er zijn. Dat zorgt voor een gezamenlijk gedragen strategie en invoeringsplan.

E-facturatie heeft invloed op de bezetting van de afdelingen financiën, inkoop en applicatiebeheer. Om deze verandering goed te begeleiden, heeft u een bezettingsplan nodig. Bij het maken van dit plan kijken de teams samen hoe het werk tussen de afdelingen verschuift. In het bezettingsplan houdt u rekening met de fase van invoering en onboarding van e-facturatie en de situatie op de langere termijn. 

Maak een intern communicatieplan. Omschrijf hierin hoe u alle medewerkers meeneemt in het invoeren en verdere uitrol van e-facturatie. Zorg ervoor dat uw medewerkers:

• begrijpen waarom e-facturatie belangrijk is;
• weten wat er van hen wordt verwacht;
• zien hoe e-facturatie aansluit bij de bredere doelen van uw organisatie.

Ook het inkoopbeleid van uw organisatie speelt een belangrijke rol bij het invoeren van e-facturatie. Overweeg e-facturatie in meer of mindere mate verplicht te maken voor bepaalde leveranciers. Weeg uw strategische doelen en prioriteiten goed af om te bepalen voor welke leveranciers dit haalbaar en gewenst is.

Leveranciers hebben volgens de wet het recht om e-facturen te versturen aan alle overheden en aanbestedende diensten. U moet de processen van uw organisatie hierop inrichten. Toch adviseren wij u om een business case voor e-facturatie te maken. Dit geeft inzicht in verwachte kosten en besparingen ervan. Met de business case kunt u bepalen hoe uitgebreid u e-facturatie wilt invoeren. Hoe uitgebreider u dit doet, hoe meer voordelen u ervan heeft.