Bouwsteen 2: Kennisniveau

Wijs één persoon aan als proceseigenaar of dossierhouder van e-facturatie. Deze coördineert het invoeren van e-facturatie en stemt af met medewerkers en externe stakeholders. Door één persoon proceseigenaar te maken, voorkomt u versnippering en vertraging.

Zorg voor een intern opleidingsplan voor e-facturatie. Met de trainingen en informatie uit het opleidingsplan doen uw medewerkers kennis en vaardigheden op over e-facturatie. Het opleidingsplan verschilt per organisatie. De inhoud hangt af van de manier waarop u het proces van e-facturatie inricht.

Maak een kennisbank voor uw medewerkers. Daarin staat alle actuele informatie over e-facturatie op één toegankelijke plek. Dit voorkomt misverstanden, zorgt voor betere samenwerking met leveranciers en versnelt het aansluitproces van nieuwe leveranciers. Maak de proceseigenaar verantwoordelijk voor het actueel houden van de kennisbank.

Veel organisaties bieden al instructiesessies aan voor nieuwe bestellers en budgethouders. Neem e-facturatie hierin mee. U legt uit wat e-facturatie is en wat de rol van bestellers en budgethouders daarbij is. Organiseer ook eenmalig een sessie om uw bestaande medewerkers nieuwe informatie te geven over e-facturatie.

De overstap naar e-facturatie kan eerst weerstand oproepen. Toon begrip en aandacht voor de zorgen van medewerkers. Zo creëert u draagvlak binnen uw organisatie. Leg uit hoe e-facturatie hun werk uiteindelijk gemakkelijker maakt, waardoor er meer tijd is voor belangrijke andere taken. Neem ook uw leveranciers mee in het veranderproces.