Bouwsteen 3: Procesinrichting

Zorg bij het invoeren van e-facturatie voor actuele, schone en volledige stamgegevens van uw leveranciers. Zo voorkomt u uitval in het factuurverwerkingsproces en worden facturen automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur. Zorg ook voor goed databeheer, zodat de datakwaliteit hoog blijft. 

U kunt e-facturen versturen en ontvangen via Peppol, e-mail of portalen. Veel mkb's en zzp'ers gebruiken e-mail als e-facturatiekanaal. Door e-facturen via e-mail te ondersteunen, maakt u het deze partijen gemakkelijk om u e-facturen te sturen. Met Peppol wisselt u veilig en gestandaardiseerd documenten uit. U moet dan wel zijn aangesloten via een toegangspunt (Access Point). Met een portaal kunnen uw leveranciers e-facturen maken en indienen zonder zelf de juiste software te hebben. 

Combineer e-facturatie met een inkooporderadministratie om de voordelen van e-facturatie te versterken. Legt u een inkooporder vooraf vast? Dan wordt bij ontvangst van de e-factuur automatisch gecontroleerd of deze overeenkomt met de gemaakte afspraken en de prestatieverklaring. 

Als ontvanger van e-facturen kunt u kiezen om facturen te verwerken op kop- of regelniveau. Bij factuurverwerking op regelniveau worden alle afzonderlijke factuurregels gecontroleerd en vergeleken met de gegevens uit de inkooporder. Dit zorgt voor meer controle en nauwkeurigheid.

Wij raden aan om naast het ontvangen en verwerken van e-facturen, ook te beginnen met het versturen ervan. Als u als organisatie zelf e-facturen stuurt, stimuleert u leveranciers om zich ook aan te sluiten bij e-facturatie. 

Met het Peppol-netwerk kunnen leveranciers direct informatie ontvangen over de status van hun e-facturen. Ze ontvangen dan een Invoice Message Response (IMR). Zo weten leveranciers het meteen als hun factuur verwerkt is of als er iets is misgegaan. De voordelen hiervan zijn:

• snelle feedback;
• betere communicatie;
• snellere probleemoplossing;
• meer transparantie.