5 Tips voor het aanvragen van exportdocumenten
Exportdocumenten. Zónder is exporteren buiten de Europese Unie vaak niet mogelijk. In de praktijk blijkt dat ondernemers én expediteurs regelmatig fouten maken met de aanvragen. En dat kost geld. Wij maken het u iets makkelijker met 5 tips over exportdocumenten.
U heeft een prachtig product op de markt gebracht. En uw eerste succesvolle stappen gezet in Nederland en andere landen van de Europese Unie. In de EU is er vrij verkeer van goederen, dus veel last van exportdocumenten heeft u niet.
Maar daarbuiten – in de zogeheten 'derde landen' – is dat een ander verhaal.
Als u ideeën heeft om bijvoorbeeld naar Japan, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten of Brazilië te exporteren, is het zinvol om u goed voor te bereiden.
Een paar voorbeelden waarbij u exportdocumenten nodig heeft:
- De overheid in een ander land wil weten waar uw product precies is gemaakt: hiervoor moet u een certificaat van oorsprong regelen.
- U wilt tijdelijk materiaal voor een beurs in het buitenland meenemen: hiervoor kunt u een ATA-carnet aanvragen (niet verplicht, wel handig).
- U wilt gebruikmaken van een handelsakkoord met een ander land: hiervoor moet u bewijsstukken indienen.
De ervaring leert dat fouten in de aanvragen snel zijn gemaakt. Het exportproces kan zo vertraging oplopen en dat kost geld. Bekijk daarom goed de links onder elke tip – daar vindt u meer uitgebreide informatie over het onderwerp.
Specialist inschakelen?
Het exportdocumentenproces is foutgevoelig. Een belangrijke afweging vooraf is of u een specialist inschakelt. Zoals een expediteur. Dat maakt de kans op fouten in het aanvraagproces kleiner. De dienstverlening verschilt per expediteur.
Tip 1: Check welke HS-code uw product heeft
Internationaal ondernemen begint met kennis van de juiste HS-codes. Om uit te zoeken welke exportdocumenten u nodig heeft, moet u weten welke HS-code uw product heeft.
HS staat voor 'harmonized system', het 'geharmoniseerde systeem' (de Nederlandse afkorting is ook wel GS). Dat betekent dat elke douane in de hele wereld producten in deze HS-codes indeelt. Of u nu fietszadels, flessendoppen of skischoenen maakt: alles heeft een eigen HS-code.
Neem het voorbeeld skischoenen (zie hieronder). Voor allerlei soorten schoeisel zijn aparte HS-codes. Voor skischoenen zelf is er ook een specifieke HS-code.
Maakt u een fout bij het vaststellen van de HS-codes? U mist dan misschien verplichte exportdocumenten voor skischoenen in het land waar u heen wilt exporteren. En u betaalt te weinig (of juist te veel) invoerrechten als er afspraken zijn gemaakt over schoeisel. In het 1e geval mag de douane invoerrechten naheffen, in het 2e geval moet u er zelf achteraan.
Kortom: voorkom ellende later in het exportproces en zoek dit goed uit.
Tip 2: Kijk in Access2Markets welke exportdocumenten u nodig heeft
U heeft nu uw HS-code. Met uw HS-code in de hand kunt u controleren welke exportdocumenten u nodig heeft.
Gelukkig hoeft u zelf niet uit te zoeken welke documenten er overal ter wereld gevraagd worden. De EU heeft namelijk een gratis toegankelijke database gebouwd: Access2Markets.
Deze gratis database van de EU geeft zeer gedetailleerde informatie over:
- met welke lokale regelgeving u rekening moet houden;
- welke invoerrechten er gelden;
- welke belastingen er gevraagd worden.
U kunt het land van waaruit u exporteert en het land van bestemming instellen. Informatie over exportdocumenten vindt u onder ‘Procedures en formaliteiten’. Daar vindt u 2 categorieën:
- algemeen (welke documenten u in het algemeen nodig heeft)
- specifiek (welke extra documenten u nodig kan hebben, zoals bepaalde vergunningen)
Beginnen met Access2Markets kan soms een uitdaging zijn. Gelukkig is hiervoor ook hulp online:
Tip 3: Let op dat u de aanvraag van het Certificaat van Oorsprong goed invult
In sommige landen willen douanes weten in welk land uw producten zijn gemaakt. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn:
- gezondheidsredenen: angst voor ziektes bij geëxporteerde dieren of planten
- economische redenen: producten waar vanaf een bepaalde hoeveelheid wél invoerrechten voor betaald moet worden (quotaregeling)
- politieke redenen: extra invoerheffingen als producten volgens de desbetreffende overheid te goedkoop op de markt komen
In Access2Markets staat of u bij de export van uw product dit Certificaat van Oorsprong (oftewel: 'Certificate of non-preferential origin') moet aanleveren.
Dit certificaat is een van de meest gebruikte exportdocumenten. Met dit document laat u zien in welk land uw producten hun oorsprong hebben, dus waar het gemaakt, geoogst, gewonnen of geboren is. Denk bijvoorbeeld aan de 'oorsprong' van delfstoffen, hout, gewassen of dieren.
Ontbreekt dit document terwijl het wel verplicht is in het bestemmingsland? De goederen worden dan niet ingeklaard.
U vraagt het Certificaat van Oorsprong aan bij KVK. In de praktijk blijken ondernemers en ook expediteurs de aanvraag niet altijd goed in te vullen. Heeft u hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met KVK (zie kopje 2).
Lees meer over het Certificaat van Oorsprong op de website van KVK.
Stappenplan exporteren
U heeft een gezond bedrijf in Nederland. Er is veel vraag naar uw product en u denkt dat er ook buiten Nederland behoefte aan is. Bent u starter en zoekt u informatie over het hele exportproces? Bekijk dan ons stappenplan 'Hoe exporteer ik mijn product?'
Tip 4: Gebruik de ROSA-tool om te beoordelen of u minder of geen invoerrechten hoeft te betalen
Stel: voor uw product zijn via het handelsakkoord met Canada (CETA) lagere invoerrechten afgesproken. Dat is mooi!
U kunt dan in aanmerking komen voor wat in douanejargon 'preferentiële tariefbehandeling' heet. Oftewel: uw klant hoeft minder of geen invoerrechten bij import in Canada te betalen. Dat maakt uw product in Canada hoogstwaarschijnlijk goedkoper en de kans op afzet groter.
Met de ROSA-tool van Access2Markets kunt u uitzoeken of het product voldoet aan de preferentiële oorsprongsregels en in aanmerking komt voor 'preferentiële tariefbehandeling' onder een specifieke EU-handelsovereenkomst.
ROSA is onder andere bruikbaar voor de vrijhandelsovereenkomsten van de EU met Canada (CETA), het Verenigd Koninkrijk en Japan.
Hoe kunt u bewijzen indienen via exportdocumenten EUR.1 en EUR-MED?
Voldoet uw product volgens de ROSA-tool aan de oorsprongsregels? Dan kunt u met de exportdocumenten EUR.1, EUR-MED (soms met een factuurverklaring, zie hieronder) bewijzen dat u voldoet aan de voorwaarden van het handelsakkoord. U betaalt dan lagere of helemaal geen invoerrechten. Digitaal aanvragen kan op 2 manieren: via een logistiek dienstverlener of via software van een intermediair.
Bekijk de website van KVK over indienen van bewijzen via EUR.1 en EUR-MED
Hoe kunt u bewijzen indienen via een factuurverklaring?
In sommige gevallen kunt u verklaringen van de oorsprong van producten zelf opstellen. Zoals wanneer de waarde van de producten van preferentiële oorsprong lager is dan € 6.000. Dat gaat via een factuurverklaring. Om een factuurverklaring te mogen maken is wel een vergunning nodig vanuit het land waar u heen wilt exporteren: Vergunning Toegelaten Exporteur (TE). Sommige landen kennen deze vergunning niet, maar wel de Registered Exporter (REX).
Let op: bij het invullen en opmaken van de factuurverklaring worden regelmatig fouten gemaakt. Via de Genesis-certificering (samenwerking van de International Chamber of Commerce met Kamers van Koophandel) kunt u de juiste verklaring en preferentiële oorsprongsbepaling op laten stellen.
Tip 5: Exporteert u voedingsmiddelen? Regel dan ook de exportcertificaten
Let goed op dat u uw exportdossier compleet maakt met exportcertificaten. Als het goed is, bent u deze certificaten al in Access2Markets tegengekomen (zie tip 2). Deze certificaten laten zien dat de producten bij export goed en gezond zijn:
- Exporteert u producten van dierlijke of plantaardige oorsprong? Regel dan ook een fytosanitair of veterinair certificaat bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).
- Exporteert u pootaardappelen, consumptieaardappelen en landbouwzaaizaden? Neem dan contact op met Naktuinbouw.
Deze certificaten regelt u in Nederland. Vaak zijn in het land van bestemming ook specifieke certificaten vereist die aantonen dat u voldoet aan de regels in dat land. Kijk dus goed in Access2Markets welke certificaten u moet regelen.
Ook voor exportproducten in andere sectoren kunnen certificaten nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan farmaceutische producten. Daarvoor moet u mogelijk een exportcertificaat bij Farmatec regelen.
Regel ze op tijd om de export niet te vertragen.
En dan...
Ja, het regelen van exportdocumenten kost heel wat werk. En dat is nog niet alles. Want u moet ook nog transportdocumenten en uitvoeraangiften meesturen. Ook hiervoor kan het nuttig zijn om een expediteur in te schakelen.
U vindt deze informatie op de pagina's Exportregels van onze landeninformatie. Bekijk onze landeninformatie.
Loopt u alsnog tegen problemen aan? KVK en RVO denken graag met u mee! Stel uw vragen over exportdocumenten aan KVK en internationalisering aan RVO.
Meer weten?
- KVK: informatie over exportdocumenten
- Ondernemersplein: informatie over exportdocumenten
- evofenedex: e-book over exportdocumenten
- evofenedex: informatie over douanedocumenten
- RVO: Stappenplan betalingen
Dit stappenplan is een gezamenlijke productie van KVK en RVO
Vragen over exportdocumenten?
Vragen over internationaliseren en subsidies?
- Ministerie van Buitenlandse Zaken
