Eurostars: internationale aanvraagprocedure

Voordat u een Eurostars-aanvraag indient is het van belang dat u voldoet aan de algemeen geldende internationale én de nationale voorwaarden in de deelnemende landen van uw consortium.

Om in aanmerking te komen voor Eurostars subsidie voldoen uw project en consortium aan een aantal internationale voorwaarden. Bekijk de Eureka website voor alle internationale voorwaarden.

De consortiumpartners uit verschillende landen moeten vanwege de nationale subsidie-uitkering ook voldoen aan hun eigen nationaal geldende subsidievoorwaarden. Wij adviseren daarom altijd dat uw buitenlandse consortiumpartners contact opnemen met de financieringsorganisaties van hun eigen land om te controleren welke nationale voorwaarden er gelden.

De Eurostars subsidieregels in Nederland zijn als volgt:

• De maximale subsidie bedraagt € 500.000 per project voor het Nederlandse projectaandeel.

• De subsidiepercentages van de subsidiabele R&D projectkosten zijn:

  • midden- en kleinbedrijf: 50%
  • kennisinstelling: 50%
  • groot bedrijf en overige deelnemers: 40% 

  Overige kosten moeten de deelnemende partijen via een eigen bijdrage financieren.

• Om als Nederlandse entiteit voor subsidie in aanmerking te komen moet er minimaal 1 Nederlands bedrijf bij het project betrokken zijn. Is er geen Nederlands bedrijf betrokken? Dan kunnen Nederlandse kennisinstellingen alleen op eigen kosten deelnemen aan een Eurostarsproject.
• Alleen projectkosten die direct betrekking hebben op onderzoek- en ontwikkelactiviteiten worden gefinancierd. Lees meer over de subsidiespelregels van het ministerie van Economische Zaken (EZ).
• RVO hanteert 3 mogelijkheden om loonkosten te berekenen:
  • Vast uurtarief van 60 euro/uur. Dit bedrag is inclusief overheadkosten.
  • Directe loonkosten + 50% overheadkosten.
  • Integrale kostensystematiek.
• RVO hanteert een vast aantal productieve uren van 1650 uur per jaar. Hiermee bestaat 1 maand (Person Month) uit 137.5 productieve uren.
• Kosten voor uitbesteding moeten in Nederland plaatsvinden.
• Op het moment van subsidieverlening zijn de Nederlandse deelnemende partijen geen onderneming in moeilijkheden (OIM). 

Als uw internationale aanvraag door het Eureka-secretariaat wordt goedgekeurd dient u vervolgens een nationale subsidieaanvraag in bij RVO. Voor deze nationale subsidieaanvraag is de Eurostars-modelbegroting een verplichte bijlage. Hoewel deze bijlage voor de internationale aanvraag niet nodig is, adviseren wij om in de voorbereiding gebruik te maken van deze modelbegroting voor het opstellen van het budget. 

Lees meer over de nationale subsidieaanvraag en download de Eurostars-modelbegroting.

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland kan volgens het Kaderbesluit nationale EZK en LNV-subsidies, artikel 22, onderdeel 1d geen subsidie verlenen aan een onderneming die op het moment van subsidieverlening in moeilijkheden is (OIM). De Europese Commissie heeft regels gemaakt waarmee we bepalen of een onderneming in moeilijkheden is.

U moet hiervoor een verklaring invullen. U controleert eerst uw situatie met een beslisschema en de uitkomst hiervan gebruikt u om de verklaring in te vullen. U vindt het beslisschema en de 'Verklaring geen OIM' op onze informatiepagina Onderneming in moeilijkheden (OIM).

Is uw onderneming volgens het beslisschema in moeilijkheden? Neem dan contact met ons op via eurostars@rvo.nl. In sommige gevallen kunt u nog een wijziging doorvoeren om alsnog buiten de kwalificatie OIM te vallen.

Bekijk onze Engelstalige uitlegvideo (YouTube) over het voorbereiden van een internationale Eurostars aanvraag voor meer informatie en voorbeelden.

Als uw project en consortium voldoen aan alle voorwaarden (stap 1), dient u een aanvraag in bij het Eureka Secretariaat. Dit doet u via het Eureka Project Management Platform. De aanvraag bestaat uit:

• het Eurostars-aanvraagformulier
• commitment & signature formulieren
• mkb-verklaring(en)
• financiële annex

Mogelijk stuurt u ook mee:

• Gantt chart
• technische annex

Op de website van het Eureka netwerk vindt u in de guidelines uitgebreide handleidingen, de benodigde formulieren en een Word-versie van het aanvraagformulier.

Wilt u, uw consultant of uw consortiumpartners gebruik maken van Generatieve AI (GenAI) bij het schrijven van uw voorstel? Bekijk dan onze Engelstalige uitleg over mogelijke consequenties hiervan.

Bij de nationale beoordeling van uw vermogen de eigen bijdrage te dekken, maken wij gebruik van het internationale aanvraagformulier en de financiële annex. Voor de financiële annex stelen wij geen aanvullende eisen ten opzichte van het Eureka netwerk. De financiële annex bestaat daarmee uit de afgelopen 2 jaarverslagen en/of een business plan, als uw organisatie nog geen 2 jaarverslagen beschikbaar heeft. 

Wij raden u aan extra financiële bewijsstukken op te nemen in uw financiële annex om aan te tonen dat uw financiële situatie voldoende is om de eigen bijdrage te dekken. Wij kunnen tijdens de ‘legal and financial viability check’ (zie stap 3) vragen naar extra financiële bewijsstukken wanneer dit noodzakelijk is.

Bekijk onze Engelstalige uitlegvideo (YouTube) voor meer informatie en inhoudelijke tips voor het indienen van een succesvolle Eurostars aanvraag aan de hand van vragen uit het aanvraagformulier.  

Na sluiting van de internationale deadline wordt uw aanvraag in een aantal stappen beoordeeld:

1. Eligibility check
   Direct na sluiting van de internationale deadline worden ingediende voorstellen automatisch gecheckt of ze voldoen aan de voorwaarden van een Eurostarsproject.
2. Legal and financial viability check (LFVC)
   De nationale financieringsorganisaties (in het geval van Nederland RVO) voeren een check uit of de aanvragers in aanmerking komen voor subsidie als er een positieve beoordeling wordt gegeven.
3. Remote expert assessment
   Tegelijk met de LFVC beoordelen 3 internationale experts met relevante ervaring binnen het vakgebied de aanvraag op inhoud. De 200 voorstellen die de meeste punten van de experts krijgen, worden - mits goedgekeurd tijdens de LFVC - geëvalueerd door het independent evaluation panel.
4. Independent evaluation panel (IEP)
   Het independent evaluation panel verdeelt de aanvragen in groepen en rangschikt de voorstellen per land. Deze rangschikking is leidend in de toewijzing van de subsidie.
5. Ethische beoordeling
   Een panel van ethische experts beoordeelt of de aanvraag voldoet aan relevante nationale, Europese en internationale ethische regels.
6. Internationale goedkeuring
   De projecten die worden aanbevolen voor financiering en waarvoor de beschikbare budgetten in de partnerlanden toereikend zijn, worden goedgekeurd.

Eurostars aanvragen wordt op 3 evaluatiecriteria beoordeeld:

1. Kwaliteit en efficiëntie van de implementatie
   Focus op projectplanning en kwaliteit van het consortium
2. Impact
   Focus op de markt en commercialisatie
3. Excellentie
   Focus op de innovatie en R&D activiteiten

De evaluatiecriteria zijn opgebouwd uit een aantal subonderdelen. Uitgebreide informatie over de evaluatiecriteria vindt u in de handleidingen op de Eureka website. Hier staat ook een handleiding voor de remote expert assessment (stap 3 in de beoordelingsprocedure).

Bekijk onze Engelstalige uitlegvideo (YouTube) voor meer informatie over de evaluatie van Eurostars aanvragen en inzichten voor een goede evaluatie.