EIP: Na uw aanvraag

Beoordeling van uw aanvraag 

Hebben we uw subsidieaanvraag compleet binnengekregen? Dan beoordelen we deze en ontvangt u onze beslissing binnen 22 weken na de sluitingsdatum. Een adviescommissie beoordeelt alle aanvragen op een aantal onderdelen. Hieruit komt een rangschikking. Het budget verdelen we onder de aanvragers die hier het hoogst op scoren. De aanvragen met de meeste punten krijgen als eerste subsidie.

Starten met uw project 

Nadat u uw aanvraag heeft gedaan, kunt u starten met de uitvoering van uw project. Als u begint voordat u de beslisbrief heeft, is dit op eigen risico. U krijgt alleen subsidie als we uw aanvraag goedkeuren. Tijdens de uitvoering houdt u zich aan de voorwaarden van de subsidie die in uw beslisbrief staan. 

Voorschot ontvangen 

Keuren we uw aanvraag goed? Dan ontvangt u automatisch een voorschot van 50% van het subsidiebedrag. 

Wijzigingen doorgeven 

Geef wijzigingen zo snel mogelijk aan ons door. U geeft een wijziging door voordat u deze uitvoert. Wijzigt u iets voordat we dit hebben goedgekeurd? Dan doet u dit op eigen risico. 

Een wijziging geeft u door met het Formulier melding voor projecten NSP Plattelandsinterventies. Stuur het ingevulde formulier naar plattelandsinterventies@rvo.nl. Noem in het onderwerp van de mail ten minste uw aanvraagnummer (11-cijferige code). Dit staat in de beslisbrief.

Communicatieverplichtingen nakomen 

Is uw subsidieaanvraag goedgekeurd? En ontvangt u steun van het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO)? Dan gelden er communicatieverplichtingen voor uw activiteiten. Het gaat dan om activiteiten waarover u informatie publiceert, voorlichting geeft of communiceert. Hieronder valt ook uw website en/of sociale media. 

Bij de uitvoering van uw project gelden deze communicatieverplichtingen van de Europese Unie (EU):

• U laat het EU-logo zien dat voldoet aan de voorschriften van de Europese Commissie.
• U meldt dat u steun uit het ELFPO heeft ontvangen. U gebruikt de EU-slogan. De EU-slogan hangt af van de financier(s):
  • 'Gefinancierd door de Europese Unie', of;
  • 'Medegefinancierd door de Europese Unie'.
• U beschrijft het project.

Heeft u subsidie aangevraagd voor Samenwerken aan innovatie (EIP) provincies? Dan laat u ook het logo van de provincie zien. 

Plaquette of digitaal beeldscherm 

Ontvangt u meer dan € 50.000 subsidie? En investeert u in materiële activa (fysieke bezittingen, zoals gebouwen, machines en inventaris)? U plaatst tijdens de uitvoering van uw activiteiten een plaquette of digitaal beeldscherm. Ze moeten voldoen aan de communicatieverplichtingen. De plaquette of het digitale beeldscherm is voor het publiek duidelijk te zien.

Voortgang doorgeven 

In de beslisbrief op uw subsidieaanvraag staat of en wanneer u een voortgangsverslag moet opsturen. Duurt uw project langer dan één jaar? Dan stuurt u sowieso een voortgangsverslag mee. Hiermee laat u ons weten hoe het gaat met uw project. U gebruikt hiervoor ons format. 

Vraagt u ook een deelbetaling aan? Dan raden we aan dat u op hetzelfde moment een voortgangsverslag meestuurt. U voegt dit toe als bijlage bij uw deelbetalingsverzoek in Mijn RVO. 

Wilt u, los van een deelbetaling, een voortgangsverslag aanleveren? Dan uploadt u het voortgangsverslag in Mijn RVO.

Betaalverzoek aanvragen 

Een aanvraag tot deelbetaling en vaststelling noemen we een betaalverzoek. U doet een betaalverzoek via Mijn RVO.

U kunt 2 keer per jaar een tussentijdse betaling aanvragen. Dit kan voor de kosten die u heeft gemaakt. Dit noemen we een deelbetaling. Een deelbetaling is minimaal 25% van het verleende subsidiebedrag en minstens € 50.000 aan subsidie. 

Voordat u de vaststelling indient, keren we maximaal 90% van het verleende subsidiebedrag uit. Dit doen we via het voorschot en mogelijke deelbetalingen. We reageren binnen 80 dagen op uw betaalverzoek.

Betaalverzoek voor provincies

Verleend subsidiebedrag onder € 125.000 

U bewijst alleen welke (deel)prestaties u tot nu heeft gerealiseerd. In uw beslisbrief staat met welke bewijsstukken u uw (deel)prestatie aantoont. 

Verleend subsidiebedrag vanaf € 125.000 

Bij subsidies vanaf € 125.000 vult u het Format begroting en betaalverzoeken in. U voegt dit toe bij een betaalverzoek. In het format geeft u aan welke kosten u declareert bij een betaalverzoek. 

Format begroting (en betaalverzoeken) 

Het hangt van de specifieke subsidie af welk format u gebruikt voor een betaalverzoek. Er zijn 2 opties. 

Heeft u alleen het Format begroting aangeleverd bij uw aanvraag? Dan gebruikt u het Format begroting en betaalverzoeken verleende EIP-projecten. Het format hiervoor vindt u hieronder. 

Heeft u het Format begroting en betaalverzoeken al aangeleverd bij uw aanvraag? Dan gebruikt u ditzelfde document bij uw betaalverzoek.

Format urenregistratie

Heeft u subsidie gekregen voor arbeidskosten of vrijwilligersuren? Dan gebruikt u het Format urenregistratie en voegt u dit toe bij een betaalverzoek.

Andere bijlagen 

Soms moet u deze documenten ook meesturen met een betaalverzoek:

• bewijsstukken die de gedeclareerde arbeidskosten onderbouwen, zoals loonstroken
• facturen en betaalwijzen voor gedeclareerde kosten van derden
• bewijsstukken van communicatie- en publicatieactiviteiten
• bewijsstukken voor extra voorwaarden, zoals een vergunning
• aanbestedingsdocumenten

Aanbesteden 

Is er een aanbestedingsplicht binnen uw project? We controleren de aanbesteding per opdracht. 

Aanbestedingsdocumenten kunt u via een digitale omgeving aanleveren. Hier uploadt u de documenten op een gestructureerde manier. Een digitale omgeving voor uw project vraagt u aan via plattelandsinterventies@rvo.nl. Noem in het onderwerp van de mail ten minste uw aanvraagnummer (11-cijferige code). Dit staat in de beslisbrief. 

Wilt u weten welke aanbestedingsdocumenten u moet aanleveren? Bekijk daarvoor de Handleiding aanleveren aanbestedingsdocumenten. Hierin staan ook tips voor de naamgeving van documenten.

Vaststelling doorgeven 

Heeft u de activiteiten waarvoor u subsidie krijgt afgerond? Dan doet u de eindverantwoording van uw project. Het hangt van de specifieke subsidie af welk format u gebruikt. Gebruik hiervoor het Format inhoudelijk en financieel eindverslag voor Samenwerken aan innovatie (EIP) provincies. Of het Format eindverslag voor alle andere EIP-subsidies. Dit doet u binnen 13 weken nadat u uw project heeft afgerond. U uploadt het eindverslag in Mijn RVO.

Wat regelt u voor vaststelling? 

Bij de vaststelling kunt u de (overgebleven) kosten declareren. En u verantwoordt dat meetbare resultaten zijn behaald. De vaststelling is dan ook een betaalverzoek. 

Ook laat u zien dat u voldoet aan de voorwaarden in de beslisbrief op uw subsidieaanvraag en/of andere beslisbrieven. 

Heeft u subsidie gekregen voor arbeidskosten of vrijwilligersuren? Dan gebruikt u het Format urenregistratie en voegt u die toe bij uw vaststellingsaanvraag.

Na uw vaststellingsaanvraag 

We beoordelen of u voldoet aan de voorwaarden en berekenen het definitieve subsidiebedrag. 

Voldoet u niet (helemaal) aan de voorwaarden? Dan kunnen we het subsidiebedrag lager vaststellen. We reageren binnen 80 dagen op uw aanvraag voor vaststelling. 

EIP Provincies 

Heeft u aangevraagd voor Samenwerken aan innovatie (EIP) provincies? Dan reageren we:

• binnen 13 weken als u minder dan € 125.000 subsidie krijgt;
• binnen 22 weken als u meer dan € 125.000 subsidie krijgt. 

Definitief subsidiebedrag 

In de beslissing op uw vaststellingsaanvraag leest u het definitieve subsidiebedrag. Heeft u dit bedrag nog niet helemaal ontvangen? Dan betalen we na de vaststellingsbrief de rest van uw subsidie aan u uit. Is het definitieve subsidiebedrag lager dan de subsidie die u al heeft ontvangen via een voorschot en mogelijke deelbetalingen? Dan betaalt u het verschil terug.