Goed voorbereid mee op handelsmissie? Lees dan deze 9 tips

Gepubliceerd op:
20 januari 2025

Uit onderzoek blijkt dat meegaan op handelsmissie de kansen van mkb'ers op buitenlandse markten vergroot. Goed nieuws! Maar hoe haalt u alles uit de exportkansen die missies bieden? Een goede voorbereiding is de sleutel. Lees onze 9 tips en maak van uw handelsmissie een succes.

Wat is een handelsmissie en wat kunt u ermee als ondernemer? Tijdens een handelsmissie reist u met een groep andere ondernemers naar het buitenland om te ontdekken welke kansen er liggen in een bepaalde sector. De handelsmissie geeft u als ondernemer kansen om producten en diensten te presenteren in het buitenland. En om te netwerken met mogelijke buitenlandse zakenpartners.

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) organiseert de missies, meestal in opdracht van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Vaak staan ze onder leiding van een bewindspersoon.

Uit onderzoek blijkt dat handelsmissies uw exportkansen vergroten. Volgens het CBS hebben vooral zelfstandige mkb'ers het meeste te winnen bij deelname aan een dergelijke handelsreis.

Maar hoe haalt u als ondernemer alles uit de kansen die deze handelsmissies bieden? We geven u 9 tips waarmee u de kans op succes via handelsmissies vergroot.

Tip 1: Vraag uzelf af of een missie goed aansluit bij uw onderneming

U ziet via social media, nieuwsbrief of een e-mail een mogelijk interessante handelsmissie voorbij komen. De eerste vraag die u zich vermoedelijk stelt: is meegaan interessant genoeg voor mij?

Die afweging is belangrijk om te maken. Deelname kan u veel opleveren. Maar het kost ook tijd en geld. Naast deelnamekosten betaalt u immers zelf voor verzekeringen, reis en verblijf.

Daarom adviseren wij ondernemers altijd om eerst deze 3 vragen te stellen:

  • Passen het thema, doel en programma van de missie bij uw bedrijf en groeiplannen?
  • Gaat de missie naar een land of regio met goede marktkansen voor uw product, dienst of oplossing?
  • Heeft u na terugkomst genoeg tijd om die kansen verder op te pakken? En om vervolg te geven aan de nieuwe contacten?

Heeft u erover nagedacht en besloten dat meegaan op deze handelsmissie inderdaad gunstig kan zijn voor uw onderneming? Wacht dan niet te lang met aanmelden. Meld u in elk geval ruim voor de uiterste aanmelddatum aan, om uw kansen tot deelname te vergroten.

Tip 2: Bedenk voor vertrek wat u uit uw deelname wilt halen

Is uw deelname aan de handelsmissie definitief? Goed nieuws! Het is aan te raden om dan een plan van aanpak te maken. Denk bijvoorbeeld aan vragen als deze:

  • Wat wilt u uit uw deelname halen en welke lokale contacten zoekt u precies?
  • Wat voor type organisaties wilt u bezoeken en wat hoopt u bij die organisaties te zien?
  • Wat moet u nog organiseren om goed beslagen ten ijs te verschijnen bij netwerkpartners?
  • In hoeverre ondersteunt het missieprogramma uw plannen?

De vragen helpen u om uw doel scherp krijgen. Dat is essentieel om van de handelsmissie een succes te maken. Misschien wilt u uw kansen op de buitenlandse markt onderzoeken? Dan is uw plan van aanpak anders dan wanneer u lokaal een verkoopkantoor wilt openen. Of op zoek bent naar een lokale producent voor uw product.

Let op: een handelsmissie heeft vaak een druk programma en is dus snel voorbij. Een plan en uw onderzoeksvragen geven een leidraad om uw tijd in het buitenland zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Heeft u hierbij hulp nodig? RVO denkt graag met u mee!

Richard Zwart van Rollz

"Je kunt aangeven bij de organisatie wat je tijdens de missie wilt zien en doen. Ik heb gezegd dat ik graag de praktijk wilde zien. Ik wilde rondlopen in verzorgingstehuizen en revalidatiecentra en kijken hoe de mensen daar lopen en bewegen."

Bekijk 5 tips van een ondernemer over de voorbereiding op een handelsmissie.

Tip 3: Bestudeer de zakencultuur van het land van bestemming

Tijdens uw voorbereiding op een handelsmissie is het ook een goed idee om u te verdiepen in de zakencultuur van het land waar u heen gaat. Kennis van de lokale cultuur maakt echt een groot verschil bij zakelijke gesprekken.

Vraag u af: Met welke gebruiken kan ik rekening houden als ik spreek met mogelijke zakenpartners? Hoe maak ik een goede eerste indruk? Hoe zorg ik voor het juiste evenwicht tussen respect tonen en zakelijk zijn?

RVO helpt u hierbij. Bekijk onze informatie over cultuurverschillen, met artikelen over zakendoen in de VS, China, Japan, Italië, VAE en Afrika. Daarnaast hebben we ook voor vrijwel alle grote landen informatie over de do's- en-don'ts in een land. Bekijk daarvoor onze landeninformatie.

Tip 4: Regel uw reisdocumenten op tijd

U maakt ongetwijfeld vaker zakenreizen, maar toch is het belangrijk om deze 3 zaken altijd te controleren voor u meegaat met de handelsmissie:

  • Controleer of uw paspoort nog geldig is;
  • Controleer of u een visum of andere extra documenten nodig heeft;
  • Moet u een van bovenstaande nog aanvragen? Doe deze aanvraag dan ruim op tijd.

Op de website van de Rijksoverheid kunt u opzoeken welke documenten nodig zijn om een land te bezoeken. Sommige handelsmissies gaan naar meerdere landen. Vergeet dan niet om voor al deze landen de regels te bekijken.

Handelsmissies zijn van onschatbare waarde voor internationale ondernemers, zéker binnen het mkb. Deuren gaan open die anders gesloten blijven, bijvoorbeeld op hoog politiek niveau, of aan de top van het bedrijfsleven in het gastland. Maar, misschien nog belangrijker: op missie leg je contacten, waar je normaal meer dan een jaar voor nodig hebt. En goede contacten leiden, uiteindelijk, naar goede contracten.

Ingrid Thijssen
Voorzitter ondernemersorganisatie VNO-NCW

Tip 5: Blijf up-to-date over de handelsmissie

U heeft zich aangemeld voor de missie, een plan van aanpak gemaakt, en reisdocumenten geregeld. Hoe blijft u nu op de hoogte over deze missie? Wij delen veel informatie met u. Denk bijvoorbeeld aan:

  • De handelsmissiepagina op de website van RVO. Hier vindt u algemene informatie over de thema's, doelgroep, deelname, kosten en het missieprogramma (zodra dit bekend is);
  • (Bij economische missies:) De missie-app. Daarin deelt de organisatie relevante informatie, zoals het gedetailleerde programma, belangrijke documenten, de samenstelling van de delegatie, praktische informatie en berichten voor de hele handelsdelegatie;
  • E-mails. Deelnemers krijgen via de mail bijvoorbeeld suggesties voor reis en verblijf;
  • (Eventueel) een deelnemersbijeenkomst. RVO organiseert dergelijke bijeenkomsten bij complexe missies, of als het nodig is in verband met het onderwerp of het doelland. Zo'n deelnemersbijeenkomst vindt meestal plaats vóór de start van de missie om het missieprogramma toe te lichten en tips te delen;
  • RVO-contactpersonen. Zij staan vermeld onderaan de missiepagina op onze website. U kunt hen bellen of mailen voor vragen.

Tip 6: Maak een to-dolijstje voor de netwerkevents

Voor bijna iedereen is netwerken met lokale bedrijven en overheden een belangrijk doel van handelsmissies. Daarom zet RVO altijd netwerkevents op het missieprogramma.

Dit to-dolijstje kan u helpen bij de voorbereiding op netwerkevents:

  • Geef bij aanmelding voor de missie aan wat u graag uit uw deelname wilt halen. Maak een profielschets van de contacten die u zoekt. De organisatie kan dan nuttige contacten uitnodigen voor de netwerkevents.
  • Bekijk het missieprogramma en vraag uzelf af: Met welke bedrijven en organisaties wil ik zeker spreken?
  • Noteer bij ieder contact wát u wilt bespreken. Deze aantekeningen helpen voorkomen dat u belangrijke zaken vergeet door drukte tijdens de handelsreis.
  • Bekijk welke andere deelnemers meegaan met de missie. Deelnemers werken binnen de handelsdelegatie vaak samen.
  • Denk na hoe u uzelf en uw product/dienst wilt presenteren aan mogelijke zakenpartners. Denk aan visitekaartjes, een brochure in de lokale taal, een demoversie.
  • Denk na of u ondersteuning wenst van het netwerk van Nederlandse ambassades en consulaten. Of misschien van andere personen binnen de handelsdelegatie? Soms gaat er een brancheorganisatie of een bewindspersoon mee die u verder kan helpen.

Wij maken onderscheid tussen handelsmissies en economische missies. Bij economische missies gaat altijd of een lid van het koninklijke huis, een minister, staatssecretaris of de minister-president mee. Uit ervaring blijkt dat de aanwezigheid van een bewindspersoon extra mogelijkheden en bekendheid geeft. Regelmatig gaan hierdoor deuren open die anders vaak gesloten blijven. Stel uzelf daarom de vraag: Waarmee kan deze bewindspersoon mij helpen?

Belangrijk: bespreek uw wensen vooraf met de organisatie. Zij zijn bereikbaar via de contactpersoon die altijd onderaan op de handelsmissiepagina staat.

Tip 7: Bereid een goede pitch voor

U weet ongeveer waar uw kansen liggen en welke samenwerkingspartners u daarvoor nodig heeft. Nu nog een vlotte presentatie van uw bedrijf om een goede indruk te maken. Mogelijk is dit al gesneden koek voor u, maar we zetten hier toch wat tips op een rij:

  • Bereid een korte en krachtige presentatie van uw bedrijf voor.
  • Oefen op een vlotte pitch waarin u goed uitlegt: 1. wat uw bedrijf doet, 2. wat u te bieden heeft voor de zakenpartner, 3. waar u zelf naar op zoek bent. Maak met deze pitch duidelijk aan uw gesprekspartners waar u voor staat. Maar zend niet alleen; beantwoord met uw pitch ook de vraag: What's in it for them?
  • Neem hardcopy presentaties en/of flyers/brochures over uw bedrijf mee. Zelfs in de huidige digitale wereld is het in sommige culturen nog gebruikelijk om informatie op papier te krijgen. Bied dit in het Engels en eventueel in de lokale taal aan (als in het betreffende land niet iedereen Engels spreekt).
  • Zorg dat u genoeg visitekaartjes heeft en houd ook hierbij rekening met de taal. Japanse zakenpartners waarderen het bijvoorbeeld als visitekaartjes ook vertaald zijn in het Japans.
  • Neem als u wilt relatiegeschenken mee. Denk bijvoorbeeld aan pennen en notitieblokjes of een kleine Nederlandse attentie met uw logo erop.

Tip 8: Wees een veilig en weerbaar ondernemer in het buitenland

Een handelsmissie (maar ook een gewone zakenreis) brengt soms extra veiligheidsrisico's met zich mee. Waar moet u op letten?

  • Denk aan de risico's op diefstal van uw apparaten of gegevens.
  • Wees alert als buitenlandse inlichtingendiensten interesse hebben in uw bedrijf, technologie of kennis.
  • Bescherm uw intellectueel eigendom. De wet voor intellectueel eigendom kan anders zijn op de plaats van bestemming. Registreer uw product nog voor uw eerste bezoek. Te laat registreren kan echt problemen geven.

Ga altijd zo veilig en weerbaar mogelijk op zakenreis. Bekijk ook onze andere tips en informatie over weerbaar ondernemen.

Tip 9: Plan tijd voor opvolging van de missie

De missie is voorbij en u bent tevreden en vol nieuwe indrukken terug in Nederland. Nu is het van groot belang om uw nieuwe contacten warm te houden. Een paar tips:

  • Plan tijd in uw agenda voor uw nieuwe zakelijke contacten;
  • In diverse landen is het belangrijk om ook persoonlijk contact te hebben met mogelijke zakenpartners. Bekijk hiervoor onze tips over cultuurverschillen.
  • Stuur nieuw opgedane contacten bij voorkeur nog tijdens de missie een persoonlijke e-mail. Daarin verwijst u naar uw gesprek en bevestigt u gemaakte afspraken. Want doet u dit niet, dan is de kans aanwezig dat uw nieuwe contact u snel weer is vergeten.

Wees realistisch en reken u niet te snel rijk. Een handelsmissie kan veel voor uw onderneming betekenen, maar is vaak ook het begin van een lang proces. Zakendoen in het buitenland vraagt om geduld en een lange adem.

Meer weten?

Blijf op de hoogte van onze handelsmissies:

Wilt u meer informatie over handelsmissies? Bekijk de volgende pagina's op onze website:

Bekijk ook informatie over ondernemen in het buitenland op de website van de Rijksoverheid.

Ontdek uw kansen!

Welke handelsmissies passen het beste bij u? Wij denken graag met u mee.

In opdracht van:
  • Ministerie van Buitenlandse Zaken
Bent u tevreden over deze pagina?