Praktijkleren in de loopbaanbegeleidende leerweg: Aanvragen

Het aanvraagformulier: hoe werkt het?

Begin op tijd met het voorbereiden van uw aanvraag. Wij leggen u kort uit hoe het aanvraagproces werkt. Het aanvraagproces bestaat uit de volgende 5 stappen:

Stap 1: Startpagina

Na inloggen via eHerkenning komt u op de startpagina. Hier staat algemene informatie over het aanvraagformulier en aanvraagproces. Ook vindt u hier het xlsx-bestand dat u kunt gebruiken als u meerdere studenten wilt opvoeren.

Stap 2: Uw gegevens

Hier selecteert u de contactpersoon voor de aanvraag en controleert u het rekeningnummer. U kunt hier ook contactpersonen toevoegen. Als u als intermediair de aanvraag indient, kunt u ook uw eigen contactpersoon voor de aanvraag selecteren.

Stap 3: Leerbedrijven

Hier ziet u de lijst met leerbedrijven die volgens de SBB (Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven) bij uw KVK-inschrijving horen. U kunt hier eventueel leerbedrijven toevoegen.

Stap 4: Studenten

Hier kunt u de studenten opvoeren.

Stap 5: Controleren en indienen

Bij deze stap kunt u het volgende doen:

• Uw aanvraag controleren.
• Uw conceptaanvraag eventueel in pdf-vorm downloaden.
• Uw aanvraag indienen na het afgeven van de verplichte verklaringen.

Andere belangrijke aandachtspunten

• Het proces van aanvragen, beoordelen en controles is volledig digitaal. Wij versturen geen papieren post.
• Laat u uw aanvraag indienen door een intermediair? Of bent u intermediair en wilt u een aanvraag namens uw klant(en) indienen? Dan is een ketenmachtiging nodig. Regel dit op tijd. Meer informatie over ketenmachtiging leest u hieronder.
• Wilt u namens een groep bedrijven een aanvraag indienen en hebben deze bedrijven elk een apart KVK-nummer? Dan kan aanvragen op 2 manieren:
  1. Elk bedrijf beschikt over een eigen eHerkenningsmiddel en dient afzonderlijk van elkaar een aanvraag in.
  2. Eén bedrijf treedt op als intermediair en vraagt subsidie aan namens meerdere bedrijven. In dat geval heeft het bedrijf dat als intermediair optreedt een ketenmachtiging nodig van de andere bedrijven waarvoor subsidie wordt aangevraagd. Ook dan moet per bedrijf een aparte aanvraag ingediend worden, maar hiervoor is maar één eHerkenningsmiddel nodig.
• Heeft uw bedrijf meerdere vestigingen en vallen deze onder hetzelfde KVK-nummer? Dan kunt u wél namens alle vestigingen subsidie aanvragen in één subsidieaanvraag en met één eHerkenningsmiddel. Een ketenmachtiging is dan niet nodig.

Uw aanvraag: voorbereiding en tips

Wij raden u aan vanaf de maand september te beginnen met het voorbereiden van uw aanvraag. Gebruik daarbij onze volgende tips:

1. Zorg op tijd voor eHerkenning niveau 3 met machtiging RVO-diensten op niveau eH3 (en ketenmachtiging als u de aanvraag als intermediair indient)
2. Bekijk wat wel/niet voor subsidie in aanmerking komt
3. Zorg dat uw administratie op orde is
4. Bepaal de juiste begin- en einddatum van begeleiding
5. Bepaal het aantal weken begeleiding binnen de aanvraagperiode. Houd hierbij rekening dat weken waarin de student niet bij u aanwezig is geweest niet meetellen als begeleidingsweek.
6. Gebruik het xlsx-bestand bij veel studenten (het actuele xlsx-bestand is beschikbaar tijdens de openstelling)
7. Dien uw aanvraag op tijd in
8. Controleer of u een ontvangstbevestiging heeft ontvangen
9. Bereid u voor op de volgende aanvraagronde

Lees de uitgebreide toelichting op deze tips zodat u goed bent voorbereid op het indienen van uw aanvraag.

Registratie leerbedrijven bij de SBB

Om problemen te voorkomen tijdens het aanvragen van subsidie, is het van groot belang dat de gegevens van uw leerbedrijf (of -bedrijven) bij de SBB correct en volledig staan geregistreerd. Voer hiervoor uw leerbedrijf ID in op de pagina van de SBB waarop u de gegevens van leerbedrijven kunt opzoeken. Controleer de gegevens en in het bijzonder het KVK-nummer. Is het KVK-nummer niet ingevuld, verkeerd of verouderd? Pas dit dan direct aan of vul het aan door in te loggen op MijnSBB.

Meer informatie over aanvragen

U vraagt de subsidie uiterlijk binnen 1 jaar na afronding van de praktijkplaats aan. U kunt namelijk alleen achteraf vaststellen in welke weken u daadwerkelijk een student heeft begeleid. Loopt de opleiding nog door? Als er sprake is van een volgend aanvraagtijdvak, kan in dat volgende aanvraagtijdvak een aanvraag worden ingediend voor het resterende deel van de praktijkplaats. 

Intermediairs en tussenpersonen hebben een ketenmachtiging nodig als zij voor andere bedrijven en organisaties een aanvraag willen indienen. In de alinea Aanvraag indienen voor een ander bedrijf vindt u meer informatie over ketenmachtiging.

Meerdere studenten

Wilt u aanvragen voor meerdere studenten? Dan kunt u ter voorbereiding alvast het xlsx-bestand invullen. Gebruik alléén het actuele bestand die hieronder staat. Een bestand uit voorgaande aanvraagtijdvakken kunt u niet gebruiken.

U kunt per aanvraag voor maximaal 600 studenten subsidie aanvragen. Wilt u voor meer studenten aanvragen? Verdeel de studenten dan over minimaal 2 aanvragen. Neem dus ook nooit meer dan 600 studenten op in een xlsx-bestand.

Hulp bij uw aanvraag of intermediair inschakelen?

U vraagt de subsidie eenvoudig zelf aan. Heeft u toch een vraag? Lees dan onze veelgestelde vragen of neem contact met ons op. U kunt er ook voor kiezen een intermediair in te schakelen om uw aanvraag in te dienen en de verdere correspondentie te voeren. U moet uw intermediair dan wel voorzien van de noodzakelijke gegevens voor uw aanvraag.

Als u een intermediair inschakelt, dan moet deze wel ketenmachtiging aanvragen. U moet uw intermediair daarvoor toestemming geven. Doe dit op tijd, want het kan enkele weken duren voordat dit geregeld is.

Aanvraag indienen voor ander bedrijf

Bent u een intermediair of tussenpersoon en vraagt u subsidie aan voor een ander bedrijf?

• Log in per bedrijf met eHerkenning niveau 3 en een ketenmachtiging 'RVO-diensten op niveau 3' of 'Alle diensten op niveau 3'. Bij een juist gebruik van ketenmachtiging ziet u rechtsboven in uw scherm 'Handelend namens [Bedrijfsnaam]' staan.
• Lukt het niet om namens een ander bedrijf in te loggen? Log dan in op de website van uw eHerkenningsleverancier en controleer hier het niveau van uw eHerkenningsmiddel. Kijk ook voor welke bedrijven en periode u bent gemachtigd.
• Als intermediair of tussenpersoon vraagt u de ketenmachtiging op tijd aan. Houd hierbij rekening met een levertijd van een aantal weken. U regelt dit via uw leverancier van e-Herkenning.