WBSO: Veelgestelde vragen kosten en uitgaven

Uitgaven zijn nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die worden aangeschaft om speur- en ontwikkelingswerk (S&O) mee te doen. Dit zijn dus investeringen. Kosten zijn alle andere zaken die zijn betaald voor het doen van eigen S&O. Dit betreft vaak verbruiksgoederen, materialen of werk dat bij derden wordt neergelegd.

U moet altijd een mededeling doen. Heeft u minder uren óf minder kosten en/of uitgaven gerealiseerd dan zijn toegekend? Dan ontvangt u een correctie-S&O-verklaring. Ook ontvangt u een correctie-S&O-verklaring als we tijdens een controle fouten vinden in bijvoorbeeld de mededeling of (delen van) de S&O-administratie. Te veel toegepaste S&O-afdrachtvermindering betaalt u terug via uw aangifte loonheffingen. Hoe u dit doet, leest u in de correctie-S&O-verklaring.

Kosten en uitgaven moeten direct toerekenbaar zijn aan het S&O-werk. Direct toerekenbaar betekent dat er een duidelijk verband moet zijn tussen de opgegeven kosten/uitgaven en de verrichte S&O-werkzaamheden.

Kosten

Kosten moeten bovendien uitsluitend dienstbaar zijn aan het S&O-werk. Uitsluitend dienstbaar wil zeggen dat de kosten voor 100% zijn toe te rekenen aan uw S&O-werkzaamheden. Maakt u (een deel van) de kosten ook als u het S&O-project niet zou uitvoeren? Dan komen deze kosten niet in aanmerking voor de WBSO.

Uitgaven

Uitgaven mogen wel gedeeltelijk dienstbaar zijn. Als u uitgaven gedeeltelijk voor de WBSO opvoert, leg dan in uw S&O-administratie vast hoe de berekening tot stand komt. Deze berekening onderbouwt u met feitelijke registraties: een schatting is niet akkoord. Het deel van de uitgave dat in aanmerking komt wordt bepaald vanaf de datum dat het bedrijfsmiddel in gebruik is genomen tot aan het einde van het kalenderjaar.

Vraagt u in WBSO aan voor werkelijke kosten en uitgaven (geen forfait)? Houd u er dan rekening mee dat u alleen de specifieke kosten en uitgaven mag melden die u in de aanvraag heeft opgenomen én die RVO heeft toegekend. Dit geldt niet per aanvraag, maar per project.

Een deel van deze uitgave komt in aanmerking.

Voorbeeld: u schaft een menger aan die u zowel gebruikt voor reguliere productie als voor S&O-werkzaamheden. Een deel van deze menger kan in aanmerking komen omdat het bedrijfsmiddel deels dienstbaar is aan S&O. Dit kan worden bepaald op basis van de draaiuren van de menger ten behoeve van het S&O versus het totaal aantal uren dat de menger wordt ingezet, gemeten vanaf de datum ingebruikname van de menger tot het einde van het jaar. In uw S&O-administratie moet u deze berekening onderbouwen met feitelijke registraties; een schatting is niet akkoord.

U kunt kosten en uitgaven opvoeren die andere BV’s binnen de fiscale eenheid voor uw S&O-werkzaamheden maken. Deze kosten en uitgaven kunnen andere BV’s dan niet opvoeren. In de aanvraag geeft u aan voor welke BV’s binnen de fiscale eenheid u de kosten en uitgaven opvoert.

S&O-uren

U mag alleen WBSO aanvragen voor S&O-uren van uzelf en van de medewerkers die bij u op de loonlijst staan. U mag geen WBSO aanvragen voor de inhuur van arbeid, dus niet voor stagiaires of medewerkers die u (via een uitzendbureau) heeft ingehuurd. S&O-werkzaamheden die u door derden of door ingehuurde medewerkers laat uitvoeren, is uitbesteed onderzoek.

Voorbeeld: u huurt een expert in om een knelpunt bij uw S&O-werkzaamheden op te lossen. Hiervoor mag u geen WBSO aanvragen. Zie ook de vraag ‘Wat is uitbesteed onderzoek?’

S&O-kosten en uitgaven

Heeft u WBSO aangevraagd voor werkelijke kosten en uitgaven (geen forfait)? Dan mag u wel WBSO aanvragen voor de kosten van uitbesteed werk bij derden. Dit is werk dat geen uitbesteed onderzoek is, maar essentieel is voor uw S&O-project. Het moet gaan om werkzaamheden die dienstbaar zijn aan uw eigen onderzoek of ontwikkeling, maar die u niet zelf kunt uitvoeren omdat u de expertise of faciliteiten niet in huis heeft.

Voorbeeld: u laat een voor het S&O-project noodzakelijke (laboratorium)test uitvoeren bij een gespecialiseerd bedrijf (derde partij). U gebruikt de testresultaten vervolgens voor uw eigen onderzoek of ontwikkeling. Of u laat een prototype zonder gebruikerswaarde bouwen door een gespecialiseerd bedrijf. Het maakt daarbij niet uit of de opdrachtnemer binnen of buiten de EU is gevestigd.

Let op:

• U mag geen WBSO aanvragen voor overige loonkosten (uw eigen S&O-loonkosten komen al via de S&O-uren in aanmerking), kosten van uitbesteed onderzoek en inhuur van arbeid.
• Uitbesteed werk is géén inhuur van arbeid (zie onder het kopje S&O-uren) en géén uitbesteed onderzoek.

Uitbesteed onderzoek betreft werkzaamheden die voor de aanvrager als S&O-werk kunnen worden aangemerkt en die door de aanvrager worden uitbesteed aan een derde. Deze kosten zijn uitgesloten voor de WBSO. Het is hierbij niet relevant of de derde partij zelf WBSO aanvraagt.

Houd tijdens het jaar een administratie bij waarin u de gerealiseerde kosten en uitgaven verantwoordt. Als u meerdere S&O-projecten heeft, houdt u per project een administratie bij van uw kosten en uitgaven. Deze administratie moet gereed zijn op het moment dat u de mededeling doet. Op de pagina S&O-administratie bijhouden vindt u een 'invoermodel kosten en uitgaven', waarin u de gerealiseerde kosten en uitgaven kunt opnemen.

Meld binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar (dus uiterlijk 31 maart) naast de gerealiseerde S&O-uren, ook de gerealiseerde kosten en uitgaven. Hierbij geldt onder andere:

• De gerealiseerde kosten en uitgaven die u meldt, moeten betaald zijn op het moment dat u de mededeling doet.
• U kunt alleen kosten en uitgaven melden die u in de aanvraag heeft opgenomen en die RVO heeft toegekend. Dit geldt niet per aanvraag, maar per project.

Is het totale aantal uren en/of het totale bedrag aan gerealiseerde kosten en uitgaven lager dan het aantal toegekende uren en/of bedrag aan kosten en uitgaven? Dan ontvangt u een correctie-S&O-verklaring.