WBSO: S&O-administratie bijhouden

Op deze pagina leest u hoe u een S&O-administratie bijhoudt. Wij kunnen u bij een controle vragen deze administratie aan ons op te sturen.

Hoe houdt u een S&O-administratie bij?

Vanaf de start van elk project houdt u een S&O-administratie bij. Ook als uw aanvraag nog niet is goedgekeurd. Daarin bewaart u alle brieven en beschikkingen die u van ons heeft ontvangen, en de volgende onderdelen:

1. Urenadministratie: het aantal uren dat elke medewerker per project per dag aan S&O besteedt.
2. Projectadministratie: een omschrijving van het type, de inhoud en de voortgang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden. 
3. Administratie van kosten en uitgaven: een overzicht van de kosten en uitgaven van het S&O-project (als u voor werkelijke kosten en uitgaven koos).

Elk onderdeel van de S&O-administratie lichten we hieronder toe.

Urenadministratie

In uw S&O-urenadministratie houdt u het aantal gerealiseerde S&O-uren bij.

• U kunt hiervoor gebruikmaken van het Model urenstaat WBSO (Excel). U mag ook een administratie bijhouden die beter aansluit op uw werkwijze. Maak in ieder geval onderscheid per dag, per project en per medewerker.
• Binnen een S&O-verklaring mag u met de S&O-uren schuiven tussen projecten. Als u aan een project minder tijd besteedt, mag u de resterende uren van dat project gebruiken voor één of meer andere goedgekeurde S&O-projecten die meer uren vragen.
• Schrijf geen uren voor medewerkers die ziek zijn of verlof hebben. We kunnen dit controleren.
• Update het aantal gerealiseerde S&O-uren minstens elke 10 werkdagen in uw eigen S&O-urenadministratie.

Projectadministratie 

Houd per project een administratie bij waaruit op eenvoudige en duidelijke wijze blijkt wat de aard, inhoud en voortgang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden zijn. De werkzaamheden die u uitvoert moeten overeenkomen met de projecten die zijn goedgekeurd.

• Bundel documenten overzichtelijk per project, voorzie documenten van datum en naam van de opsteller, maak regelmatig een korte samenvatting van de voortgang en bewaar de administratie 7 jaar.
• Een S&O-administratie kan uit verschillende (digitale) documenten bestaan, zoals vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto's of video's van prototypes, testresultaten etc. Voor programmatuurprojecten kunt  u ook denken aan versiebeheersystemen (zoals SVN en Git) en issuetrackingsystemen (zoals Jira).
• Deze administratie moet binnen 2 maanden na afloop van het kalenderkwartaal gereed zijn.

Meer weten?

• Bekijk de veelgestelde vragen over kosten en uitgaven.
• Lees alle acties die u uitvoert om uw voordeel te ontvangen.

Administratie van kosten en uitgaven

Ondernemers met personeel die bij de WBSO-aanvraag kozen voor 'werkelijke kosten en uitgaven' moeten de kosten en uitgaven van het S&O-project aantonen. Bent u zzp'er of heeft u gekozen voor de forfaitaire benadering? Dan hoeft u geen administratie van de kosten en uitgaven bij te houden.

• Voor de administratie van kosten en uitgaven kunt u gebruik maken van het WBSO invoermodel kosten en uitgaven (Excel). U mag ook een administratie bijhouden die beter aansluit op uw werkwijze.
• Bewaar documenten die van belang zijn voor uw kosten en uitgaven, zoals: boekingen van (diverse) grootboekrekeningen, opdrachtverstrekkingen en -bevestigingen, contracten (bijvoorbeeld voor huur), facturen en betaalafschriften.
• Het kan zijn dat u uitgaven* doet die gedeeltelijk dienstbaar zijn aan uw S&O-project, zoals een machine die u ook voor andere bedrijfsdoelen gebruikt. Maak voor deze uitgaven een duidelijke berekening waaruit blijkt welk deel van de uitgave gebruikt is voor de S&O-werkzaamheden vanaf de datum van ingebruikname tot aan het einde van het kalenderjaar. Neem deze berekeningen ook op in uw kosten- en uitgavenadministratie.
• De administratie van de kosten en uitgaven moet binnen 2 maanden na afloop van het kalenderjaar gereed zijn.

* Uitgaven zijn nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die worden aangeschaft om S&O uit te voeren. Dit zijn dus investeringen.