WBSO: Aanvraagproces
U kunt zelf WBSO aanvragen. Zorg wel dat u goed voorbereid bent. Op deze pagina leest u meer over hoe u de WBSO in 3 stappen aanvraagt.
WBSO aanvragen in 3 stappen
U kunt de WBSO gemakkelijk zelf aanvragen in 3 stappen. Wat deze stappen zijn, leest u in het stappenplan hieronder. De eerste 2 stappen zijn een voorbereiding op de daadwerkelijke aanvraag in stap 3. Met een goede voorbereiding is de online aanvraag snel gedaan.
Beantwoord de volgende 4 vragen:
- Wat gaat u ontwikkelen? Wat wordt het eindresultaat?
- Wat is er technisch nieuw of moeilijk aan de ontwikkeling waardoor u het niet met standaardkennis of standaardtechnieken kunt oplossen?
- Welke oplossingsrichtingen heeft u al bedacht of onderzocht en wilt u nu verder ontwikkelen?
- Welke afbreukrisico's loopt u in het ontwikkelproces?
Deze vragen gelden voor een ontwikkelingsproject (product of productieproces) en niet voor de ontwikkeling van programmatuur of het uitvoeren van technisch-wetenschappelijk onderzoek.
Voor het digitaal aanvragen van WBSO heeft u het volgende nodig:
- eHerkenning op minimaal niveau 3 (eH3);
- KVK-nummer en RSIN;
- Belangrijke projectdatums;
- Een overzicht van medewerkers die technisch inhoudelijk meewerken aan het project;
- Een inschatting van het aantal S&O-uren tot en met 31 december;
- Een overzicht van partijen met wie u eventueel samenwerkt en ieders rol binnen het project.
Bent u S&O-inhoudingsplichtige en vraagt u WBSO aan voor uw werkelijke kosten en/of uitgaven? Dan heeft u ook een inschatting van de kosten en/of uitgaven tot en met 31 december nodig.
- Ga naar het aanvraagportaal.
- Kies onder 'Direct regelen in het aanvraagportaal' voor 'WBSO aanvragen en beheren'.
- Log in met uw eHerkenning op minimaal niveau 3 (eH3) met een machtiging 'RVO diensten op niveau 3'.
- Vul het aanvraagformulier in met de informatie die u heeft voorbereid.
- Vraagt u opnieuw WBSO aan voor een langlopend project? U kunt informatie uit eerder goedgekeurde aanvragen makkelijk kopiëren. De projecten van eerder ingediende aanvragen staan voor u klaar bij stap 5 van uw nieuwe aanvraag.
- Heeft u 2 jaar geleden een S&O-verklaring ontvangen? Geef dan de bsn-nummers van uw S&O-medewerkers door via het aanvraagportaal. Dan kunnen wij het S&O-uurloon berekenen.
In het aanvraagportaal kunt u ook kiezen voor een vormvrije aanvraag. Hiermee kunt u de WBSO alvast aanvragen met alleen een paar basisgegevens. Later vult u uw aanvraag aan met de overige informatie.
Aanvraag offline voorbereiden
U kunt uw WBSO-aanvraag offline voorbereiden met een projectformulier. U kiest het projectformulier dat past bij uw type project. In het formulier beantwoordt u alle projectvragen. Het ingevulde projectformulier uploadt u later in het online aanvraagportaal. Vul per project een formulier in. Voor doorlopende projecten uit voorgaande aanvragen is het niet nodig een projectformulier in te vullen. In het aanvraagportaal kunt u bij stap 5 (Projecten) eerder toegekende projecten eenvoudig toevoegen aan uw aanvraag.
U kunt de projectformulieren ook gebruiken als u voor meerdere bedrijven WBSO wil aanvragen voor hetzelfde project of een nieuw project.
Aandachtspunten gebruik projectformulieren
Let bij het gebruik van de projectformulieren op het volgende:
- Sla het projectformulier eerst op. Open de opgeslagen versie van het formulier met Adobe Acrobat Reader. Vul het formulier in en sla het weer op. Als u dit niet doet, dan worden uw wijzigingen niet opgeslagen. Gebruik ook altijd de laatste versie van Adobe Reader.
- We passen de projectformulieren elk jaar aan. Gebruik altijd de meest recente versie op onze website.
- Upload het projectformulier in het aanvraagportaal bij stap 5 (Projecten). Voeg het formulier dus niet toe als bijlage.
WBSO aanvragen
Dien nu uw WBSO-aanvraag in voor 2025. U logt in met eHerkenning. Voor uw aanvraag heeft u minimaal niveau 3 met machtiging RVO-diensten op niveau eH3 nodig.
Wilt u eerst weten of u aan de basisvoorwaarden voldoet? Of welk financieel voordeel de WBSO u kan opleveren? Vul dan de WBSO-wijzer (eerder: de WBSO-regelhulp) in.
Hoeveel aanvragen kunt u indienen?
Ondernemers met personeel (S&O-inhoudingsplichtigen)
U kunt maximaal 4 aanvragen voor het lopende kalenderjaar indienen (hieronder vallen ook onvolledig ingediende aanvragen of vormvrije aanvragen die u niet intrekt). Uw aanvragen kunnen steeds een andere startmaand hebben, maar mogen ook dezelfde startmaand hebben.
Zelfstandigen zonder personeel (S&O-belastingplichtigen)
U kunt een onbeperkt aantal aanvragen voor het lopende kalenderjaar indienen.
Wanneer moet u uw aanvraag indienen?
De aanvraagtermijnen voor ondernemingen met personeel en zzp’ers zijn verschillend. Bekijk de WBSO-kalender voor een overzicht van deze termijnen en andere belangrijke data.
Let op: u kunt alleen WBSO aanvragen voor toekomstige werkzaamheden. Het achteraf aanvragen van WBSO is niet mogelijk.
Hulp bij uw aanvraag
U vraagt de WBSO eenvoudig zelf aan. Heeft u toch een vraag? Lees dan onze veelgestelde vragen of neem contact met ons op. Onze adviseurs helpen u graag verder. U kunt ook besluiten om iemand anders (een intermediair) in te schakelen om uw WBSO-aanvraag voor te bereiden, in te dienen en eventueel de verdere correspondentie te voeren. U moet de intermediair wel uitgebreid voorzien van informatie over uw project. Lees meer over het inschakelen van een intermediair.
Uitlegvideo's WBSO aanvragen
Bekijk de video's hieronder met uitleg over inloggen en aanvragen.
WBSO-aanvraag indienen of intrekken als intermediair
Voor intermediairs geldt het volgende:
- Wilt u een volledige aanvraag indienen? Log in per bedrijf met eH3 en een ketenmachtiging met 'RVO diensten op niveau 3' of 'Alle diensten op niveau 3'. Bij een juist gebruik van ketenmachtiging ziet u rechtsboven in uw scherm 'Handelend namens [Bedrijfsnaam]' staan.
- Wilt u een vormvrije aanvraag indienen? Dan heeft u geen ketenmachtiging nodig. U logt in met uw eigen eHerkenningsmiddel (eH3). Terwijl u ingelogd bent, kunt u voor meerdere bedrijven vormvrije aanvragen indienen. Bij het aanvullen van de vormvrije aanvraag gebruikt u wel de ketenmachtiging. Open de vormvrije aanvraag en kies voor 'Aanvullen'.
- Lukt het niet om namens een ander bedrijf in te loggen? Log dan in op de website van uw eHerkenningsleverancier en controleer hier het niveau van uw eHerkenningsmiddel. Kijk ook voor welke bedrijven en periode(s) u bent gemachtigd.
- Vraag de ketenmachtiging op tijd aan. Houd rekening met een levertijd van een aantal weken.
- Wilt u een volledige aanvraag intrekken? Log dan in met ketenmachtiging in het aanvraagportaal, open de aanvraag en kies rechtsboven in uw scherm onder 'Taken' voor 'Aanvraag intrekken'.
- Wilt u een vormvrije aanvraag intrekken? Dan heeft u geen ketenmachtiging nodig. Log in met uw eigen eHerkenningsmiddel (eH3), open de aanvraag en kies rechtsboven in uw scherm onder 'Taken' voor 'Aanvraag intrekken'.
Vertrouwelijkheid
Volgens artikel 67 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen behandelen wij de informatie die u verstrekt over uw S&O-projecten vertrouwelijk. Wij gebruiken de aangeleverde gegevens voor het beoordelen van uw aanvraag. Gegevens over de inhoud van de projecten verstrekken wij niet aan derden.
Veelgestelde vragen
Bekijk de veelgestelde vragen hieronder over het aanvraagproces.
Wilt u WBSO aanvragen, maar lukt dat niet op tijd? Dien dan een vormvrije aanvraag in via het aanvraagportaal. Dit is een aanvraag die nog niet volledig is. Op een later moment vult u de vormvrije aanvraag aan en dient u eventueel ook de burgerservicenummers (bsn's) in. Besluit u om de aanvraag niet door te zetten? Trek de aanvraag dan in. Als u dat niet doet, telt de vormvrije aanvraag mee voor het maximum van 4 aanvragen dat u per kalenderjaar kunt indienen.
Voor ondernemers geldt:
- Log in op het aanvraagportaal met uw eHerkenning op minimaal niveau 3 (eH3) met een machtiging 'RVO diensten op niveau 3'.
- Open uw aanvraag;
- Kies rechtsboven in uw scherm onder 'Taken' voor 'Aanvraag intrekken'.
Voor intermediairs geldt:
- Wilt u een volledige aanvraag intrekken? Log dan in met ketenmachtiging in het aanvraagportaal, open de aanvraag en kies rechtsboven in uw scherm onder 'Taken' voor 'Aanvraag intrekken'.
- Wilt u een vormvrije aanvraag intrekken? Dan heeft u geen ketenmachtiging nodig. U logt in met uw eigen eHerkenningsmiddel (eH3).
Voor een BV in oprichting (i.o.) kunt u geen eHerkenning aanvragen. U heeft namelijk nog geen KVK-nummer heeft. Heeft de BV i.o. vanaf de start van de volgende maand personeel in dienst en draagt deze loonheffing af? Stuur dan een e-mail met uw naw-gegevens naar wbso@rvo.nl. U ontvangt van ons een e-mail met de instructie.
- Wilt u een ingediende aanvraag als pdf downloaden? Gebruik hiervoor de downloadknop rechtsonder op de bevestigingspagina.
- Wilt u een conceptaanvraag als pdf downloaden? Genereer en download een pdf van de conceptaanvraag bij stap 8 'Indienen'.
Wilt u voor meerdere bedrijven WBSO aanvragen voor hetzelfde project of een nieuw project? Maak dan gebruik van de projectformulieren op onze website. U beantwoordt hierin alle projectvragen. Vervolgens uploadt u het ingevulde formulier bij stap 5 (Projecten) in het aanvraagportaal.
Als 3 BV's samenwerken aan één S&O-project en hiervoor alledrie WBSO willen aanvragen, dan zijn er 3 mogelijkheden.
- De intermediair dient alle aanvragen in. De intermediair logt in met eH3 en 3 ketenmachtigingen van de 3 BV's voor het indienen van 3 aanvragen. Let op: de BV's hoeven zelf geen eHerkenning te hebben. Hierop bestaat één uitzondering: eHerkenning van Digidentity.
- De werkmaatschappij dient alle aanvragen in. De werkmaatschappij logt in met eH3 voor het indienen van de eigen aanvraag en met de 2 ketenmachtigingen van de 2 andere BV's voor het indienen van deze 2 aanvragen.
- Elke onderneming dient de eigen aanvraag in. Elke onderneming logt in met eH3 voor het indienen van de eigen aanvraag.
Intermediairs hebben een ketenmachtiging nodig als zij voor andere bedrijven WBSO willen aanvragen. Er is geen dienst (machtiging) uitsluitend voor het regelen van de WBSO-aanvraag. Er is alleen een dienst op organisatieniveau (RVO). Kies de dienst 'RVO diensten op niveau eH3' of 'Alle diensten op niveau 3'. Hiermee kan uw intermediair zaken voor u bij ons regelen, waarvoor eHerkenning niveau 3 is vereist.
De intermediair met een ketenmachtiging kan ook de eerder door u (of een andere intermediair) ingediende S&O-projecten zien. Dit maakt het indienen van een vervolgaanvraag eenvoudiger.
In uw eerste aanvraag van het kalenderjaar neemt u alle S&O-projecten met S&O-uren (en eventuele kosten/uitgaven) op die u t/m 31 december heeft begroot. Dien alléén een nieuwe aanvraag in:
- voor een nieuw S&O-project;
- als de inhoud van uw S&O-project verandert (beschrijf bij uw aanvraag de wijzigingen bij ‘Update project’);
- als u andere kosten en/of uitgaven gaat doen dan u heeft aangevraagd (dit geldt niet per aanvraag, maar per project);
- als u verwacht meer uren, kosten en/of uitgaven te gaan maken dan u in totaal heeft aangevraagd;
- als uw project doorloopt na 31 december (aanvraag voor het volgende jaar).
Meer weten?
- Lees meer over het proces na uw aanvraag.
- Lees meer over het aanvraagproces in de Handleiding WBSO.
- Lees meer over kosten en uitgaven op Bereken uw voordeel.
- Ministerie van Economische Zaken
