Wel of geen intermediair?

Intermediair inschakelen

U kunt zelf een WBSO-aanvraag indienen. Op onze website en in de Handleiding WBSO vindt u alle informatie die u nodig heeft. Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 088 042 42 42 of via wbso@rvo.nl. 

U kunt ook iemand anders (een intermediair) inschakelen om namens uw onderneming een WBSO-aanvraag voor te voorbereiden, in te dienen en eventueel de verdere correspondentie te voeren. U betaalt hiervoor (provisie)kosten. Als u een intermediair inschakelt, blijft u altijd zelf verantwoordelijk voor uw WBSO-aanvraag en het nakomen van uw WBSO-verplichtingen (zoals het bijhouden van een administratie en het doen van de mededeling realisatie).

Aandachtspunten

Als u een intermediair inschakelt, moet u op een aantal dingen letten. Wij hebben de belangrijkste zaken voor u op een rij gezet. 

• Uw intermediair heeft een ketenmachtiging van eHerkenning nodig om namens u of uw onderneming op te treden. Regel dit op tijd. De levertijd is vaak een aantal weken. U kunt een ketenmachtiging afgeven voor uitsluitend RVO-diensten (kies de dienst 'RVO diensten op niveau eH3') of voor alle diensten op niveau 3 (inclusief onder andere het UWV en de Belastingdienst).
• Maak goede afspraken over de werkzaamheden die de intermediair voor u doet en wat de kosten zijn. Leg dit schriftelijk vast. Denk bijvoorbeeld aan het voorbereiden en indienen van de WBSO-aanvraag, het voeren van de correspondentie met Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), ondersteuning bij eventuele bezwaar- en beroepsprocedures, het doorgeven van bsn’s en het doen van mededeling realisatie. Houd er rekening mee dat u een groot deel van de aanvraag zelf moet voorbereiden, ook al schakelt u een intermediair in. 
• Sommige intermediairs werken op basis van 'no-cure no-pay'. Deze bureaus ontvangen een percentage van de WBSO-toekenning. Bij andere bureaus is het vaak mogelijk een uurtarief of vast bedrag af te spreken. De advieskosten zijn doorgaans 5 tot 15% van het bedrag dat u aanvraagt. Let goed op wanneer u de factuur moet betalen. Meestal is dit bij de goedkeuring van uw aanvraag, dus vóórdat u het WBSO-voordeel via uw aangiftes kunt verzilveren.
• Schat de hoogte van uw aanvraag niet te hoog in. Ga uit van werkelijk te verwachten kosten en te realiseren plannen. Dit is vooral belangrijk als u met uw intermediair een 'no-cure no-pay'-afspraak maakt over een percentage van de toekenning. Het toegekende bedrag in uw S&O-verklaring kan namelijk hoger zijn dan uw definitieve WBSO-voordeel. U kunt (te) hoge intermediairskosten voorkomen door een vast factuurbedrag af te spreken of een provisie op basis van het definitieve WBSO-voordeel.
• Maak met uw intermediair afspraken over het bewaken van de vertrouwelijkheid en kennisbescherming van uw project. Leg dit schriftelijk vast. Wees bedacht op het gebruik van Artificiële Intelligentie (AI), zoals Chat GPT. Dit zijn zelflerende systemen: de input die in de tool wordt gestopt, wordt gebruikt om de tool te verbeteren. Ook wordt de input opgeslagen op servers. Als u niet wilt dat uw intermediair gebruik maakt van dit soort tools, maak dit dan op tijd kenbaar aan de intermediair en leg dit ook schriftelijk vast.
• Sommige intermediairs bieden een programma aan, waarin u uw uren- en/of projectadministratie kunt bijhouden. Dit lijkt gemakkelijk, maar er zitten risico’s aan. Dit soort programma’s draaien namelijk op de server van de intermediair. Als u uw relatie met de intermediair beëindigt, heeft u (mogelijk) geen toegang meer tot uw WBSO-administratie. U kunt dan niet voldoen aan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
• Afspraken voor lange tijd of onbepaalde tijd kunt u mogelijk niet, of moeilijk, opzeggen. U kunt ervoor kiezen om eerst afspraken te maken voor een korte periode. 
• Lees de algemene voorwaarden van de intermediair. Sommige intermediairs vragen een vergoeding als u – tijdens de looptijd van een overeenkomst - WBSO of andere subsidies zonder hen aanvraagt. Wees bedacht op dit soort ongunstige bepalingen.