Beter Aanbesteden
Aanbesteden is de manier om professioneel opdrachten in de markt te zetten. Werkt u voor een gemeente, mkb, brancheorganisatie of ondernemersvereniging? En wilt u aanbesteden in uw regio of branche verbeteren door problemen op te lossen? U kunt subsidie aanvragen voor de kosten van uw project. Dit is de laatste keer dat u de subsidie kunt aanvragen.
Budget
Voor wie?
Aanbesteden helpt om de markt goed te laten werken. Als overheid wilt u een product of dienst van goede kwaliteit inkopen voor een eerlijke prijs. Als ondernemer bieden aanbestedingen u kansen op opdrachten en om uw bedrijf te laten groeien.
Deze partijen kunnen de subsidie aanvragen:
- gemeentes
- mkb-ondernemers
- brancheorganisaties
- ondernemersverenigingen
Ook een samenwerkingsverband van deze partijen kan de subsidie aanvragen. Deze bestaat dan uit minimaal 2 partijen. En wijst één penvoerder aan die de aanvraag verstuurt.
U vraagt subsidie aan voor een project dat helpt om knelpunten in het aanbesteden op te lossen. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door:
- het contact en de samenwerking tussen publieke opdrachtgevers en ondernemers te verbeteren;
- de kennis van deze partijen over aanbesteden te verhogen;
- de toepassing van bestaande kennis, methoden en instrumenten te verbeteren.
Wilt u meer weten over de knelpunten? U vindt verschillende voorbeelden in de toelichting van de subsidieregeling. Deze staat in de Staatscourant van 3 mei 2022.
Voor welke kosten subsidie?
U kunt subsidie krijgen voor alle kosten die direct verbonden zijn met de uitvoering van uw project. De kosten, prijzen en tarieven die u gebruikt, moeten wel realistisch zijn. En ze moeten passen bij de markt (marktconform zijn). Dat moet blijken uit de begroting die onderdeel is van uw aanvraag. U kunt geen subsidie krijgen voor kosten die al zijn gemaakt voordat u de aanvraag heeft verstuurd.
Vraagt u subsidie aan namens een gemeente? Gemeentes mogen de subsidie niet gebruiken voor eigen, operationele kosten, zoals loonkosten. U kunt de subsidie wel gebruiken om andere partijen in te schakelen voor uw project.
Voorwaarden
Wilt u deze subsidie aanvragen? Dan moet uw aanvraag voldoen aan de voorwaarden en de informatieverplichtingen. U levert bijvoorbeeld verschillende contactgegevens, een projectplan, begroting en planning aan. Meer hierover staat hieronder bij Uw aanvraag voorbereiden.
Houd er rekening mee dat u alleen subsidie kunt krijgen voor een project dat nog niet eerder is uitgevoerd. En dat u voor uw project nog niet eerder subsidie heeft gekregen. Op de website van PIANOo vindt u een overzicht van de projecten die in 2022 en 2023 subsidie kregen.
Krijgt u de subsidie toegewezen? Dan moet u uw project binnen 2 maanden starten. Het project moet binnen één jaar na die start klaar zijn. Wilt u meer weten over de informatieverplichtingen en voorwaarden? U leest hier meer over in de regelingstekst en de toelichting in de Staatscourant.
Is uw project klaar? Dan maakt u de kennis die u heeft opgedaan en de resultaten openbaar. Waar en hoe u dit doet, gaat in overleg met het Programma Beter Aanbesteden. Het kan bijvoorbeeld op de website van PIANOo.
Na uw aanvraag
U krijgt na uw aanvraag binnen 8 weken een brief met onze beslissing. Keuren wij uw aanvraag goed? Dan staat in deze brief hoeveel subsidie u krijgt.
Beoordeling aanvraag
Wij beoordelen uw aanvraag zo:
- Wij controleren eerst of uw aanvraag compleet is. Heeft u alle informatie opgestuurd, die wij van u nodig hebben? Dit zijn bijvoorbeeld verschillende contactgegevens en een projectplan, begroting en planning.
- Een beoordelingscommissie controleert of uw aanvraag voldoet aan alle andere voorwaarden. 3 personen controleren de aanvraag onafhankelijk van elkaar. Dit doen ze om tot een zo objectief mogelijk oordeel te komen.
- De commissieleden vergelijken hun eigen oordelen met elkaar. Verschillen deze van elkaar? Dan overlegt de commissie net zo lang totdat ze het met elkaar eens zijn.
- De commissieleden controleren alleen of u wel of niet aan de voorwaarden voldoet. zij geven verder geen punten of kwalitatieve score.
Wij beoordelen alle aanvragen op volgorde van binnenkomst. De aanvragen worden dus niet gerangschikt.
Wijzigingen doorgeven
De uitvoering van uw project kan anders gaan dan u heeft gepland. Dit kan gevolgen hebben voor uw subsidie. Neem daarom altijd contact met ons op als er iets verandert in uw situatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een andere einddatum van uw project.
Wij moeten uw wijziging eerst goedkeuren, voordat u deze mag doen. U krijgt bericht van ons binnen 8 weken nadat wij uw verzoek hebben gekregen. Hierin staat of u de wijziging mag doen of niet.
Subsidie in andere jaren
In 2022 en eerder in 2023 was er ook een openstelling voor Beter Aanbesteden. De voorwaarden waren toen hetzelfde als nu. U vindt ze hierboven bij Voorwaarden. Wilt u uw aanvraag beheren of wijzigingen doorgeven? Met de knop Uw aanvraag beheren gaat u naar Mijn RVO.
Meer weten?
Deze subsidie maakt deel uit van het programma Beter Aanbesteden. Kijk voor meer informatie over dit programma en de activiteiten die hierbij horen op de website van PIANOo. De complete regelingstekst van de subsidie Beter Aanbesteden vindt u in de Staatscourant van 3 mei 2022. De derde openstelling staat in de Staatscourant van 21 november 2023.
Veelgestelde vragen
Nee, dat kan niet. In de toelichting op de regelingstekst staan voorbeelden van activiteiten waarvoor u geen subsidie kunt krijgen. U vindt ze onderaan de regelingstekst, in paragraaf 1.3.
Het is belangrijk dat uw project helpt om aanbesteden te verbeteren. Wilt u dit doen door bijvoorbeeld een inkoopstrategie of contractmanagement? Dan mag u altijd een aanvraag doen. U stuurt uw projectplan mee, waarin u uw plannen uitlegt. Daarin maakt u duidelijk hoe uw project helpt om de doelen te halen van het programma Beter Aanbesteden.
Nee, hiervoor kunt u geen subsidie krijgen. Andere partijen moeten gratis gebruik kunnen maken van wat u ontwikkelt of organiseert. Ook mogen gebruikers (later) niet te maken krijgen met rechten of kosten, die het vrije gebruik verminderen. Bijvoorbeeld kosten voor beheer en onderhoud.
Nee, u kunt geen subsidie krijgen voor activiteiten die al zijn uitgevoerd. Maakt u een apart project van de activiteiten die u nog niet heeft uitgevoerd? En voldoet u ook aan de andere voorwaarden? Dan kunt u wel subsidie aanvragen.
Vraagt u als ondernemer subsidie aan? Dan is de btw voor u niet subsidiabel. U kunt de subsidie dus niet gebruiken voor het betalen van btw.
Vraagt u als gemeente subsidie aan? En ontvangt u externe facturen waarop btw van toepassing is? Dan kunt u die btw wel opgeven als subsidiabele kosten. Die btw moet u dan meenemen in de totale kosten waarvoor u subsidie aanvraagt.
U doet dit door andere organisaties actief mee te nemen in uw project. Bijvoorbeeld als deelnemer of mede-uitvoerder. Beschrijf duidelijk in uw projectplan hoe u dat doet. Wij kunnen uw aanvraag afwijzen als dit niet duidelijk genoeg blijkt. Het is niet genoeg als u alleen aan het eind van uw project de resultaten deelt in een verslag.
Wij raden u aan om hier vooraf duidelijke afspraken over te maken met de andere partij. Houd er wel rekening mee dat u de resultaten van uw project openbaar moet maken.
Een samenwerkingsverband bestaat uit minimaal 2 deelnemers. Is het ook een eigen rechtspersoon, bijvoorbeeld een vereniging of stichting? Dan kan die rechtspersoon niet direct als samenwerkingsverband subsidie aanvragen. Dit staat in artikel 3.15.2, tweede lid, onderdeel d, van de subsidieregeling. Er zijn wel andere mogelijkheden:
- Eén aanvrager:
U neemt deel aan een bestaand samenwerkingsverband maar vraagt namens de eigen organisatie de subsidie aan. U kiest dan in het aanvraagformulier voor Gemeente, Mkb-ondernemer, Ondernemersvereniging of Brancheorganisatie. Het project waarvoor u subsidie aanvraagt kan dan gaan over aanbestedingen in de praktijk van het bestaande samenwerkingsverband. Alleen uw eigen organisatie kan de subsidie ontvangen en dus de subsidiabele kosten maken. - Samenwerkingsverband:
U neemt deel aan een bestaand samenwerkingsverband maar vraagt namens de eigen organisatie de subsidie aan. U bent zelf een gemeente, mkb-ondernemer, ondernemersvereniging of brancheorganisatie en treedt op als penvoerder. U kiest dan in het aanvraagformulier voor Samenwerkingsverband en noemt ook de andere deelnemers aan dit samenwerkingsverband. U kunt alleen deelnemers opnemen die zelf ook gemeente, mkb-ondernemer, ondernemersvereniging of brancheorganisatie zijn.
Nee, het gaat voor deze subsidie om een verband van aanvragers die samen geen rechtspersoon vormen. Een Veiligheidsregio is een gemeenschappelijke regeling (WGR) en is dus wel een aparte rechtspersoon.
Als individuele gemeente kunt u wel een aanvraag doen voor een project van of binnen uw Veiligheidsregio over aanbesteden in de praktijk. U kiest dan in het aanvraagformulier voor Gemeente. U kan als gemeente ook andere gemeentes uit de Veiligheidsregio opgeven als deelnemers aan een samenwerkingsverband. U kiest dan in het aanvraagformulier voor Samenwerkingsverband.
Ja, dat zou kunnen. Wij beoordelen de aanvragen op volgorde van binnenkomst. Is het subsidiebudget bijna op? Dan krijgt de laatste aanvrager met een positieve beoordeling misschien niet het hele aangevraagde bedrag.
Als u goed kunt uitleggen waarom uw project langer duurt, kunt u uitstel krijgen. U hoeft de subsidie dan niet terug te betalen. U moet dan wel op tijd aangeven dat u niet binnen een jaar klaar bent. U doet dit op onze website via Wijzigingen doorgeven.
- Ministerie van Economische Zaken en Klimaat
