POP3: Berekenen kosten

Loonkosten

U kunt subsidie krijgen voor de loonkosten die uw bedrijf maakt. Dit kan als:

• uw personeel bij u werkt en loon ontvangt of;
• als u zelf bij een bedrijf werkt en loon krijgt of;
• als uw personeel werkt bij een partij die met uw bedrijf of personeel organisatorisch, economisch en financieel verbonden is. En daarvoor een beloning ontvangt, bijvoorbeeld in de vorm van loon.

Het personeel moet direct betrokken zijn bij de uitvoering van het project of de investering. Het gaat om het loon van één of meer jaren. In dit jaar of deze jaren zijn uren voor het project of de investering gemaakt. Wilt u weten of u voor loonkosten subsidie kunt krijgen? Kijk dan op de pagina van de subsidie die u aanvraagt. U vindt een overzicht van alle subsidies op de pagina Plattelandsontwikkelingsprogramma (POP3) – Wegwijzer.

Geen subsidie voor loonkosten

U krijgt geen subsidie voor loonkosten voor een:

• zelfstandige zonder personeel (ZZP’er)
• eenmanszaak
• stichting, vereniging of andere bedrijfsvorm zonder personeel in loondienst.

Berekenen van loonkosten

Voor het berekenen hiervan kunt u verschillende manieren gebruiken. Kijk op de website van uw provincie welke optie u kunt gebruiken. U kunt kiezen uit de volgende manieren:

A. berekening met een per medewerker bepaald uurtarief. Dit met zijn of haar bruto loon voor dat jaar. Bij deze berekening gaan we uit van 1.720 uren met een 40-urige werkweek.

B. berekening met een integrale kostensystematiek (IKS). Wij hebben deze IKS goedgekeurd.

Vanaf 2021 kunt u op 3 extra manieren de loonkosten berekenen:

C. als percentage van het totale bruto arbeidsloon per medewerker.

D. als vast percentage (20%) van de andere directe kosten.

E. per medewerker volgens methode A, maar zonder overhead (alleen directe kosten). Deze manier geldt als u de andere kosten berekent als vast percentage (40%)

Regels voor berekenen van loonkosten

De volgende regels gelden als u deze kosten berekent:

Methode A, B en E

Bij deze methodes kijken we naar het totaal aantal gedeclareerde uren per persoon in dat jaar. Dit mag niet hoger liggen dan het aantal uren dat voor de berekening van dat uurtarief is gebruikt. Kiest u methode A, B of E? U houdt dan urenregistraties bij voor medewerkers die activiteiten uitvoeren voor het project.

Methode D

Bij manier D bewijst u aan ons dat u de personeelskosten ook echt gaat maken. Dit geldt ook voor de andere kosten die u hiervoor maakt. Dit moet blijken uit uw projectplan en de hieruit volgende projectactiviteiten. Bent u een samenwerkingsverband? U kunt dan deze methodes alleen gebruiken als alle deelnemers in het samenwerkingsverband hiervoor kiezen. Heeft u uw project gedaan? En vallen de kosten die u moet onderbouwen lager uit? Dit geldt dan ook voor de berekende kosten als vast percentage van de onderbouwde kosten.

Methodes niet tegelijk gebruiken

De volgende methodes kunt u niet tegelijk in een project gebruiken:

• A en E
• B en E
• D en E

Meer informatie hierover vindt u in het Handboek POP3 op de website van het Regieorganisatie GLB.

Overheadkosten

U kunt alleen subsidie krijgen voor indirecte kosten (overhead) als u deze meeneemt in de methode waarmee u de personeelskosten berekent. Dit is het geval bij methode A, B en C. Het gaat hier om kosten die een organisatie wel heeft, maar die niet direct bij het project horen. Bijvoorbeeld de kosten voor telecommunicatie (telefoon en internet), porto, energie, verzekeringen en onderhoud.

A. Tarief 40-urige werkweek

Dit uurtarief berekent u via een aantal stappen:

1. Bepaal het bruto salaris voor dat jaar met een recente loonstaat of jaaropgave. U berekent dit met een niet-prestatie gebonden eindejaarsuitkering en zonder vakantie-uitkering van de betrokken persoon.
2. Verhoog dit bedrag met 43,5% voor werkgeverslasten. In dit percentage zijn de vakantie-uitkering, pensioenpremies en sociale verzekeringspremies meegenomen.
3. Verhoog dit bedrag met 15% voor indirecte kosten (overheadkosten).
4. Deel het bedrag bij stap 3 door 1.720 uur om het individuele uurtarief te bepalen.

Als er geen 40-urige werkweek is, houd dan bij stap 4 met een deeltijdfactor rekening. U berekent het uurtarief dan zo:

• Bepaal het aantal uren volgens het dienstverband.
• Deel de uitkomst hiervan door 40.
• Vermenigvuldig de uitkomst hiervan met 1.720. Gaat het om een deeltijdcontract van 18 uur? U berekent dan het aantal uren zo: 18/40 x 1.720 = 774 uur.

U vindt deze manier om te rekenen in het aanvraagformulier van de subsidie die u aanvraagt.

B. Integrale kostensystematiek (IKS)

U kunt gebruikmaken van een vooraf vastgestelde methode: de Integrale kostensystematiek (IKS). IKS is een manier om directe en indirecte kosten toe te rekenen aan kostendragers, zoals arbeidsuren. Hebben wij uw IKS goedgekeurd? Dan kunt u deze gebruiken bij het aanvragen en bewijzen van uw personeelskosten. Zorg ervoor dat wij de IKS hebben goedgekeurd voordat u subsidie aanvraagt.

Heeft u vragen over IKS? Of wilt u deze laten goedkeuren? Lees meer hierover op de pagina Integrale kostensystematiek (IKS).

C. Personeelskosten als percentage van totale bruto loon

De berekening van het subsidiabele uurtarief is hetzelfde als bij methode A of E. Het aantal uren berekent u door de tijd die de medewerker zal werken aan het project, te delen door zijn of haar totale werktijd. Als onderbouwing van dit percentage stelt u als werkgever een verklaring op. Hierin noemt u de namen van de werknemers en het vaste percentage per maand. U zet uw handtekening in dit document.

Bij de subsidieaanvraag geeft u het vaste percentage per maand op. U levert de verklaring aan bij uw aanvraag of het eerste betaalverzoek waarin die uren zijn opgenomen. U kunt de personeelskosten pas declareren als u deze verklaring heeft. Maakt u gebruik van deze optie? Dan hoeft u geen bewijs uit het tijdsregistratiesysteem of een bijgehouden urenregistratie aan te leveren.

D. Personeelskosten als vast percentage van andere kosten

U kunt de personeelskosten berekenen als een vast percentage van de andere directe kosten. Andere directe kosten zijn overige kosten, afschrijvingskosten, onbetaalde eigen arbeid en bijdragen in natura. Het vaste percentage is 20%. Over dit bedrag wordt vervolgens nog een opslag van 15% voor overheadkosten berekend.

U hoeft voor de medewerkers die projectactiviteiten uitvoeren geen salarisadministratie en urenregistratie aan te leveren. Uit het projectplan en eindverslag moet wel duidelijk blijken dat het gaat om personeelskosten.

Niet geldig bij overheidsopdracht

U kunt deze optie niet gebruiken als uw project een overheidsopdracht is. Daarbij gaat het om werken waarvan de geschatte waarde zonder btw gelijk is aan of groter is dan € 5.186.000.

Samenwerkingsverband

Deze methode geldt voor het hele project. Is er een samenwerkingsverband? Dan gelden de berekende personeelskosten voor alle deelnemers. U mag onderling regelen hoe u dit bedrag over de deelnemers verdeelt.

Voorbeeld:

De overige directe kosten voor uw project bedragen € 100.000. Deze kosten moet u nog steeds onderbouwen met bewijs. De subsidiabele personeelskosten waarvoor u geen bewijs hoeft aan te leveren worden berekenen we zo:
(20% van €100.000=€20.000) + (15% van 20.000=€3.000) = €23.000
De totale subsidiabele kosten voor uw project komen dan uit op € 123.000
Als de gemaakte overige directe kosten lager uitvallen, heeft dat ook gevolgen voor de personeelskosten.

E. Als de andere kosten worden berekend als vast percentage van directe personeelskosten

U kunt de overige kosten berekenen als vast percentage van de directe loonkosten. Het vaste percentage is 40%. Onder overige kosten vallen alle kosten derden, onbetaalde eigen arbeid, bijdragen in natura en overhead. Als u voor deze methode kiest hoeft u geen bewijs meer aan te leveren over de hoogte van de overige kosten. Uit het projectplan en eindverslag moet wel duidelijk blijken dat het gaat om overige kosten.

Berekening

U berekent de directe personeelskosten met een tarief zonder overhead (alleen directe kosten). Verhoog het bruto jaarloon met 43,5% voor werkgeverslasten. In dit percentage zijn de vakantie-uitkering, pensioenpremies en sociale verzekeringspremies meegenomen.

Samenwerkingsverband

Deze methode geldt voor het hele project. Is er een samenwerkingsverband? Dan moeten alle deelnemers hun directe personeelskosten volgens deze manier berekenen. Dit geldt voor de berekening overige kosten als vast percentage van de directe personeelskosten. De berekende overige kosten gelden voor alle deelnemers. U mag onderling regelen hoe u dit bedrag over de deelnemers verdeelt.

Voorbeeld:

De directe personeelskosten voor uw project zijn € 100.000. Deze kosten moet u nog steeds onderbouwen met bewijs. De overige kosten waarvoor u geen bewijs hoeft aan te leveren berekenen we zo: 
40% van € 100.000= € 40.000
De totale subsidiabele kosten voor uw project komen dan uit op € 140.000
Als de directe personeelskosten die zijn gemaakt lager uitvallen, heeft dat ook gevolgen voor de overige kosten.

Vaste bedragen

U kunt kiezen voor deze manier om de kosten te berekenen bij subsidiebedragen tot en met € 100.000. De optie bestaat uit een vast bedrag.

Voor wie?

Deze optie geldt voor projecten waarbij in de subsidieaanvraag duidelijk is omschreven welke prestatie er wordt geleverd. Daarnaast moet deze prestatie helemaal gerealiseerd worden. Alleen dan krijgt u een betaling. Voorbeeld: U heeft een landbouwwerktuig waarvoor u subsidie krijgt gekocht, en gebruikt deze. Alleen dan krijgt u een betaling. Het gaat hier bijvoorbeeld om fysieke investeringen en (bepaalde) investeringsprojecten onder LEADER.

Wat betekent dit voor u?

Bij uw subsidieaanvraag voegt u een projectplan en een projectbegroting toe. Mogelijk hoort hier een extra onderbouwing bij. Met deze gegevens bepalen we de prestatie en het subsidiebedrag. Dit bedrag en de prestatie kunnen zijn onderverdeeld in deelbedragen en prestaties.

Bij de vaststelling toont u met bewijs aan hoe u de prestatie realiseert. Dit kan bijvoorbeeld een verklaring met handtekening zijn samen met foto’s van de investering. U hoeft geen bewijs op te sturen die gaan over de gemaakte (en betaalde) kosten, zoals alle facturen, betaalbewijzen of urenregistratie.

Bij een vast bedrag krijgt u een subsidiebedrag voor de uitvoering van een meetbare prestatie. Dit kan bijvoorbeeld zijn: de aanschaf van een landbouwwerktuig, aanpassing in een stal of aanleg van een speeltuin.