Ketenverantwoordelijkheid: tips en tools

Werk samen met leveranciers en afnemers

Als uw bedrijfsactiviteiten (milieu)risico’s geven, is het raadzaam om deze risico’s te identificeren en deze vervolgens met andere schakels in uw keten te beperken. Samenwerking met uw toeleveranciers en afnemers levert u meer invloed in de keten op. Ook kunt u toeleveranciers en afnemers gemakkelijker aanspreken op hun verantwoordelijkheid. Zo stimuleert u MVO in de hele toeleveringsketen en niet alleen binnen uw eigen bedrijf.

Informeer bij leverancier naar MVO

Informeer bij uw leverancier waar het product vandaan komt en onder welke omstandigheden het is geproduceerd. Besteedt uw leverancier wel eens werk uit, en zo ja aan wie? Hoeveel werkuren omvat een normale werkweek en wat is het salaris van de arbeiders?

Doe zaken met betrouwbare partners

Doe zaken via betrouwbare intermediairs/tussenpersonen, die ook goed de lokale taal beheersen. Vraag aan andere ondernemingen met wie ze goede ervaringen hebben en vraag expliciet wat ze doen op MVO-gebied.

Zoek samenwerking met ngo's

Veel 'industriële' ketens zijn weinig inzichtelijk. Waar komen de grondstoffen vandaan voor een halffabricaat dat u importeert? Waar is een specifiek onderdeel van dat halffabricaat geproduceerd? Deze vragen zijn vaak alleen na gedegen onderzoek te beantwoorden. Iets waar veel kleine en middelgrote bedrijven individueel de middelen niet voor hebben. Als u samenwerking met ngo’s zoekt, kunt u wellicht antwoord krijgen op deze vragen.

Houd de keten kort

Houd de toeleveringsketen zo kort mogelijk. Dat verkleint de kans op misverstanden in een van de schakels. Dit biedt ook voordelen op financieel en kwaliteitsgebied.

Hanteer internationale richtlijnen

Stimuleer zakenpartners, inclusief leveranciers en onderaannemers, om volgens internationale MVO-standaarden te handelen. Voorbeelden van dergelijke standaarden zijn de OESO-richtlijnen. In deze richtlijnen staat wat de Nederlandse overheid verwacht van bedrijven in het buitenland op het gebied van MVO.

Werk met sociale standaarden

Voor arbeidsnormen en arbeidsvoorwaarden zijn onder meer van belang:

• Social Accountability 8000-standaard voor producenten en leveranciers in allerlei sectoren die een SA8000-certificering nodig hebben op fabrieksniveau.
• Business Social Compliance Initiative (Amfori BSCI) voor de detailhandel, de industrie en importeurs.

Gebruik audittools

MVO-uitgangspunten moeten in de hele onderneming worden doorgevoerd en nageleefd. Veel ngo’s en commerciële bedrijven hebben audittools ontwikkeld om dit implementatieproces te toetsen. Deze tools zijn vaak gratis beschikbaar.

Zoek samenwerking met collega-bedrijven

Eén producent kan de reputatie van al zijn collega’s beschadigen. Om dit te voorkomen is afstemming en samenwerking met concurrenten en bedrijven in de keten van groot belang. Zo wordt voorkomen dat een bedrijf dat alleen op prijs concurreert goede ondernemingen uit de markt drukt. Een brancheorganisatie kan dergelijke samenwerking vaak in goede banen leiden.

Neem eisen op in contract

U heeft het recht om van uw partners of leveranciers te eisen dat zij voldoen aan sociale, fiscale en milieuwetgeving. Het is raadzaam om extra eisen (bijvoorbeeld voor arbeidsomstandigheden of milieu) samen met clausules over kwaliteitsmanagement, veiligheid en gezondheid op te nemen in het contract met uw buitenlandse partners. U kunt daarbij de financiële voordelen van MVO benadrukken, zoals stabiele kwaliteit en minder personeelsverloop bij werknemers.

Krijg zicht op thuiswerk

Soms besteedt een toeleverancier delen van het werk uit aan kleine bedrijfjes of thuiswerkers. Het is dan vaak extra moeilijk om inzicht in sociale en milieuomstandigheden te krijgen. Met enige diplomatie kunt u bij uw toeleverancier nagaan hoeveel van het werk op die wijze wordt uitbesteed. U kunt dat vaak ook afleiden uit de omvang van de productiecapaciteit van uw toeleverancier. Navraag doen bij lokale ngo’s kan ook resultaat opleveren.

Zorg voor naleving gedragscodes

Als u volgens een gedragscode werkt, geef uw zakenpartner dan tijd om aan de gedragscode te voldoen. Misschien stelt u eisen die hoge investeringen vergen. Bedenk dan dat niet ieder bedrijf deze zomaar kan realiseren. Maak een inschatting of uw leverancier zelfstandig uw gedragscode kan implementeren. Zo niet, begeleid uw leverancier hier dan bij. Zorg er altijd voor dat de gedragscode in de taal van de leverancier beschikbaar is. Zorg er ook voor dat de leverancier deze gedragscode verspreidt onder de werknemers en zijn leveranciers.

Controleer MVO-afspraken met toeleveranciers

Heeft u met uw toeleverancier MVO-afspraken gemaakt, controleer deze dan ook. Doe dit bijvoorbeeld door af en toe onaangekondigd bij de toeleverancier op bezoek te gaan. Bij zo'n bezoek wordt snel duidelijk of de afspraken worden nagekomen. Als dat niet zo is, is het belangrijk hierover met uw leverancier in gesprek te gaan.

Gebruik consistente inkoopmethoden

Zorg ervoor dat uw inkoopmethoden de verbetering van arbeidsomstandigheden niet belemmeren. Om een ethisch verantwoorde keten te ontwikkelen, dient u aandacht te besteden aan de volgende zaken:

• Consistente prijzen en langere/realistische levertijden.
• De toezegging om voorraad in te kopen gedurende 'slechtere tijden'. Met andere woorden: bereid zijn om afnamecontracten aan te gaan.
• Betrokkenheid bij controles van arbeidsomstandigheden op de werkvloer (zodat u de principes begrijpt en ondersteunt).
• Leveranciers de mogelijkheid bieden om feedback te geven over de druk waarmee zij te maken hebben. Dit zonder de contractuele relatie in gevaar te brengen.
• 'Prefered supplier'-status voor bedrijven die goede of verbeterde arbeidsomstandigheden kunnen aantonen.