Reiskostenvergoeding - werkgebonden personenmobiliteit
Een slimme reiskostenvergoeding helpt medewerkers duurzamer naar het werk te laten reizen. Een reiskostenvergoeding is niet vanzelfsprekend duurzaam. Dat is het alleen als u als werkgever een goede aanmoediging inbouwt. Op deze pagina beschrijven we de mogelijkheden waarmee u binnen de fiscale regels duurzaam reizen aantrekkelijk maakt.
Over reiskostenvergoeding
De reiskostenvergoeding is een manier om medewerkers een eerlijke vergoeding te geven voor gemaakte reizen voor het werk.
90% van de werkgevers biedt medewerkers een reiskostenvergoeding. Een deel van de werkgevers is hiertoe verplicht omdat de CAO dit voorschrijft. Een ander deel bepaalt dit zelf of kiest er bewust voor om een gunstiger vergoeding te betalen dan de CAO-afspraken voorschrijven. De afgelopen jaren kiezen steeds meer werkgevers voor een reiskostenvergoeding die duurzaam reizen stimuleert. U leest hierover meer in het Belastingplan 2023.
Het verstrekken van OV-abonnementen, fietsaanschafregelingen of bijvoorbeeld de leaseregeling behandelen we in dit thema niet. Hiervoor kunt u terecht op de betreffende pagina's via Start met verduurzamen werkgebonden personenmobiliteit.
Reiskostenvergoeding en de fiscus
Als uw medewerkers een eigen vervoermiddel gebruiken voor reizen voor het werk (woon-werk en zakelijk verkeer), dan mag u uw werknemers voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,23 per kilometer. Dit is een gerichte vrijstelling. Het maakt geen verschil of uw werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon- werkverkeer of zakelijke reizen. Het maakt niet uit met welk eigen vervoermiddel uw werknemer reist.
De onbelaste vergoeding van € 0,23 per kilometer geldt niet voor:
- Uit eigen overwegingen gereden omgereden kilometers (bijvoorbeeld om een kind naar de crèche te brengen)
- Een vergoeding voor (delen van) reizen waarvoor u als werkgever voor vervoer zorgt. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een leasefiets, leaseauto, en het verstrekken van een OV-abonnement.
- Vergoedingen voor reiskosten die u naast de € 0,23 per kilometer betaalt, worden gezien als loon. Die zijn dus wel belast. Dat zijn bijvoorbeeld vergoedingen voor parkeren, schade aan de auto of tolgelden. In hoofdstuk 23 van het Handboekloonheffingen vindt u uitgebreide informatie over de fiscale aspecten van deze reiskostenvergoeding.
Het betalen van een reiskostenvergoeding stimuleert niet per definitie duurzaam reizen onder uw werknemers. Het gaat er om hoe u de maatregel inricht. Binnen de fiscale kaders zijn er verschillende manieren om uw reiskostenregeling duurzaam te maken. Hieronder lichten wij de verschillende maatregelen toe.
Geef medewerkers die op een duurzame manier reizen een hogere vergoeding. Als werkgever kunt u vaak zelf bepalen welke bedragen u als reiskostenvergoeding betaalt. Vergoed bijvoorbeeld medewerkers met een fossiele auto € 0,10 per kilometer, medewerkers met een elektrische auto € 0,15 en fietsers € 0,23. Medewerkers die per OV reizen faciliteert u met een OV-kaart zodat zij alle kosten vergoed krijgen.
De afgelopen jaren zijn er steeds meer werkgevers die op zo’n manier hun reiskostenvergoeding vormgeven.
U kunt medewerkers een hogere vergoeding geven dan € 0,23 per kilometer. Als u aan uw werknemer voor reizen met een eigen vervoermiddel meer vergoedt dan € 0,23 per kilometer, is de vergoeding boven die € 0,23 loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook onderbrengen in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. Zo zijn er bijvoorbeeld werkgevers die fietsende medewerkers netto € 0,40 per kilometer vergoeden. In dit voorbeeld is € 0,23 fiscaal onbelast en wordt de € 0,17 per kilometer ondergebracht in de werkkostenregeling.
Voor meer informatie over het gebruik van de Werkkostenregeling zie hoofdstuk 10 in het handboek loonheffingen.
Geef medewerkers - die bijvoorbeeld op minder dan 5 kilometer afstand wonen - alleen een reiskostenvergoeding als zij per fiets reizen. Reizen zij per auto, dan krijgen zij geen vergoeding. Op deze manier stimuleert u medewerkers die dichterbij wonen om vaker de fiets te pakken. Bekijk hierbij wel of dit voor iedereen mogelijk is. Voor medewerkers die bijvoorbeeld nachtdiensten werken of die fysiek niet in staat zijn te fietsen kunt u een uitzondering maken.
Voor reizen met een eigen vervoermiddel van uw werknemer van zijn woning of een vaste plaats van werkzaamheden naar bijvoorbeeld een station of bus- of tramhalte, mag u tot € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Zo kunt u het gebruik van het openbaar vervoer extra aantrekkelijk maken door ook de reis van en naar het station of de bus- tram of metrohalte te vergoeden.
Met een verhuiskostenvergoeding kunt u medewerkers stimuleren om dichterbij het werk te gaan wonen waardoor de reisafstand korter wordt. U mag een gericht vrijgestelde verhuiskostenvergoeding geven van maximaal € 7.750 naast de vergoeding van de werkelijke kosten voor het overbrengen van de boedel. Voorwaarde is wel dat het gaat om een verhuizing die voldoende samenhangt met de dienstbetrekking. Dit is in ieder geval aanwezig als u aan de volgende voorwaarden voldoet:
- De werknemer verhuist binnen 2 jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing.
- De werknemer woont ten minste 25 kilometer van het werk en verhuist, waardoor de afstand tussen zijn nieuwe woning en zijn werk ten minste 60% minder wordt.
Voor de fiscale aspecten van de verhuiskostenvergoeding zie hoofdstuk 22.1.5 van het Handboek loonheffingen.
- Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
