Subsidieregeling praktijkleren: Veelgestelde vragen

Het studiejaar is niet voor alle onderwijscategorieën gelijk. Voor vmbo, VSO, PRO, entree in vmbo en mbo loopt het studiejaar van 1 augustus tot en met 31 juli. Het studiejaar voor hbo, promovendi en toio's loopt van 1 september tot en met 31 augustus.

U vraagt de subsidie aan na afloop van de begeleiding. Bij de onderwijscategorie mbo hoeft u de juiste start- en einddatum niet meer zelf te bepalen. De juiste begin- en einddatum van de begeleiding wordt namelijk opgehaald vanuit het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Dit geldt niet voor de andere onderwijscategorieën.

Een voorbeeld: u begeleidt een hbo-student in de periode 1 oktober 2023 tot en met 31 juli 2024. Dan vult u in het aanvraagformulier als begindatum 1 oktober 2023 en als einddatum 31 juli 2024 in. U kunt de subsidieaanvraag pas indienen ná 31 juli 2024, want dat is de einddatum van de begeleiding. Eerder indienen met als einddatum 31 juli 2024 wordt niet geaccepteerd.

Aanvragen dient u in:

• per studiejaar;
• per leerling/student; en
• per opleiding.

Vmbo/mbo studiejaren eindigen op 31 juli en beginnen op 1 augustus. Hbo/promovendi/toio’s studiejaren eindigen op 31 augustus en beginnen op 1 september.

U geeft het aantal weken begeleiding op per studiejaar, per leerling/student en per opleiding. Weken van ziekte en verlof tellen hierin niet mee.

Voorbeeld mbo bbl:
Stel u begeleidt een student van 24 februari 2024 tot 17 februari 2026.

Zo dient u in:

1. De periode 24 februari 2024 – 31 juli 2024 valt binnen het studiejaar 2023/2024 en moet voor 17 september 2024 uiterlijk 17:00 uur worden ingediend.
2. De periode 1 augustus 2024 – 31 juli 2025 valt binnen het studiejaar 2024/2025 en moet voor 17 september 2025 uiterlijk 17:00 uur worden ingediend.
3. De periode 1 augustus 2025 – 17 februari 2026 valt binnen het studiejaar 2025/2026 en moet voor 17 september 2026 uiterlijk 17:00 uur worden ingediend.

Voor het indienen van een aanvraag maakt u gebruik van het aanvraagformulier in de beveiligde omgeving van ons aanvraagportaal. In dit formulier moet u onder andere het bsn van de student invullen. Als een student geen bsn heeft, bijvoorbeeld een buitenlandse student, dan kan er ook worden aangevraagd met een onderwijsnummer van DUO. Dit is niet mogelijk voor wo-studenten. 

Het bsn (of het onderwijsnummer) wordt door RVO gebruikt om te bepalen of de opgegeven student voor de subsidie in aanmerking komt. Omdat deze controle onderdeel is van de wettelijke taak van RVO, is opname in een verwerkingsregister niet nodig.

Een voorwaarde voor subsidie is dat de student de begeleide onderwijsuren en uren beroepspraktijkvorming heeft genoten. Deze uren vloeien voort uit het onderwijsprogramma van de crebo beroepsopleiding. Dat programma is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling waarbij het bedrijf er mede zorg voor dient te dragen dat het onderwijsprogramma uitgevoerd kan worden zoals gepland.

Uit de aanwezigheidsadministratie van de werkgever blijkt of de student aanwezig is geweest bij de beroepspraktijkvorming. Daarnaast moet de onderwijsinstelling aan kunnen tonen dat de student aanwezig is geweest bij de begeleide onderwijsuren die verzorgd worden door de onderwijsinstelling. Deze begeleide onderwijsuren kunnen ook door de onderwijsinstelling bij het bedrijf worden aangeboden. In alle gevallen moet een aanwezigheidsregistratie bijgehouden worden die ook beschikbaar moet worden gesteld aan het bedrijf als hierom wordt gevraagd ten behoeve van de verantwoording. Het bedrijf kan dat van tevoren in de afspraken over de opleiding met de onderwijsinstelling vastleggen.

Als uw ondernemingsvorm is gewijzigd, kan de nieuwe entiteit aanvragen over de gehele periode. Het gaat dan in feite om dezelfde leerwerkplaats.

Als uw onderneming is overgenomen of gefuseerd met een andere onderneming gaat het in principe ook om dezelfde leerwerkplaats. Voor de student verandert er in het kader van de beroepspraktijkvorming niet veel. Normaal gesproken gaan alle rechten en plichten over op de nieuwe eigenaar of entiteit. De nieuwe eigenaar of entiteit kan de subsidie aanvragen over de gehele periode. De nieuwe eigenaar of entiteit beschikt dan ook over de praktijkleren-administratie.

Heeft u te maken met een specifieke situatie en bent u er niet zeker van hoe u moet handelen? Neem dan contact op met afdeling Praktijkleren.

De berekening verschilt per categorie. Voor vmbo, pro, vso en mbo-bbl geldt het aantal weken dat onderricht in de praktijk plaatsvindt (met een maximum van 40 weken per studiejaar) gedeeld door 40. Bij hbo is dit maximaal 42 weken gedeeld door 42. Het maximale subsidiebedrag bedraagt de uitkomst van de berekening vermenigvuldigd met € 2.700. Het bedrag van € 2.700 wordt verlaagd als er meer subsidie wordt aangevraagd dan het beschikbare budget in een categorie.

Voor promovendi en technologisch ontwerper in opleiding geldt het aantal maanden dat een promovendus zijn onderzoek verricht of een technologisch ontwerper in opleiding is ingeschreven bij een universiteit gedeeld door 12 en vermenigvuldigd met het aantal uren per week (met een maximum van 36) gedeeld door 36. Het maximale subsidiebedrag bedraagt de uitkomst van de berekening vermenigvuldigd met € 2.700. Het bedrag van € 2.700 wordt verlaagd als er meer subsidie wordt aangevraagd dan het beschikbare budget in deze categorie.

Ja, ook voor een kortere begeleidingsperiode kunt u subsidie aanvragen. Wel moet u naar rato voldoen aan de urennorm (zie de voorwaarden per onderwijscategorie).

Stel u heeft een mbo-bbl student 20 weken begeleiding gegeven. Dan ziet de berekening er als volgt uit:

• 20 gedeeld door 40 = 0,5
• 0,5 x 2700 = € 1.350

Heeft de begeleiding bij de beroepspraktijkvorming (BPV) van de student of leerling gedurende het hele studiejaar bij uw leerbedrijf plaatsgevonden? Dan moet deze BPV minimaal 610 klokuren omvatten bij mbo-studenten en minimaal 640 uur voor vmbo/PRO/VSO-leerlingen.

Is een student of leerling een kortere periode door uw leerbedrijf begeleid? Dan wordt in verhouding naar de BPV-uren gekeken.

Bijvoorbeeld: uw leerbedrijf heeft een mbo-student van 1 augustus 2023 tot en met 31 januari 2024 (dus 6 maanden) BPV-begeleiding gegeven. Dan moet uw leerbedrijf in deze periode minimaal 6/12 x 610 = 305 klokuren BPV-begeleiding aan deze student hebben gegeven. Voor de begeleiding van een vmbo/PRO/VSO-leerling geldt in dit geval minimaal 6/12 x 640 = 320 klokuren.

Het ministerie verstrekt de subsidie alleen voor de nominale duur van de opleiding. Dit maximum is gerelateerd aan het aantal jaar van de opleiding. Het maximale subsidiebedrag waarop een werkgever aanspraak kan maken is voor een volledige praktijkleerplaats in het mbo bijvoorbeeld 40 weken vermenigvuldigd met de nominale duur van de opleiding. Vertraging, waardoor de nominale duur van de opleiding wordt overschreden, is dus niet subsidiabel.

Tussentijds stopzetten van de opleiding

Het tussentijdse stopzetten van de opleiding, bijvoorbeeld in verband met zwangerschapsverlof, brengt geen wijziging in de nominale duur van de opleiding. Gedurende het verlof is er geen praktijkbegeleiding en kunt u dus ook geen aanspraak maken op subsidie. Zodra de praktijkbegeleiding na het verlof weer start, kunt u als werkgever aanspraak op subsidie maken totdat het maximum is bereikt. Uiteraard moet aan de overige voorwaarden van de regeling zijn voldaan (opleidingseisen, (praktijkleer)overeenkomst, feitelijke begeleiding).

Doorstroom naar een hoger niveau opleiding

Heeft een student bijvoorbeeld eerst een niveau 3-opleiding afgerond en wil hij daarna een niveau 4-opleiding gaan doen, dan gaat vanaf de start van de niveau 4-opleiding de nominale duur van de opleiding (3 of 4 jaar) opnieuw in. Maar een onderwijsinstelling zal een student die al een niveau 3-diploma heeft geen 3 of 4 jaar meer over een opleiding laten doen (de school krijgt immers bijna geen bekostiging meer voor deze leerling). De werkgever krijgt (als hij aan de voorwaarden voldoet) een tegemoetkoming maximaal voor de nominale duur van de opleiding op niveau 4, totdat de student zijn diploma haalt en uitgeschreven wordt op school. Dit geldt ook bij doorstroom van een niveau 1-opleiding naar niveau 2, en niveau 2 naar 3.

EVC-trajecten vallen niet onder de subsidieregeling. Een mbo-bbl opleiding die wordt gevolgd na afronding van een EVC-traject kan wel subsidie krijgen als deze volledig aan de eisen van een mbo-bbl opleiding en de Subsidie praktijkleren voldoet. Hierbij zal de student waarschijnlijk niet de hele nominale duur van het mbo-bbl traject doorlopen. Als gevolg van behaalde competenties kan de student vrijstellingen hebben gekregen. De weken dat daadwerkelijk begeleiding wordt verzorgd tijdens het mbo-bbl traject kunnen in aanmerking komen voor de subsidie.

Een maatwerktraject komt alleen voor subsidie in aanmerking als het traject volledig aan de eisen van een mbo-bbl opleiding en de Subsidieregeling praktijkleren voldoet. De regeling stelt namelijk als voorwaarde dat werkgevers in aanmerking komen voor subsidie als de student een volledig onderwijsprogramma volgt voor een erkend kwalificerend diploma.

Een uitzendbureau of detacheringsbureau kan voor zichzelf subsidie aanvragen als het een werkgever is in de zin van de regeling. Dit betekent voor de begeleiding van vmbo of mbo-bbl studenten onder andere dat het uitzendbureau een erkend leerbedrijf is. Verder moet het uitzendbureau zelf de student, waarmee het een praktijkleerovereenkomst heeft gesloten, begeleiden in de praktijk in hun eigen bedrijf.

Voor werknemers die worden uitgezonden of gedetacheerd bij andere organisaties kan een uitzendbureau of detacheringsbureau geen subsidie aanvragen, omdat de inlenende organisatie de begeleiding bij de beroepspraktijkvorming doet.

Ja, cumulatie is mogelijk. De regeling bevat geen bepalingen waarmee dit wordt uitgesloten. Let u er wel op dat dit bij de andere regelingen wel het geval kan zijn.

Met de 200 uurnorm voor begeleide onderwijstijd wordt bedoeld dat er minimaal 200 contacturen tussen de student en de docent plaats moeten vinden om tot een voldoende intensief, uitdagend en afwisselend onderwijsprogramma te komen. Het gaat daarbij ook om de actieve betrokkenheid van de onderwijsgevende.

Over e-learning als onderdeel van zo’n onderwijsprogramma zijn op dit moment onvoldoende goede voorbeelden bekend. De onderwijsinstelling wordt uitgedaagd om met goede voorbeelden te komen die wel aan de eisen van de wet en deze betreffende criteria voldoen. Daarvoor kan contact op worden genomen met Kennisnet.

De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor een kwalitatief goed onderwijsprogramma. Daar is het praktijkleren een belangrijk onderdeel van. De Onderwijsinspectie ziet toe op die kwaliteit.