Afzetbevordering visserij en aquacultuur 2019: vaststelling aanvragen

In de verleningsbrief leest u op welke datum uw project moet zijn gerealiseerd. Vanaf deze datum begint de periode van 13 weken te lopen waarbinnen u de vaststelling moet aanvragen.

Voor welke kosten?

Bij de aanvraag van de vaststelling geeft u de kosten op die u voor het project gemaakt en betaald heeft. In de verleningsbrief staat om welke kosten het gaat. Dit kunnen de volgende kosten zijn:

• loonkosten
• bijdragen in natura in de vorm van eigen arbeid en/of (on)roerende goederen
• afschrijvingskosten
• overige kosten

Redelijkheid van kosten

Houd er bij het aanvragen van een vaststelling rekening mee dat de kosten redelijk moeten zijn. Meer uitleg hierover vindt u bij de Subsidiespelregels EFMZV op de pagina Redelijkheid van kosten.

Aanvragen

U vraagt een vaststelling aan op mijn.rvo.nl. Daarvoor logt u in met eHerkenning 2+. In het formulier kiest u voor Aanvraag vaststelling indienen. Zorg dat u alle benodigde bijlagen bij de hand heeft (zie hieronder). U kunt de bijlagen alleen als pdf-bestand uploaden bij uw aanvraag.

Let op:

• Bij de vaststelling wordt uw project inhoudelijk volledig beoordeeld. U voert alleen de kosten op die niet eerder bij een voorschotverzoek zijn ingediend en goedgekeurd.
• Zorg voor een volledige aanvraag. Ontbreken er essentiële gegevens of bijlagen? Dan kunnen wij uw subsidie lager vaststellen.

Bij een samenwerkingsverband

Is de subsidie verleend aan een samenwerkingsverband? Dan vraagt de penvoerder namens de deelnemers een vaststelling aan. Uit de eindrapportage moet per deelnemer duidelijk blijken welke activiteiten er zijn uitgevoerd en welke kosten er zijn gemaakt. Elke deelnemer ontvangt individueel de vastgestelde subsidie.

Bijlagen bij uw aanvraag

Met uw aanvraag stuurt u de volgende bijlagen mee:

Eindverslag

In het eindverslag staan in ieder geval de volgende onderdelen:

• een beschrijving van de activiteiten die u heeft uitgevoerd in het project;
• een evaluatie over hoe de activiteiten hebben bijgedragen aan de doelstellingen in het projectplan;
• de kennis en informatie die u heeft opgedaan met het project;
• de manier waarop u deze kennis en informatie openbaar heeft gemaakt of gaat maken.

U kunt voor het eindverslag het format gebruiken. Gebruikt u uw eigen eindverslag? Zorg er dan voor dat u alle verplichte onderdelen die in ons format staan, goed en volledig onderbouwt.

Bewijsstukken van communicatieactiviteiten

Stuur bewijsstukken van communicatieactiviteiten over uw project mee. Denk hierbij aan posters, brochures en websites. Ook van de plaatsing van een bord of een plaquette stuurt u een bewijsstuk mee, bijvoorbeeld een foto. Uit deze bewijsstukken moet blijken dat u voldoet aan de publiciteitsvoorwaarden van het EFMZV.

Loonkosten

Stuur bewijsstukken mee waaruit blijkt welke loonkosten u heeft gemaakt. Welke bewijsstukken u kunt sturen, hangt af van de methode die u gebruikt voor de kostenberekening. Kijk daarvoor in dit overzicht.

Bijdrage in natura: eigen arbeid

Voeg een urenoverzicht toe dat aan de volgende voorwaarden voldoet:

• Het is sluitend en controleerbaar en geeft op persoonsniveau inzicht in het aantal uren dat daadwerkelijk aan het project is besteed.
• In het urenoverzicht staat uw naam, de datum waarop of de periode waarin de uren zijn gemaakt en de activiteiten waarvoor de uren zijn gemaakt.
• U ondertekent de urenregistratie zelf en geeft een inhoudelijke onderbouwing van de activiteiten in deze uren.

Bijdrage in natura: (on)roerende goederen

U voegt bewijsstukken toe waaruit de waarde van de goederen blijkt, bijvoorbeeld een taxatierapport. Worden de goederen ook na afloop van de activiteit gebruikt, of alleen voor een gedeelte van het project? Voeg dan bewijsstukken toe waarmee u onderbouwt welk deel van de gebruikskosten kan worden toegerekend aan het project.

Heeft u deze bewijsstukken al toegestuurd bij uw subsidieaanvraag? Dan hoeft u deze niet nog een keer mee te sturen.

Afschrijvingskosten

U kunt afschrijvingskosten opgeven voor:

• nieuwe investeringen die specifiek voor dit project worden gebruikt, maar nog niet volledig zijn afgeschreven voor het einde van het project;
• goederen die al voor de aanvang van het project in uw bezit waren.

U voegt bewijzen toe van de aanschaf, zoals facturen en betaalbewijzen. Ook voegt u bewijzen toe van de economische gebruiksduur, de waardevermindering tijdens de relevante periode en de verwachte restwaarde na afloop van het project.

Heeft u deze bewijsstukken al toegestuurd bij uw subsidieaanvraag? Dan hoeft u deze niet nog een keer mee te sturen.

Overige kosten

U voegt de ondertekende offerte of opdrachtbevestiging toe. Hieruit moet blijken wanneer u de verplichtingen bent aangegaan. Ook voegt u facturen en betaalbewijzen toe. De facturen moeten voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Een betaalbewijs is een kopie van uw bankafschrift of een print van uw rekeningoverzicht op internet. Het moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• U geeft duidelijk aan voor welke activiteiten u heeft betaald. De activiteiten komen overeen met het projectplan en de goedgekeurde wijzigingen daarop.
• Op betaalbewijzen via internetbankieren staan in elk geval uw bankrekeningnummer, naam, adres, woonplaats en de rentedatum.

Is er een verschil tussen betaalde bedragen en de factuurbedragen? Geef dan een reden aan op de kopie of print van het bewijsstuk.

Alternatieve berekening bijdragen in natura, afschrijvingskosten en overige kosten

U kunt de bijdragen in natura, afschrijvingskosten en overige kosten ook berekenen als vast percentage van de directe loonkosten. In dat geval hoeft u de hoogte van deze bedragen niet meer met bewijsstukken te onderbouwen. Meer uitleg hierover leest u in de Subsidiespelregels EFMZV.

Bijlagen bij opdrachten van meer dan € 25.000 (exclusief btw)

Waren de totale kosten van een opdracht bij 1 opdrachtnemer hoger dan € 25.000, exclusief btw? En berekent u de kosten niet als vast percentage van de directe loonkosten? Voeg dan de onderstaande bijlagen toe. Heeft u de bewijsstukken al eerder toegestuurd? Dan hoeft u ze niet nog een keer te versturen met uw vaststellingsaanvraag:

• Bent u een aanbestedende dienst en moet de opdracht op grond van de Aanbestedingswet 2012 worden aanbesteed? Dan stuurt u de informatie over de gunningsprocedure en -beslissing mee met uw aanvraag.
• Is de opdracht niet op grond van de Aanbestedingswet 2012 aanbesteed? Dan stuurt u 3 opgevraagde offertes mee met uw aanvraag. U onderbouwt de gunningsbeslissing die op basis van deze offertes is genomen.

Let op: Voor opdrachten van meer dan € 25.000 voert u de kosten op in het aanvraagformulier van de vaststelling. Het gaat om de kosten die niet eerder bij een voorschotaanvraag zijn ingediend en goedgekeurd.

Betalingsoverzicht

U voegt een betalingsoverzicht toe bij uw aanvraag als u:

• afschrijvingskosten en/of een bijdrage in natura in de vorm van (on)roerende goederen heeft opgegeven; en/of
• overige kosten heeft opgegeven en het gaat om een opdracht onder de € 25.000.

Dit overzicht voegt u niet bij als u deze kosten berekent als vast percentage van de directe loonkosten. Voor het overzicht gebruikt u het format Betalingsoverzicht.

Let op: Voor overige kosten neemt u alle kosten van opdrachten onder de € 25.000 in het betalingsoverzicht op. In het aanvraagformulier van de vaststelling geeft u het totale bedrag op. Dit doet u exclusief of inclusief btw, afhankelijk van of u de btw kunt verrekenen.

Besluit over vergunning of toestemming

U stuurt een besluit over een vergunning of een andere vorm van toestemming mee, als u dit voor het uitvoeren van de activiteiten nodig had en nog niet eerder heeft toegestuurd. Denk hierbij aan vergunningen, ontheffingen, meldingen, bestemmingsplannen of een milieueffectrapportage.

Accountantsverklaring

Maakt u gebruik van een integrale kostensystematiek (IKS)? En is uw subsidiebedrag hoger dan € 125.000? Dan stuurt u aan het einde van een project een controleverklaring mee over de projectkosten. Dit doet u alleen als u deze nog niet eerder hebt opgestuurd. Lees meer hierover op de pagina Integrale kostensystematiek.

Jaarlijkse opbrengst eerste verkoop

In het aanvraagformulier vragen wij u om de jaarlijkse opbrengst van de eerste verkoop van visserij- en aquacultuurproducten in het afgelopen jaar. Deze opbrengst onderbouwt u met bewijsstukken.

Het gaat om de jaarlijkse opbrengst van alle leden van de betrokken producentenorganisatie(s) in een kalenderjaar met als peildatum 31 december. De eerste verkoop is de eerste keer dat visserij- en aquacultuurproducten op de markt worden gebracht.

Na uw aanvraag

Nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen, controleren wij of deze volledig is. U krijgt daarover bericht van ons. Als er informatie ontbreekt, heeft u 14 kalenderdagen de tijd om deze aan te leveren.

U krijgt onze beslissing binnen 13 weken na ontvangst van de volledige aanvraag. In de vaststellingsbrief staat hoeveel subsidie u van ons ontvangt. Bij een samenwerkingsverband ontvangt de penvoerder de beslissing over de vaststelling.

Geen hoger subsidiebedrag

Zijn de werkelijke kosten van uw project hoger dan begroot? Dan leidt dit niet tot een hoger subsidiebedrag dan wij hebben verleend.

Lager subsidiebedrag

Is de vastgestelde subsidie lager dan het bedrag dat in de verleningsbrief staat genoemd? Dan kan de subsidie lager worden vastgesteld. Bijvoorbeeld omdat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden. Of omdat u niet heeft voldaan aan de verplichtingen die aan de subsidie zijn verbonden.

Uitbetaling van de subsidie

Is het nog te betalen bedrag in de vaststellingsbrief meer dan 0 euro? Dan storten we dat bedrag binnen enkele weken op uw rekening. Het bedrag wordt niet gestort op de rekening van de penvoerder, maar op uw eigen rekening als deelnemer.