Stappenplan Samenwerken aan groen-economisch herstel

Hoe u subsidie kunt krijgen

Voordat u subsidie ontvangt, doorloopt u samen met ons de volgende 6 stappen:

1. Subsidieaanvraag voorbereiden
2. Subsidie aanvragen
3. Beoordelen aanvraag en beslissing krijgen
4. Uitvoeren project
5. Deelbetaling aanvragen
6. Subsidie vaststellen en betaling krijgen

Tussen deze stappen door kunt u uw subsidieaanvraag bekijken, beheren en intrekken.

Stap 1: Subsidieaanvraag voorbereiden

Om de subsidie aan te vragen kon u zich voorbereiden door:

• eHerkenning aan te vragen;
• TAN-codes aan te vragen;
• iemand te machtigen;
• uw gegevens bij ons te controleren.

Stap 2: Subsidie aanvragen

Deze regeling is gesloten. U kunt niet meer aanvragen. Dit kon van 20 december 2021 9:00 uur tot en met 14 februari 2022 17:00 uur.

Stap 3: Beoordelen aanvraag en beslissing krijgen

Wij kijken of uw aanvraag compleet is. Hierna beoordeelt een onafhankelijke adviescommissie uw project op een aantal onderdelen. Dit zijn selectiecriteria. Met de scores op deze criteria rangschikken wij de aanvragen. Het budget gaat naar de aanvragers met de hoogste scores. U leest meer over de selectiecriteria in de Toelichting bij het format projectplan. Dit document staat op Samenwerken aan groen-economisch herstel. Geeft de adviescommissie ons een positief advies over uw project? Dan beoordelen wij of uw aanvraag aan alle voorwaarden voldoet.

Beslissing

Is uw aanvraag compleet en voldoet deze aan alle voorwaarden? Dan krijgt u van ons een digitale brief met onze beslissing op uw aanvraag. Hierin staat ook hoeveel subsidie u maximaal kunt krijgen. U logt in via mijn.rvo.nl en gaat naar Mijn Dossier. 

Beoordeling aanvraag kan langer duren

Helaas lukt het niet om alle aanvragen voor de streefdatum van 18 juli 2022 te beoordelen. Het kost meer tijd dan gepland om alle aanvragen te beoordelen. Sommige aanvragers krijgen daarom later een beslissing.

Als wij extra informatie nodig hebben, krijgt u van ons een digitale brief. Hierin staat wat u nog naar ons moet opsturen. En ook wanneer u dit uiterlijk moet doen. U kunt hierop wachten en hoeft geen contact met ons op te nemen. 

Waarom duurt het misschien langer? 

De adviescommissie rangschikt de aanvragen met de scores op de selectiecriteria. Daarna beoordelen wij de aanvragen met de hoogste scores als eerste. Hebben we de aanvragen die binnen het beschikbare budget vallen beoordeeld? De aanvragen die buiten het budget vallen, moeten we afwijzen. Alle aanvragers krijgen een beslissing van ons, ook bij een afwijzing.

Stap 4: Uitvoeren project

Binnen 2 maanden na de beslisbrief moet u starten met de uitvoering van uw project. Dit mag al meteen na de subsidieaanvraag, maar dit is wel op eigen risico. Als wij uw aanvraag afwijzen, krijgt u geen subsidie. Dit weet u pas als u van ons bericht krijgt over de beslissing op uw aanvraag. Wanneer u de beslissing krijgt, leest u hierboven bij Beslissing. Voor de subsidieaanvraag mag u alleen voorbereidingskosten maken, geen uitvoeringskosten.

De aanvraag van deze subsidie staat los van het aanvragen van een vergunning of toestemming voor uw project. Vergeet deze niet aan te vragen als dit nodig is.

Tijdens de uitvoering van uw project houdt u zich aan verplichtingen. Welke dit zijn, leest u in de brief met onze beslissing op uw subsidieaanvraag. Hieronder leest u meer over 2 van deze verplichtingen.

Voortgang en wijzigingen doorgeven

Als u uw projectactiviteiten uitvoert, bent u verplicht om elk jaar uw voortgang aan ons door te geven. Ook geeft u wijzigingen in uw project aan ons door.

Voortgang doorgeven

Tijdens de uitvoering van uw project geeft u minstens één keer aan ons door hoe ver u ermee bent. Zo kunnen wij zien of u het project volgens planning uitvoert. U geeft uw voortgang uiterlijk 31 december 2023 aan ons door. 

Vraagt u een deelbetaling aan van uw subsidie? Dan is het doorgeven van uw voortgang onderdeel van uw aanvraag voor de deelbetaling. Meer hierover leest u bij Stap 5 van dit stappenplan. Vraagt u deze deelbetaling niet aan? Geef dan uw voortgang door via de button hieronder.

• Uw voortgang doorgeven

Wijziging doorgeven

Wilt u iets wijzigen in het projectplan of de begroting van uw project? Meld dit dan zo snel mogelijk in een wijzigingsverzoek. Geeft u het niet aan ons door? Dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw subsidie.

Wij beoordelen uw wijzigingsverzoek binnen 13 weken. Alleen als wij toestemming geven voor de wijziging, ontvangt u van ons een nieuwe beslissing. Wijzen wij uw verzoek af? U krijgt hierover bericht via e-mail. Onze eerdere beslissing blijft dan geldig.

• Uw wijziging doorgeven

Meer hierover leest u op Voortgang en/of wijziging in subsidieproject doorgeven.

Stap 5: Deelbetaling aanvragen

U mag elk jaar maximaal 2 keer een deelbetaling aanvragen voor de kosten die u heeft gemaakt en betaald. En waarvoor u nog niet eerder een deelbetaling heeft gekregen. Het subsidiebedrag dat u aanvraagt moet minimaal € 50.000 zijn. U krijgt in totaal maximaal 90% van het totale subsidiebedrag als deelbetaling.

• Uw deelbetaling aanvragen

Bijlagen bij uw aanvraag voor deelbetaling

U stuurt een aantal bijlagen mee bij uw aanvraag voor een deelbetaling. Hiermee onderbouwt u uw voortgang en de kosten die u heeft gemaakt. 

Algemene bijlagen

U stuurt deze bijlagen mee bij uw aanvraag:

• Voortgangsverslag (format).
• Heeft u publiciteitsacties gedaan? Dan voegt u ook de gebruikte materialen toe als bijlage bij uw voortgangsverslag. Bijvoorbeeld persberichten en foto’s van projectborden. 
• Extra offerte(s), hiermee laat u zien dat de bedragen marktconform zijn. 
• Opdrachtbrief met handtekening, als u een opdracht heeft gegeven.
• Onderbouwing voor netto-inkomsten, als u deze door het project heeft gekregen.
• Bijlagen over de aanbesteding, als u of de opdracht aanbestedingsplichtig bent/is.     
• Andere bijlagen die nodig zijn bij uw project, zoals vergunningen en ontheffingen. 

Bijlagen over rekenmethodes van kosten

U heeft in uw subsidieaanvraag gekozen hoe u de kosten wilt berekenen. Welke methode u heeft gekozen bepaalt welke extra bijlagen u meestuurt. Hieronder vindt u de bijlagen per vereenvoudigde kostenoptie (VKO). U vindt een toelichting op alle VKO’s op VKO Samenwerken aan groen-economisch herstel. 

VKO loonkosten als percentage van de overige kosten

U stuurt deze extra bijlagen mee om uw kosten te onderbouwen:

• Facturenoverzicht (format). U voegt dit als pdf-bestand toe aan het aanvraagformulier en e-mailt dit als Excel-bestand naar ehf@rvo.nl. Zet uw aanvraagnummer in het onderwerp van de e-mail.
• Facturen of bonnen met uw projectnaam. U voegt elke factuur apart toe aan uw aanvraag. Zorg ervoor dat de volgnummers van documenten die bij elkaar horen hetzelfde zijn. Staat op de factuur niet duidelijk waar deze kosten voor zijn? Stuur hierover een uitleg mee. 
• Betaalbewijzen van facturen. Dit is een kopie van de banktransactie, ook bij pinbetalingen.
• Bewijsstukken waarmee u de redelijkheid van de kosten onderbouwt. 
• Urenregistratie van eigen arbeid (format).
• Deden de bestuursleden werk voor het project (eigen arbeid)? U stuurt bewijzen mee dat zij bestuursleden zijn, zoals verslagen van vergaderingen van het bestuur.
• Bewijsstukken van de bijdragen in natura die geleverd zijn, zoals machines, grond of gebouwen. 

VKO overige kosten als vast percentage van de loonkosten

U stuurt deze extra bijlagen mee om uw kosten te onderbouwen:

• Urenregistratie van de medewerkers en bestuursleden (format). 
• Loonstroken van medewerkers over de periode van het betaalverzoek. Krijgen uw medewerkers een eindejaarsuitkering? Stuur ook de opbouw hiervan mee. 

Formats

Na uw aanvraag voor een deelbetaling

U krijgt na uw aanvraag binnen 13 weken een beslissing. Hierin staat hoe hoog het bedrag is dat u als deelbetaling krijgt. Daarna betalen we het bedrag op de rekening van de penvoerder. 

Korting (10%-regel)

Wij controleren de bedragen die u in uw aanvraag voor een deelbetaling of vaststellingsaanvraag opgeeft. Het verschil tussen dat bedrag en het bedrag dat wij berekenen mag niet groter zijn dan 10%. Is dit groter? Dan verlagen wij het subsidiebedrag met het verschil tussen deze 2 bedragen.

Stap 6: Subsidie vaststellen en betaling krijgen

U rondt het project uiterlijk af op 31 december 2024. Binnen 13 weken hierna moet u vaststelling van uw subsidie aanvragen. Dan beoordelen wij de uitvoering van uw project en berekenen wij het definitieve subsidiebedrag. Voeg een eindverslag toe aan uw vaststellingsaanvraag. Voor dit verslag gebruikt u het format hieronder.

Uw vaststelling aanvragen

Na uw vaststellingsaanvraag

Wij controleren eerst of uw vaststellingsaanvraag compleet is. Missen er bijlagen? U krijgt een brief waarin staat wat, hoe en wanneer u deze aanlevert. U krijgt de beslissing op uw vaststellingsaanvraag binnen 13 weken na ontvangst van de complete aanvraag.

Hebben wij uw aanvraag goedgekeurd? In de vaststellingsbrief staat hoeveel subsidie u van ons ontvangt. Wij betalen dit bedrag binnen 6 weken. Heeft u al een voorschot op uw subsidiebedrag ontvangen? Dan halen wij dit van uw subsidie af. Het bedrag dat overblijft betalen wij aan u.

Tussen de stappen door

Uw aanvraag bekijken en beheren

Vanaf half januari kunt u digitaal aanvragen. Na uw aanvraag kunt u deze op elk moment bekijken en uw gegevens beheren. Hiervoor logt u in op mijn.rvo.nl. Daarna gaat u naar Mijn dossier. Hier kunt u:

• uw persoonsgegevens bekijken en wijzigen;
• documenten openen;
• registraties bijwerken;
• machtigen beheren;
• aanvullingen toevoegen;
• uw rekeningnummer doorgeven of wijzigen.

Uw aanvraag intrekken

Kunt u door omstandigheden uw project niet uitvoeren? Trek dan uw aanvraag voor de subsidie in. U doet dit op mijn.rvo.nl met de knop Aanvraag Intrekken. Soms mag u dit zelf doen. Dit mag:

• nadat u de brief heeft gekregen met de beslissing op uw subsidieaanvraag. Maar voordat u de vaststelling heeft aangevraagd;
• als u een brief heeft gekregen waarin staat dat u extra informatie moet aanleveren. En als de periode voor het aanleveren hiervan nog niet voorbij is.

Wilt u uw aanvraag op een ander moment intrekken? Neem dan contact met ons op. Wij mogen uw aanvraag dan voor u intrekken. Als wij dit hebben gedaan, krijgt u binnen een paar dagen een bevestiging.