IMVO, wat betekent het voor uw bedrijf?
Doet uw bedrijf zaken in het buitenland, of is (een deel van) uw waardeketen internationaal? Wij helpen u op weg met (internationaal) maatschappelijk verantwoord ondernemen: (I)MVO en due diligence. U houdt dan rekening met de gevolgen voor mens en milieu in uw bedrijfsprocessen en toeleveringsketen. Op deze pagina vindt u antwoord op veelgestelde vragen over dit onderwerp.
Heeft u andere vragen over (I)MVO? Mail onze adviseurs.
Over (I)MVO en due diligence
(I)MVO betekent dat uw bedrijf rekening houdt met de gevolgen van de activiteiten op mens en milieu. Dat heet ‘impact materialiteit'. De focus ligt op het voorkomen, verminderen of herstellen van de negatieve gevolgen van uw bedrijfsactiviteiten. U onderzoekt de mogelijk sociale- en milieurisico’s. Denk bijvoorbeeld aan het risico van kinderarbeid in uw keten, of vervuiling van oppervlaktewater.
In de praktijk betekent dit dat uw bedrijf geen schade wil veroorzaken aan het milieu, het klimaat, de samenleving en/of het welzijn van arbeiders. Uw bedrijf zet zich daar actief voor in. Dit geldt voor uw eigen vestiging(en) in binnen- en buitenland. En ook voor uw internationale waardeketen (of toeleveringsketen) die verbonden is aan het maken en verkopen van producten en diensten. (I)MVO gaat altijd samen met het:
- volgen van lokale wetten en regels;
- verminderen van de ecologische voetafdruk;
- bieden van goede arbeidsomstandigheden.
De ecologische voetafdruk geeft aan hoeveel land- en wateroppervlakte een bevolking of groep nodig heeft:
- om goederen te maken voor levensonderhoud;
- en om het afval te verwerken dat daarbij hoort.
(I)MVO kan dus vragen om investeringen, of het kan juist financiële voordelen hebben voor uw bedrijf. Dit noemen we ‘financiële materialiteit’.
(I)MVO betekent dat bedrijven due diligence (gepaste zorgvuldigheid) toepassen bij hun bedrijfsactiviteiten. De stappen om (I)MVO in te voeren, staan beschreven in een duediligenceproces.
Het begrip due diligence komt uit de financiële wereld. Due diligence is onderzoeken of het verstandig is om een investering te doen. Dat betekent controleren of de gegevens juist zijn, en onderzoeken wat de eventuele problemen of risico’s zijn. Duediligenceonderzoek is een belangrijk onderdeel van het beslissingsproces voor onder meer bedrijven, banken en investeerders.
Due diligence is een doorlopend proces dat uw onderneming helpt bij het herkennen van risico's op het gebied van mensenrechten, arbeidsrechten en het milieu. Het doel is deze risico's te stoppen, voorkomen of verminderen, en hierover verslag uit te brengen. Zowel in uw eigen vestiging(en) als in de hele toeleveringsketen. Denk bijvoorbeeld aan negatieve gevolgen voor:
- mensenrechten
- arbeidsrechten
- klimaat
- natuur en milieu
- welzijn van dieren
- corruptie
- ontduiken van belasting
- intellectueel eigendom
- bescherming van consumenten
OESO-richtlijnen
Het duediligenceproces staat beschreven in de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen over maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Mogelijke maatregelen liggen soms dichterbij dan u denkt. Zo kan het inkoopbeleid van uw bedrijf een positief of negatief effect hebben op arbeidsomstandigheden in de keten. Koopt uw bedrijf bijvoorbeeld producten in landen met een hoog risico? Dan is de kans op schendingen van mensenrechten groter. Wilt u meer inzicht in de landen waar u zaken doet?
Het toepassen van due diligence heeft grote voordelen voor uw bedrijf, zoals:
Het voortbestaan van uw bedrijf op de lange termijn
Denk daarbij aan:
- veiligstellen van levering van grondstoffen;
- aanmoedigen van innovatie;
- betere productieprocessen;
- minder arbeidsconflicten;
- beter bestand zijn tegen een crisis; en
- toegang tot financiering.
Een verbeterde besluitvorming
U kunt betere beslissingen nemen door informatie over (I)MVO in uw productieketen te verzamelen en te analyseren. Dat leidt meestal tot een effectiever bedrijfsbeleid.
Meer vertrouwen in uw bedrijf
Uw bedrijf laat zien dat het aandacht heeft voor mensenrechten, het milieu en de lokale bevolking. Daardoor krijgt uw bedrijf meer vertrouwen van belanghebbenden (de stakeholders). Denk daarbij aan banken, investeerders, andere bedrijven, consumenten, aandeelhouders, (toekomstige) werknemers en belangenorganisaties.
Een betere weerbaarheid tegen reputatieschade en juridische claims
Due diligence helpt uw bedrijf om te voldoen aan belangrijke wetten en regels. Het risico op boetes en andere maatregelen neemt hierdoor af. Bovendien is uw bedrijf zo beter voorbereid op (I)MVO-wetten en duediligenceregels in de toekomst.
Starten met (I)MVO en due diligence
6 tips om uw medewerkers bewust te maken en te overtuigen van de waarde van (I)MVO:
1. Communiceer over de voordelen van (I)MVO
Leg uit:
- hoe (I)MVO de reputatie (goede naam) van uw bedrijf kan verbeteren;
- wat de voordelen zijn voor het voortbestaan van uw bedrijf op lange termijn;
- hoe (I)MVO bijdraagt aan een duurzamere samenleving; en
- hoe (I)MVO kan bijdragen aan de motivatie van uw medewerkers.
2. Maak (I)MVO concreet
Geef voorbeelden van hoe uw bedrijf (I)MVO al in de praktijk toepast. Voorbeelden zowel van binnen uw bedrijf als bij andere bedrijven.
3. Betrek medewerkers bij het toepassen (I)MVO
Laat medewerkers meedenken over hoe ze volgens (I)MVO kunnen gaan werken. En geef alle medewerkers de verantwoordelijkheid en middelen om dit te doen.
4. Maak (I)MVO meetbaar
Laat zien hoe (I)MVO bijdraagt aan de prestaties en het succes van uw bedrijf. Bijvoorbeeld betere bedrijfsresultaten en minder kosten.
5. Zet leiderschap voorop
Laat zien dat uw bedrijf verantwoordelijkheid neemt voor een positieve impact op de samenleving. En laat zien dat het management van het bedrijf (I)MVO erg belangrijk vindt.
6. Maak (I)MVO makkelijker
Deel kennis over (I)MVO. Motiveer uw werknemers door onnodige zorgen en hindernissen bij hen weg te nemen. Dat is net zo belangrijk als bijvoorbeeld een goed beloningsbeleid.
7 tips voor een goed begin:
1. Zorg dat de bedrijfsleiding achter (I)MVO staat
Ga in gesprek met de bedrijfsleiding van uw organisatie. En maak duidelijke afspraken over (I)MVO. Het management moet weten dat (I)MVO-doelen invloed kunnen hebben op prijzen, marges (het verschil tussen de in- en verkoopprijs), en zakelijke relaties.
2. Stel een team samen
Dit kan bestaan uit medewerkers van uw bedrijf, externe adviseurs, of een combinatie van beide. Het team moet voldoende kennis en ervaring hebben met (I)MVO, (I)MVO-wetten en -regels, OESO-richtlijnen, en de sector waarin u actief bent. Zorg ervoor dat medewerkers van verschillende afdelingen meedoen. Denk hierbij onder meer aan: inkoop, 'suppy chain management', communicatie, financiën, logistiek, en de persoon die verantwoordelijk is voor MVO.
3. Geef aan wat het belangrijkst is
Een bedrijf kan niet alle risico's in één keer aanpakken. Kijk welke risico's en daarbij passende stappen het belangrijkst zijn, en dus voorrang hebben. En vier de successen die zijn behaald door risico's aan te pakken!
4. Rapporteer als (I)MVO-verantwoordelijke direct aan de CEO
Op deze manier zorgt u ervoor dat de CEO (algemeen directeur) meer betrokken is bij (I)MVO. Dit vergroot de kans dat uw bedrijf (I)MVO echt toepast in alle bedrijfsactiviteiten. Vaak ontstaat er dan ook meer ruimte om processen doorlopend te verbeteren.
5. Train de medewerkers
Het is noodzakelijk om medewerkers te trainen op het gebied van (I)MVO. Dat maakt hen bewust(er) van maatschappelijke onderwerpen en ethische keuzes. Medewerkers hebben kennis en ervaring nodig, om (I)MVO-afspraken toe te passen bij de dagelijkse bedrijfsactiviteiten.
6. Gebruik de MVO Risicochecker
Wilt u snel zien welke (I)MVO-risico's er kunnen zijn in uw keten? En wilt u weten wat u kunt doen om eventuele risico's te verminderen?
7. Neem contact op met het IMVO-steunpunt
Het IMVO-steunpunt voor bedrijven helpt bedrijven die internationaal zakendoen op weg met advies, en informatie. Onze adviseurs denken met u mee om (I)MVO en due diligence (gepaste zorgvuldigheid) toe te passen in uw bedrijfsprocessen. Heeft u vragen over (I)MVO?
Stappenplan due diligence in de praktijk
Hoe pakt u dit als bedrijf goed aan? Gebruik daarvoor het duediligenceproces uit de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen over maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dit proces bestaat uit 6 stappen.
Dit hangt onder meer af van:
- het type, de grootte en moeilijkheid van uw productieprocessen/diensten;
- de grootte van uw bedrijf;
- het aantal mogelijke risico’s (negatieve gevolgen) van uw activiteiten;
- de belanghebbenden die betrokken zijn bij het proces;
- de uitvoering van risicoanalyses; en
- het ontwikkelen van beleidsmaatregelen om mogelijke problemen aan te pakken.
Een (I)MVO-medewerker of (I)MVO-afdeling kan onderzoek doen, trainen, faciliteren en adviseren. Het werkt nog beter als (I)MVO-medewerkers ook kunnen meebeslissen over de koers van het bedrijf en de afdelingen.
Maak een (I)MVO-medewerker of -afdeling niet als enige verantwoordelijk voor de (I)MVO-prestaties van het bedrijf. Dat is een grote valkuil. (I)MVO lukt alleen als medewerkers in alle lagen van het bedrijf weten wat er van hen wordt verwacht. Zorg ervoor dat alle medewerkers hun werk op die manier (kunnen) doen.
Voorbeeld van een functieomschrijving
(I)MVO-medewerker / (I)MVO-manager
Als (I)MVO-medewerker ben je verantwoordelijk voor het bewaken en verbeteren van de maatschappelijke en milieuprestaties van het bedrijf. Het gaat daarbij om het hele bedrijf én de aparte bedrijfsonderdelen. Hierbij houd je rekening met de interne, externe en financiële belangen van het bedrijf. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Je zorgt ervoor dat alle werknemers weten wat ze moeten doen om samen de (I)MVO-doelstellingen te bereiken.
Taken en verantwoordelijkheden:
- opstellen, toepassen en monitoren van (I)MVO-beleid en -doelen;
- verzamelen en analyseren van (I)MVO-gerelateerde informatie, bijvoorbeeld over gezondheid en veiligheid op de werkvloer, arbeidsvoorwaarden, CO2-uitstoot, ecologische voetafdruk en watergebruik;
- onderhouden van contacten met belanghebbenden, zoals overheden, maatschappelijke organisaties en klanten;
- begeleiden van (I)MVO-projecten;
- opstellen van (I)MVO-rapportages en communicatie;
- bijhouden van nieuwe ontwikkelingen over (I)MVO en kennisdelen met collega’s;
- adviseren van het management over (I)MVO-gerelateerde zaken.
Vaardigheden en competenties:
- je hebt sterke interesse in (I)MVO en duurzaamheid;
- je bent sociaal betrokken en hebt duidelijke ideeën over de rol van het bedrijfsleven bij het oplossen van maatschappelijke problemen;
- je bent een verbinder en weet hoe mensen kunnen reageren op verandering;
- je hebt uitstekende communicatievaardigheden;
- je bent analytisch, proactief en resultaatgericht;
- je werkt makkelijk, zowel zelfstandig als in een team;
- je kent de (I)MVO-standaarden en -normen, zoals de OESO-Richtlijnen, de Guiding Principles on Business and Human Rights, ISO 26000 en GRI.
IMVO-steunpunt helpt u op weg
Onze adviseurs helpen u met advies en informatie om (I)MVO en due diligence toe te passen in uw bedrijfsprocessen. Zo houdt u rekening met de gevolgen voor mens en milieu. Wij kunnen u ook koppelen aan onze netwerkpartners. Het steunpunt werkt samen met bedrijven, maatschappelijke organisaties en vakbonden.
- Ministerie van Buitenlandse Zaken
