Zakencultuur in Polen

In Polen verschilt de bedrijfscultuur per bedrijf. Er zijn vooral verschillen te merken tussen overheidsbedrijven en het platteland enerzijds, en de commerciële sector en grote steden anderzijds. Vooral jongere bedrijven en jongere medewerkers kennen een steeds informelere bedrijfscultuur in Polen.

Maak duidelijke afspraken; denk niet te snel dat de Poolse zakenpartner op dezelfde golflengte zit. Het is verstandig om na een zakelijke bijeenkomst afspraken per e-mail te bevestigen. Er is pas overeenkomst bereikt als het contract is getekend. Te veel vertrouwen laten zien kan in de Poolse zakencultuur naïef overkomen.

Hoewel Poolse zakenmensen formeel kunnen zijn, is persoonlijk contact erg belangrijk. Polen leren hun buitenlandse zakenpartners graag kennen. Zo weten ze wat voor vlees ze in de kuip hebben. Ga dus niet te snel over op zakendoen tijdens gesprekken. Neem de tijd om een zakenrelatie voor langere tijd op te bouwen. Dit kan prima tijdens een zakenlunch of -diner.

Polen zeggen vaak wat ze denken, maar op een diplomatieke manier. Ze waarderen eerlijkheid, maar ook beleefdheid. Houd dit in gedachten. In het begin zal een Poolse zakenpartner nog erg diplomatiek overkomen. Maar hoe langer de zakenrelatie loopt, hoe vrijer en directer Polen communiceren.

Zakendoen in Polen kost tijd. Een zakelijke deal sluiten vraagt veel geduld, onder meer vanwege formaliteiten, hiërarchie en het nodige persoonlijke contact. Ook bureaucratie kan het zakendoen enorm vertragen. Dat geldt vooral bij (middel)grote bedrijven en de overheid. Plan hier dus genoeg tijd voor in.

Het geloof is belangrijk voor een groot deel van de Poolse bevolking. Maak daarom geen grapjes over kerk en religie. Wees ook voorzichtig met kritiek op Polen, zeker als het gaat over de Tweede Wereldoorlog, het communisme, abortus en homorechten. Voor een Pool kan dit gevoelig liggen.

Hiërarchie is belangrijk in Polen, vooral bij de overheid. Polen delegeren minder dan Nederlanders. Degene met beslissingsbevoegdheid neemt ook echt de beslissingen. Investeer daarom in de relatie met deze persoon, ook al lijkt hij of zij maar weinig betrokken. Onderschat deze hiërarchie niet bij onderhandelingen. Commerciële, vaak jongere bedrijven stappen wel langzaam van deze hiërarchie af. Hun bedrijfsstructuur is steeds vaker platter.

Het is normaal om Poolse zakenpartners formeel aan te spreken, zeker in het begin van de zakenrelatie en in e-mails. (Bijvoorbeeld: "Dear Ms. Morawiecka".) Maar: hoe jonger de gesprekspartner, hoe sneller iemand overschakelt naar aanspreken met de voornaam. De jongere generatie (20 - 40 jaar) heeft liever informeel contact. Zij voelen zich vaak zelfs ongemakkelijk als de Nederlandse zakenpartner hen lang met hun achternaam blijft aanspreken.