Afzetbevorderingsprojecten 2016: voorschot subsidie aanvragen

Wanneer aanvragen?

Wanneer u het voorschot kunt aanvragen, hangt af van de lengte van uw project.

Projecten die langer duren dan 1 jaar

Als uw project langer duurt dan 1 jaar, dan moet u op een aantal momenten tussenrapportages opsturen. In de verleningsbrief staat hoeveel rapportages u moet aanleveren en wanneer. Samen met de tussenrapportage vraagt u een voorschot aan voor de gemaakte en betaalde kosten.

Wilt u op een ander moment een aanvullend voorschot aanvragen, dan kan dat. Ook dan moet u een tussenrapportage meesturen.

Projecten die maximaal 1 jaar duren

Als uw project maximaal 1 jaar duurt, dan mag u op elk moment een voorschot aanvragen. Met uw aanvraag stuurt u altijd een tussenrapportage mee.

Voor welke kosten?

U kunt een voorschot aanvragen voor de kosten die u voor het project gemaakt en betaald heeft. In de verleningsbrief staat om welke kosten het gaat. Dit kunnen de volgende kosten zijn:

• loonkosten
• bijdragen in natura in de vorm van eigen arbeid en/of (on)roerende goederen
• afschrijvingskosten
• overige kosten

Redelijkheid van kosten

Houd er bij het aanvragen van een voorschot rekening mee dat de kosten redelijk moeten zijn. Meer uitleg hierover vindt u bij de Subsidiespelregels EFMZV op de pagina Redelijkheid van kosten.

Aanvragen

U vraagt een voorschot aan op mijn.rvo.nl. Daarvoor logt u in met eHerkenning 2+. In het formulier kiest u voor 'Aanvraag deelbetaling indienen'. Zorg dat u alle benodigde bijlagen bij de hand heeft (zie hieronder). U kunt de bijlagen alleen als pdf-bestand uploaden bij uw aanvraag.

Bij een samenwerkingsverband

Is de subsidie verleend aan een samenwerkingsverband? Dan vraagt de penvoerder namens de deelnemers een voorschot aan. Uit de tussenrapportage moet per deelnemer duidelijk blijken welke activiteiten er zijn uitgevoerd en welke kosten er zijn gemaakt. Elke deelnemer ontvangt individueel een voorschot voor de gemaakte en betaalde kosten.

Bijlagen bij uw aanvraag

Bij uw aanvraag stuurt u de volgende bijlagen mee:

Tussenrapportage

In de tussenrapportage beschrijft u welke activiteiten u heeft uitgevoerd om de doelstelling(en) van uw project te bereiken. Daarnaast beschrijft u de financiële stand van zaken van uw project.

U kunt voor de tussenrapportage het format gebruiken. Gebruikt u uw eigen tussenrapportage? Zorg er dan voor dat u alle verplichte onderdelen die in ons format staan, goed en volledig onderbouwt.

Bewijsstukken van communicatieactiviteiten

Stuur bewijsstukken van communicatieactiviteiten voor uw project mee. Denk hierbij aan posters, brochures en websites. Ook van de plaatsing van een bord of een plaquette stuurt u een bewijsstuk mee, bijvoorbeeld een foto.

Overzicht loonkosten

Voeg een urenoverzicht toe dat aan de volgende voorwaarden voldoet:

• Het is sluitend en controleerbaar en geeft op persoonsniveau inzicht in het aantal uren dat daadwerkelijk aan het project is besteed.
• In het urenoverzicht staan de naam van de medewerker, de datum waarop of de periode waarin de uren zijn gemaakt en de activiteiten waarvoor de uren zijn gemaakt.
• De urenregistratie is conform uw eigen administratieve organisatie voor akkoord getekend door de betrokken medewerker en leidinggevende.

Voor de onderbouwing van het uurtarief stuurt u ook het cumulatief loonkostenoverzicht per medewerker mee. Het gaat om het overzicht van het jaar waarin de uren voor het project zijn gemaakt. Maakt u gebruik van een vastgestelde kostensystematiek? Dan staat in de verleningsbrief welke bijlagen u moet aanleveren.

Bijdrage in natura: eigen arbeid

Voeg een urenoverzicht toe dat aan de volgende voorwaarden voldoet:

• Het is sluitend en controleerbaar en geeft op persoonsniveau inzicht in het aantal uren dat daadwerkelijk aan het project is besteed.
• In het urenoverzicht staan uw naam, de datum waarop of de periode waarin de uren zijn gemaakt en de activiteiten waarvoor de uren zijn gemaakt.
• U ondertekent de urenregistratie zelf en geeft een inhoudelijke onderbouwing van de activiteiten in deze uren.

Bijdrage in natura: (on)roerende goederen

U voegt bewijsstukken toe waaruit de waarde van de goederen blijkt, bijvoorbeeld een taxatierapport. Worden de goederen ook na afloop van de activiteit gebruikt, of alleen voor een gedeelte van het project? Voeg dan bewijsstukken toe waarmee u onderbouwt welk deel van de gebruikskosten kan worden toegerekend aan het project.

Afschrijvingskosten

U kunt afschrijvingskosten opgeven voor:

• nieuwe investeringen die specifiek voor dit project worden gebruikt, maar nog niet volledig zijn afgeschreven voor het einde van het project;
• goederen die al voor de aanvang van het project in uw bezit waren.

U voegt bewijzen toe van de aanschaf, zoals facturen en betaalbewijzen. Ook voegt u bewijzen toe van de economische gebruiksduur, de waardevermindering tijdens de relevante periode en de verwachte restwaarde na afloop van het project.

Overige kosten

U voegt de ondertekende offerte of opdrachtbevestiging toe. Hieruit moet blijken wanneer u de verplichtingen bent aangegaan. Ook voegt u facturen en betaalbewijzen toe. De facturen moeten voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Een betaalbewijs is een kopie van uw bankafschrift of een print van uw rekeningoverzicht op internet. Het moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• U geeft duidelijk aan voor welke activiteiten u heeft betaald. De activiteiten komen overeen met het projectplan en de goedgekeurde wijzigingen daarop.
• Op betaalbewijzen via internetbankieren staan in elk geval uw bankrekeningnummer, naam, adres, woonplaats en de rentedatum.

Is er een verschil tussen betaalde bedragen en de factuurbedragen? Geef dan een reden aan op de kopie of print van het bewijsstuk.

Bijlagen bij opdrachten van meer dan € 25.000  (exclusief btw)

Waren de totale kosten van een opdracht bij 1 opdrachtnemer hoger dan € 25.000, exclusief btw? En was dit op het moment van de subsidieaanvraag of eerdere voorschotten nog niet bij u bekend? Voeg dan de volgende bijlagen toe:

• Bent u een aanbestedende dienst en moet de opdracht op grond van de Aanbestedingswet 2012 worden aanbesteed? Dan stuurt u de informatie over de gunningsprocedure en -beslissing mee met uw aanvraag.
• Is de opdracht niet op grond van de Aanbestedingswet 2012 aanbesteed? Dan stuurt u 3 opgevraagde offertes mee met uw aanvraag. U onderbouwt de gunningsbeslissing die op basis van deze offertes is genomen.

Let op: Voor opdrachten van meer dan € 25.000 voert u de kosten op in het aanvraagformulier van het voorschot. Het gaat om de kosten die niet eerder bij een voorschotaanvraag zijn ingediend en goedgekeurd.

Betalingsoverzicht

U voegt een betalingsoverzicht toe bij uw aanvraag als u:

• afschrijvingskosten en/of een bijdrage in natura in de vorm van (on)roerende goederen heeft opgegeven; en/of
• overige kosten heeft opgegeven en het gaat om een opdracht onder de € 25.000.

Hiervoor gebruikt u het format Betalingsoverzicht.

Let op: Voor overige kosten neemt u alle kosten van opdrachten onder de € 25.000 in het betalingsoverzicht op. In het aanvraagformulier van het voorschot geeft u het totale bedrag op. Dit doet u exclusief of inclusief btw, afhankelijk van of u de btw kunt verrekenen.

Inkomsten

Als het project inkomsten oplevert, dan voegt u hiervan bewijsstukken toe. De bewijsstukken moeten inzicht geven in de relatie tussen de inkomsten en de kosten die onder de subsidie vallen.

Besluit over vergunning of toestemming

U stuurt een besluit over een vergunning of een andere vorm van toestemming mee als u dit voor het uitvoeren van de activiteiten nodig heeft en nog niet eerder heeft toegestuurd. Denk hierbij aan vergunningen, ontheffingen, meldingen, bestemmingsplannen of een milieueffectrapportage.

Jaarlijkse opbrengst eerste verkoop

In het aanvraagformulier vragen wij u om de jaarlijkse opbrengst van de eerste verkoop van visserij- en aquacultuurproducten in het afgelopen jaar. Deze opbrengst onderbouwt u met bewijsstukken.

Het gaat om de jaarlijkse opbrengst van alle leden van de betrokken producentenorganisatie(s) in een kalenderjaar met als peildatum 31 december. De eerste verkoop is de eerste keer dat visserij- en aquacultuurproducten op de markt worden gebracht.

Beslissing en uitbetaling

Binnen 8 weken na ontvangst van een volledige voorschotaanvraag, de tussenrapportage en de andere verplichte bijlagen, sturen wij u een beslissing. Als u een voorschot krijgt, staat in de brief hoeveel u betaald krijgt. Daarna storten wij het bedrag binnen 6 weken op uw rekening.