Subsidieregeling praktijkleren: Aanvragen
Uw aanvraag voor de Subsidieregeling praktijkleren dient u in via ons elektronisch loket. Lees meer over het aanvraagproces zodat u goed voorbereid uw subsidieaanvraag indient.
Het nieuwe aanvraagformulier: hoe werkt het?
Vanaf 2024 dient u uw subsidieaanvraag in via ons nieuwe aanvraagportaal. Hiermee vereenvoudigen wij het aanvraagproces. Daarnaast worden sommige gegevens automatisch ingelezen. Wij begrijpen dat u misschien moet wennen aan het nieuwe aanvraagformulier en aanvraagproces. Begin daarom op tijd met het voorbereiden van uw aanvraag. Wij leggen u kort uit hoe het nieuwe aanvraagproces werkt.
Het aanvraagproces bestaat uit de volgende 5 stappen:
Na inloggen via eHerkenning komt u op de startpagina. Hier staat algemene informatie over het aanvraagformulier en aanvraagproces. Ook vindt u hier de xlsx-bestanden van de verschillende onderwijscategorieën die u kunt gebruiken als u meerdere studenten wilt opvoeren.
Hier selecteert u de contactpersoon voor de aanvraag en controleert u het rekeningnummer. U kunt hier ook contactpersonen toevoegen.
Als u als intermediair de aanvraag indient, kunt u ook uw eigen contactpersoon voor de aanvraag selecteren.
Deze stap is niet van toepassing bij subsidieaanvragen voor hbo en promovendi/toio’s.
Hier wordt de lijst met leerbedrijven getoond die volgens de SBB (Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven) bij uw KVK-inschrijving horen. U kunt hier eventueel leerbedrijven toevoegen.
Hier kunt u per onderwijscategorie de studenten opvoeren. Voor mbo bbl studenten die volgens het register onderwijs deelnemers (ROD) geregistreerd zijn bij uw leerbedrijf, vullen wij de gegevens aan.
Als de student niet bij uw leerbedrijf is geregistreerd, kunt u de student alsnog handmatig opvoeren. Let wel op de meldingen die dan getoond worden.
Bij deze stap kunt u het volgende doen:
- uw aanvraag controleren;
- uw conceptaanvraag eventueel in pdf-vorm downloaden;
- uw aanvraag indienen na het afgeven van de verplichte verklaringen.
Andere belangrijke wijzigingen in het aanvraagformulier en het aanvraagproces
- Er is geen beperking meer op het aantal op te voeren studenten per aanvraag.
- U kunt meerdere onderwijscategorieën in één aanvraag opnemen.
- Gezien bovenstaande 2 uitgangspunten is het indienen van meerdere aanvragen niet nodig (maar wel toegestaan).
- Het aanvraagformulier kan meldingen tonen als gegevens in uw aanvraag niet overeenkomen met de bij ons bekende gegevens.
- Het proces van aanvragen, beoordelen en controles is volledig digitaal. Wij versturen geen papieren post meer.
- Laat u uw aanvraag indienen door een intermediair? Of bent u intermediair en wilt u een aanvraag namens uw klant(en) indienen? Dan is vanaf 2024 een ketenmachtiging nodig. Regel dit op tijd. Meer informatie over ketenmachtiging leest u hieronder.
- Wilt u namens een groep bedrijven een aanvraag indienen en hebben deze bedrijven elk een apart KVK-nummer? Dan kan aanvragen op 2 manieren.
- Elk bedrijf beschikt over een eigen eHerkenningsmiddel en dient afzonderlijk van elkaar een aanvraag in.
- Eén bedrijf treedt op als intermediair en vraagt subsidie aan namens meerdere bedrijven. In dat geval heeft het bedrijf dat als intermediair optreedt een ketenmachtiging nodig van de andere bedrijven waarvoor subsidie wordt aangevraagd. Ook dan moet per bedrijf een aparte aanvraag ingediend worden, maar hiervoor is maar één eHerkenningsmiddel nodig.
- Heeft uw bedrijf meerdere vestigingen en vallen deze onder hetzelfde KVK-nummer? Dan kunt u wél namens alle vestigingen subsidie aanvragen in één subsidieaanvraag en met één eHerkenningsmiddel. Een ketenmachtiging is dan niet nodig.
Uw aanvraag: voorbereiding en tips
Wij raden u aan vanaf de maand april te beginnen met het voorbereiden van uw aanvraag. Gebruik daarbij onze volgende tips:
- Zorg op tijd voor eHerkenning niveau 3 met machtiging RVO-diensten op niveau eH3 (en ketenmachtiging als u de aanvraag als intermediair indient)
- Bekijk wat wel/niet voor subsidie in aanmerking komt
- Zorg dat uw administratie op orde is
- Bepaal de juiste begin- en einddatum van begeleiding (bij onderwijscategorie mbo hoeft u dit niet te doen, tenzij u een student handmatig opvoert)
- Bepaal het aantal weken begeleiding binnen de aanvraagperiode
- Gebruik het xlsx-format bij veel studenten
- Dien uw aanvraag op tijd in
- Controleer of u een ontvangstbevestiging heeft ontvangen
- Bereid u voor op volgend jaar
Lees de uitgebreide toelichting op deze tips zodat u goed bent voorbereid op het indienen van uw aanvraag.
Aanvragen
U kunt vanaf 3 juni 2024, 9:00 uur tot en met 17 september 2024, 17:00 uur een aanvraag indienen voor het studiejaar 2023-2024. U vraagt de subsidie aan het eind van een school- of studiejaar aan, na afloop van de begeleiding. U kunt namelijk alleen achteraf vaststellen in welke weken u daadwerkelijk een student of leerling heeft begeleid.
U logt in met eHerkenning. Voor uw aanvraag heeft u minimaal niveau 3 met machtiging RVO-diensten op niveau eH3 nodig. eHerkenning is een persoonlijk inlogmiddel voor bedrijven en organisaties. Hiermee doet u veilig online zaken met de overheid.
Intermediairs en tussenpersonen hebben een ketenmachtiging nodig als zij voor andere bedrijven en organisaties een aanvraag willen indienen. In de alinea Aanvraag indienen voor een ander bedrijf vindt u meer informatie over ketenmachtiging.
Meerdere studenten
Wilt u aanvragen voor meerdere studenten? Maak dan gebruik van de xlsx-bestanden. Dit is niet verplicht, maar zeker bij grotere aantallen studenten kunt u hiermee het aanvraagproces versnellen. U vindt de actuele xlsx-bestanden hieronder. Gebruik alléén deze bestanden. Bestanden uit voorgaande studiejaren kunt u niet gebruiken. Let op: er zijn aparte xlsx-bestanden per onderwijscategorie. Gebruik dus het juiste bestand voor de juiste onderwijscategorie. U kunt wel bestanden van verschillende onderwijscategorieën in één aanvraag uploaden. U kunt de xlsx-bestanden ter voorbereiding op uw aanvraag alvast invullen en opslaan. Daarna kunt u ze in het aanvraagformulier uploaden.
Format HBO Subsidieregeling praktijkleren
Format MBO Subsidieregeling praktijkleren
Format PRO Subsidieregeling praktijkleren
Format Promovendi Toio Subsidieregeling praktijkleren
Format VMBO Subsidieregeling praktijkleren
Format VSO Arbeidsmarktgericht uitstroomprofiel Subsidieregeling praktijkleren
Format VSO Vervolgonderwijs uitstroomprofiel Subsidieregeling praktijkleren
Let op: de xlsx-bestanden hebben mogelijk een andere indeling dan de bestanden die wij voorgaande jaren aanboden.
Er zit geen maximum aan het aantal studenten dat u kunt invullen in het xlsx-bestand en in de aanvraag. Bij meer dan 500 studenten kan het aanvraagformulier wel trager reageren. Het verwijderen of toevoegen van studenten en het genereren van een pdf-bestand van de aanvraag kan dan bijvoorbeeld langer duren. Bij meer dan 1.000 studenten kan dit tot serieuze vertraging leiden. Gaat het om meer dan 1.000 studenten? Overweeg dan om de studenten over minimaal 2 aanvragen te verdelen.
Meerdere studenten onderwijscategorie mbo
Binnen de onderwijscategorie mbo hoeft u per student alleen de bsn-nummers en het aantal weken begeleiding te noteren in het xlsx-bestand. De overige gegevens worden op basis van de bij ons bekende gegevens aangevuld. Het aanvraagproces wordt hiermee eenvoudiger. U kunt na het uploaden van het bestand wel meldingen op de door u ingevoerde gegevens krijgen. Bijvoorbeeld als er voor een student geen BPV periode (beroepspraktijkvorming) bekend is bij uw leerbedrijf of als het aantal weken begeleiding niet binnen de geregistreerde BPV periode past. Wij raden u aan deze meldingen goed te controleren en de aanvraag zo nodig aan te passen. U kunt de aangevulde gegevens wel handmatig wijzigen.
Toelichting meerdere BPV periodes
Er zijn per student dus slechts 2 verplicht in te vullen kolommen. Dit zijn de kolommen 'bsn_deelnemer_mbo' en 'aantal_weken_begeleiding_periode_1'. In enkele gevallen kan een student 2 BPV periodes bij uw organisatie hebben. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan een student die gedurende het studiejaar een niveau 2 mbo-BBL opleiding afrondt en verder gaat met niveau 3 (of elke andere niveauwissel). Hier hoort een andere erkende opleidingscode bij en daarmee ontstaat een nieuwe praktijkleerplaats. Een andere mogelijke oorzaak waardoor meerdere BPV periodes voor dezelfde student ontstaan is wanneer een student gedurende het studiejaar overstapt naar een ander leerbedrijf binnen dezelfde organisatie (beide leerbedrijven vallen onder hetzelfde KVK-nummer).
Kortom, in alle situaties waarbij de student 2 BPV periodes bij uw organisatie heeft moet u de kolom 'aantal_weken_begeleiding_periode_2' aanvullend invullen. In zeldzame gevallen heeft een student zelfs 3 BPV periodes in het studiejaar. In dat geval kunt u ook de kolom 'aantal_weken_begeleiding_periode_3' invullen. Vul deze kolommen altijd in volgorde van tijd in. Dus het aantal weken begeleiding van de BPV periode in het 1e deel van het studiejaar bij periode 1, het aantal weken begeleiding in het 2e deel van het studiejaar bij periode 2 en (in zeldzame gevallen) het aantal weken begeleiding van het 3e deel van het studiejaar bij periode 3.
Video Gebruik xlsx-bestand onderwijscategorie mbo
Voor deze instructievideo is gebruik gemaakt van testgegevens.
In deze instructievideo laten we het gebruik van een xlsx-bestand zien voor de onderwijscategorie mbo.
Het xlsx-bestand kunt u gebruiken als u een aanvraag voor meerdere studenten wilt opvoeren.
Dit is de startpagina van het aanvraagformulier.
Hier vindt u de xlsx-bestanden van de diverse onderwijs categorieën.
U kunt deze bestanden tijdens de openstelling van de regeling ook op onze website vinden. We raden u aan om het xlsx-bestand voor te bereiden en op te slaan voordat u de aanvraag gaat doen. Op deze manier kunt u het bestand direct uploaden in het aanvraagproces.
Het is belangrijk om te weten dat bestanden van voorgaande jaren niet bruikbaar zijn
Per onderwijscategorie is een apart bestand beschikbaar.
U moet dus het juiste format downloaden.
U moet hier dus kiezen voor mbo beroepsbegeleidende leerweg.
In dit voorbeeld hebben wij het bestand alvast voorbereid.
Hier ziet u het format van het xlsx-bestand.
Goed om vooraf te weten:
Er zit geen beperking meer op het aantal studenten dat opgevoerd kan worden in het xlsx-bestand en de aanvraag.
Bij veruit de meeste studenten volstaat het om alleen de kolommen BSN en de aantal_weken_begeleiding_periode_1 te vullen. U kunt dit ook zien aan de sterretjes bij de toelichting in regel 2.
Waarom volstaat het om alleen deze kolommen te vullen? Dit komt omdat de overige gegevens van de studenten ‘opgehaald’ worden, ervan uitgaande dat er voor de studenten bij DUO een BPV periode in het kader van een mbo-BBL opleiding bekend is bij 1 van de erkende leerbedrijven die onder uw kvk-nummer vallen.
Als er geen BSN bekend is voor een student dan dient u voor de betreffende student de kolommen ‘reden geen BSN’ en ‘onderwijsnummer’ in te vullen. In de meeste gevallen zal er een BSN-nummer bekend zijn en kunt u deze kolommen leeg laten.
Bij dit BSN is naast ‘aantal weken begeleiding periode 1’ ook ‘aantal weken begeleiding periode 2’ gevuld. Waarom? Deze student heeft 2 BPV-periodes in het studiejaar gehad. In dit geval heeft deze student gedurende het studiejaar de overstap gemaakt van een niveau 2 BBL-opleiding naar een niveau 3 BBL-opleiding. Daar hoort een andere ‘erkende opleidingscode’ bij. Dit wordt bij DUO als een nieuwe BPV-periode geregistreerd en is daarom een nieuwe praktijkplaats.
Vul het aantal weken begeleiding per BPV-periode in volgorde van tijd in. Dus: het aantal weken begeleiding van de BPV-periode van het eerste deel van het studiejaar bij periode 1 en het aantal weken begeleiding van het tweede deel van het studiejaar bij periode 2. In zeldzame gevallen kan een student zelfs 3 BPV-periodes in 1 jaar hebben. In dat geval kunt ook de kolom ‘aantal_weken_begeleiding_periode 3’ invullen.
U kunt deze methode ook gebruiken als een student gedurende het studiejaar is overgestapt naar een ander leerbedrijf, indien beide leerbedrijven tot het hetzelfde kvk-nummer behoren.
De celeigenschappen van de cellen onder de kolommen BSN en onderwijsnummer staan op ‘tekst’’. Laat dit zo staan. Afhankelijk vanuit welk programma of welk bestand u BSN’s in het xlsx-bestand kopieert kan het zijn dat de celeigenschap wordt gewijzigd. Dit is in de meeste gevallen geen probleem tenzij het BSN start met een 0. In dit voorbeeld kopieer en plak ik 2 BSN’s uit een ander bestand en wordt de celeigenschap gewijzigd in ‘standaard’. U kunt dit zien doordat het BSN rechts in de cel wordt weergegeven. Het tweede BSN start met een 0. Deze 0 verdwijnt door de gewijzigde celeigenschap. U kunt dit zien doordat het BSN minder karakters heeft. Dit los ik op door de celeigenschappen weer te wijzigen naar tekst en de 0 bij het laatste BSN weer toe te voegen. Het is nu opgelost. Ik vul tot slot het aantal weken begeleiding aan bij deze laatste 2 studenten en daarmee is het bestand volledig ingevuld
Dit xlsx-bestand sla ik op en is daarna klaar om geüpload te worden.
We doorlopen de schermen van het aanvraagformulier tot de pagina studenten. Ik kies hier voor mbo.
Op de pagina studenten heeft u de mogelijkheid om het xlsx-bestand te uploaden
Selecteer ook hier weer mbo en klik op bestand toevoegen
De studenten zijn succesvol ingelezen. Wel zit er nog een blokkerende melding op 1 student.
Meldingen kunnen eventueel in het xlsx-bestand opgelost worden. In dat geval moet u het bestand opnieuw uploaden. We kiezen er in dit voorbeeld voor om de melding binnen het aanvraagformulier op te lossen.
Door de informatie van de student hier open te klappen zien we de melding. Deze luidt: ‘aantal weken begeleiding hoger dan maximum’’ Vervolgens ga ik de student bewerken via deze knop.
Het aantal weken begeleiding past niet in de bij DUO opgehaalde BPV-periode. Er passen maximaal 11 weken in de periode. Ik controleer aan de hand van de aanwezigheidsadministratie hoeveel weken de student begeleiding heeft in de genoemde periode. De student blijkt in deze periode 2 volledige kalenderweken vakantie te hebben gehad. Ik geef daarom 9 weken op.
Ik heb nu de blokkerende melding opgelost.
Ik kan nu verder met de aanvraag.
Hulp bij uw aanvraag of intermediair inschakelen?
U vraagt de subsidie eenvoudig zelf aan. Heeft u toch een vraag? Lees dan onze veelgestelde vragen of neem contact met ons op. U kunt er ook voor kiezen een intermediair in te schakelen om uw aanvraag in te dienen en de verdere correspondentie te voeren. U moet uw intermediair dan wel voorzien van de noodzakelijke gegevens voor uw aanvraag.
Als u een intermediair inschakelt, dan moet deze wel ketenmachtiging aanvragen. U moet uw intermediair daarvoor toestemming geven. Doe dit op tijd, want het kan enkele weken duren voordat dit geregeld is.
Aanvraag indienen voor ander bedrijf
Bent u een intermediair of tussenpersoon en vraagt u subsidie aan voor een ander bedrijf?
- Log in per bedrijf met eHerkenning niveau 3 en een ketenmachtiging 'RVO-diensten op niveau 3' of 'Alle diensten op niveau 3'. Bij een juist gebruik van ketenmachtiging ziet u rechtsboven in uw scherm 'Handelend namens [Bedrijfsnaam]' staan.
- Lukt het niet om namens een ander bedrijf in te loggen? Log dan in op de website van uw eHerkenningsleverancier en controleer hier het niveau van uw eHerkenningsmiddel. Kijk ook voor welke bedrijven en periode u bent gemachtigd.
- Als intermediair of tussenpersoon vraagt u de ketenmachtiging op tijd aan. Houd hierbij rekening met een levertijd van een aantal weken. U regelt dit via uw leverancier van e-Herkenning.
Meer weten?
Voor vragen over praktijkleren kiest u in ons telefonisch keuzemenu voor Innovatief ondernemen.
- Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap