5 Tips voor offertes en handelscontracten bij internationaal ondernemen

Tip 1: Stel een internationale offerte op die voldoet aan de eisen

Een offerte is een zakelijk voorstel. Hierin staat onder andere wat u levert en welke prijs u daarvoor rekent. U stuurt ook de algemene voorwaarden mee.

Uw internationale offerte moet wel voldoen aan diverse eisen. Lees in dit KVK-artikel aan welke 15 punten een internationale offerte moet voldoen. Wilt u weten hoe een goede offerte eruitziet? Download een internationale voorbeeldofferte op de website van KVK.

Geeft uw zakenpartner telefonisch aan dat hij of zij uw offerte accepteert? Dan heeft u wel een overeenkomst, maar die is nog niet formeel. Vraag uw zakenpartner om een handtekening, om het formeel te maken. Alleen een getekende offerte geldt juridisch als een bindende overeenkomst.

Tip 2: Extra zekerheid nodig? Stel dan een apart handelscontract op

Is de offerte getekend, dan hoeft u niet een apart handelscontract op te stellen. De ondertekening van de offerte zelf biedt in veel gevallen voldoende juridische basis.

Een contract is wél aan te raden als de offerte beknopt is en u later specifieke details wilt toevoegen. U werkt uw offerte dan verder uit in een handelscontract. Het contract en de algemene voorwaarden vormen in dit geval samen de handelsovereenkomst. Zorg ervoor dat uw zakenpartner het contract met de voorwaarden ondertekent.

Bij de International Chamber of Commerce Nederland (ICC Nederland) kunt u verschillende Engelstalige modelcontracten bestellen. ICC Nederland organiseert regelmatig seminars en trainingen over internationaal contracteren.

Gaat u voor langere tijd samenwerken met een handelsagent of distributeur in het buitenland? Leg afspraken dan vast in een agentuurcontract. Afspraken met een distribiteur zet u in een distributiecontract. Samen kiest u of u het contract opstelt naar buitenlands recht of naar Nederlands recht.

Tip 3: Schakel bij voorkeur een jurist in

Wilt u zeker weten dat het internationale contract volledig en bindend is? Schakel dan een jurist in, bij voorkeur iemand met kennis van de wetgeving van het land waarin u zakendoet. Een jurist kan ook helpen bij het toevoegen van clausules waaraan u zelf wellicht niet heeft gedacht. 

Stel het contract tweetalig op: ook in een taal die uw zakenpartner begrijpt. Zo voorkomt u dat uw buitenlandse zakenpartner een (juridisch) begrip zoals ‘garantie’ anders interpreteert. 

Het komt voor dat een internationale zakenpartner een intentieovereenkomst (Letter of Intent) voorstelt. Soms komt dit volkomen onverwachts tijdens een bijeenkomst. Een intentieverklaring is in principe nog geen definitieve overeenkomst, maar kan toch juridisch bindend zijn. Overleg dus ook in dit geval altijd met een juridisch adviseur voordat u tekent. 

Werkt u met een contract van uw buitenlandse zakenpartner? Ook dan is het belangrijk dit contract te laten controleren door een juridisch adviseur. 

Tip 4: Houd rekening met cultuurverschillen

In de Nederlandse zakencultuur leggen we taken en afspraken graag formeel vast. Ook in de Verenigde Staten bijvoorbeeld kan uw zakenpartner heel formeel zijn bij het uitwerken van een handelscontract. Zorg dus voor juridische begeleiding van een specialist.

In sommige landen draait zakendoen juist meer om de relatie. In Indonesië bijvoorbeeld staat vertrouwen boven een contract. Een contract kan zelfs wantrouwen opwekken, want dit zou erop wijzen dat het met de relatie niet goed zit. Dit betekent niet dat u in een land als Indonesië geen contract hoeft af te sluiten. Wel is het raadzaam u vooraf te verdiepen in de cultuur van het land waarin u zakendoet.

Lees meer op de pagina van het land van uw keuze.

Tip 5: Geschil? Ga in gesprek en neem een bemiddelaar mee

Ook als u zaken goed heeft vastgelegd, kan er een geschil ontstaan. Het kan zijn dat een (cultureel) misverstand aan de basis ligt van het probleem. Ga daarom altijd eerst in gesprek, het liefst met een bemiddelaar die thuis is in het land waarin u zakendoet.

Een juridische procedure kost veel tijd en geld. In dit artikel op Ondernemersplein leest u over alternatieven, zoals mediation of arbitrage. Deskundigen beslissen dan over het conflict en niet de rechter. Die opties kunt u opnemen in het contract.

Neem ook in het internationale contract op welk recht er geldt als uw geschil wel in een juridische procedure uitmondt. Zo voorkomt u dat buitenlands recht onverwachts van toepassing is.