Loon- en overheadkosten

Het personeel moet direct betrokken zijn bij de uitvoering van het project of de investering. Het gaat om het loon van het jaar of de jaren waarin er uren voor het project of investering zijn gemaakt.

Wilt u weten of loonkosten subsidiabel zijn? Kijk bij de subsidie-informatie op onze site.

Berekenen van loonkosten

Voor het berekenen van loonkosten kunt u verschillende methodes gebruiken. Geef in de subsidieaanvraag aan welke methode u gebruikt. Bij een samenwerkingsverband doet u dat per deelnemer. U kunt kiezen uit de volgende methodes:

A. berekening met een per medewerker bepaald uurtarief op basis van zijn/haar bruto jaarloon (berekening gebaseerd op 1.720 uren op basis van een 40-urige werkweek)
B. berekening met een per medewerker bepaald uurtarief op basis van op basis van zijn/haar bruto jaarloon (berekening gebaseerd op 1.720 uren op basis van een volledige werkweek)
C. berekening op basis van een door ons goedgekeurde integrale kostensystematiek (IKS)
D. berekening op basis van een door de Europese Commissie goedgekeurde kostensystematiek

Sinds eind 2018 zijn hier extra methodes aan toegevoegd:

E. berekening van loonkosten als percentage van het bruto arbeidsloon per medewerker
F. berekening van loonkosten als vast percentage van andere kosten
G. berekening van andere kosten als vast percentage van de directe loonkosten (de directe loonkosten berekent u met een per medewerker bepaald uurtarief volgens methode A of B, maar zonder overhead (alleen directe kosten))

Let op de volgende regels:

• Bij methode A, B en E mag in een bepaald jaar het totaal aantal gedeclareerde uren per persoon niet hoger liggen dan het aantal uren dat voor de berekening van dat uurtarief is gebruikt. De gedeclareerde uren is het totaal van alle gedeclareerde uren voor projecten uit ESI-fondsen. Er zijn 4 ESI-fondsen: het Europees Fonds voor Maritieme Zaken en Visserij (EFMZV), het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO), het Europees Sociaal Fonds (ESF) en het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO).
• U kunt de vereenvoudigde methodes F en G niet tegelijk in een project toepassen.
• U kunt methodes F en G alleen gebruiken als alle deelnemers in het samenwerkingsverband hiervoor kiezen.
• Kiest u voor methode F of G? Dan moet het op basis van de projectactiviteiten wel aannemelijk zijn dat u de kosten die berekend worden daadwerkelijk gaat maken.
• Kiest u voor methode F of G? En vallen aan het einde van het project de kosten die u moet onderbouwen lager uit? Dan vallen de berekende kosten (vast percentage van de onderbouwde kosten) ook lager uit.
• U kiest bij subsidieverlening van welke methode u gebruik wilt maken.

Overheadkosten

Indirecte kosten (overhead) zijn alleen subsidiabel als deze in de berekeningswijze van de loonkosten worden meegenomen. Dit zijn kosten die een organisatie wel heeft maar die niet aan het project zijn te relateren. Bijvoorbeeld telecommunicatie (telefoon en internet), porto, energie, verzekeringen en onderhoud.

A. Tarief 40-urige werkweek

Dit uurtarief wordt via een aantal stappen berekend:

1. Bepaal het bruto jaarsalaris op basis van een recente loonstaat of jaaropgave (inclusief niet-prestatiegebonden eindejaarsuitkering en exclusief vakantie-uitkering) van de betrokken persoon.
2. Pas op dit bedrag een forfaitaire opslag toe van 32% voor werkgeverslasten. In dit percentage zijn de vakantie-uitkering, pensioenpremies en sociale verzekeringspremies meegenomen.
3. Pas over de uitkomst bij stap 2 een forfaitaire opslag toe van 15% voor indirecte kosten (overheadkosten).
4. Deel het bedrag bij stap 3 door 1.720 uur om het individuele uurtarief te bepalen.

Als er geen sprake is van een 40-urige werkweek, houd dan bij stap 4 met een deeltijdfactor rekening. Het aantal uren wordt dan volgens het dienstverband gedeeld door 40 en vervolgens vermenigvuldigd met 1.720. Als er bijvoorbeeld sprake is van een deeltijdcontract van 18 uur, dan wordt het aantal uren zo berekend: 18/40 x 1.720 = 774 uur.

Deze rekenmethode is ingebouwd in het aanvraagformulier.

B. Tarief volledige werkweek

U kunt het uurtarief ook berekenen op basis van een volledige werkweek. Hiervoor volgt u dezelfde 4 stappen als bij een 40-urige werkweek. Bedraagt het dienstverband van een medewerker minder uren dan een voltijds dienstverband? Bereken dan de loonkosten op basis van het aantal uren van het dienstverband. Is er bijvoorbeeld sprake van een deeltijdcontract van 18 uur in een sector waar de voltijds werkweek 36 uur is? U berekent het aantal uren zo: 18/36 x 1.720 = 860 uur.

Deze rekenmethode is ingebouwd in het aanvraagformulier.

C. Integrale kostensystematiek (IKS)

U kunt gebruikmaken van een van tevoren vastgestelde methode, zoals de Integrale kostensystematiek (IKS). IKS is een manier om directe en indirecte kosten toe te rekenen aan kostendragers, zoals arbeidsuren. Bij de EFMZV-subsidies kunt u IKS alleen toepassen voor het berekenen van de loonkosten.

Indirecte kosten (overhead) zijn alleen subsidiabel voor zover deze in de berekeningswijze van de loonkosten worden meegenomen. Het gaat hierbij om kosten die een organisatie wel heeft maar die niet aan het project zijn te relateren. Voorbeelden hiervan zijn onder meer telecommunicatie (telefoon en internet), porto, energie, verzekeringen en onderhoud.

IKS is ingevoerd om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de administratie van de organisatie die de subsidie aanvraagt. Het voordeel is dat u uw eigen systematiek voor kostenberekening kunt hanteren bij al uw subsidieaanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl). Een voorwaarde waaraan u moet voldoen is dat u uw IKS stelselmatig gebruikt in uw bedrijf of organisatie.

Heeft u vragen over IKS? Of wilt u uw IKS laten goedkeuren? Neem contact met ons op via iks@rvo.nl.

Zorg ervoor dat de IKS is goedgekeurd voordat u EFMZV-subsidie aanvraagt.

D. Kostensystematiek Europese Commissie

U kunt ook gebruikmaken van een andere kostensystematiek dan de IKS. U moet wel kunnen aantonen dat deze methode is vastgesteld door de Europese Commissie. Zorg er daarom voor dat de door u gekozen methode is goedgekeurd door de Europese Commissie voordat u EFMZV-subsidie aanvraagt.

E. Loonkosten als percentage van bruto loon

U kunt de loonkosten berekenen als een vast percentage van het brutoloon per maand. Verhoog het brutoloon met 32% voor de werkgeverslasten. In dit percentage zijn de vakantie-uitkering, pensioenpremies en sociale verzekeringspremies meegenomen. Verhoog de uitkomst hiervan met 15% voor de indirecte kosten (overheadkosten). Het vaste percentage berekent u door de tijd die de medewerker zal werken aan het project te delen door de totale werktijd van die medewerker.

Als onderbouwing van dit percentage stelt u als werkgever een verklaring op. In de verklaring noemt u de namen van deze werknemers en het vaste percentage per maand. U (als werkgever) ondertekent dit document.

Bij de verleningsaanvraag geeft u het vaste percentage per maand op. U levert de verklaring aan bij de voorschotverzoeken of bij het verzoek tot vaststelling. U kunt de loonkosten pas declareren als deze verklaring aanwezig is. Als u gebruik maakt van deze optie hoeft u geen bewijs uit het tijdsregistratiesysteem aan te leveren.

F. Loonkosten als vast percentage van andere kosten

U kunt de loonkosten berekenen als een vast percentage van de andere kosten (overige kosten, afschrijvingskosten en bijdragen in natura). Het vaste percentage is 20%. U hoeft dan geen urenregistratie meer bij te houden. U kunt deze optie niet gebruiken als uw project een overheidsopdracht is, die werken omvat waarvan de geraamde waarde exclusief btw gelijk is aan of groter dan € 5.186.000. Deze methode geldt voor het hele project. Alle deelnemers moeten hun loonkosten dan volgens deze methode berekenen.

Heeft u er als samenwerkingsverband voor gekozen om de loonkosten te berekenen als percentage van het totaal van de overige kosten, afschrijvingskosten en bijdrage in natura? En maken meerdere deelnemers loonkosten? Dan geeft u bij de verleningsaanvraag aan wat het aandeel van de verschillende deelnemers zal zijn in de berekende loonkosten.

G. Andere kosten als vast percentage van directe loonkosten

U kunt de overige kosten, bijdragen in natura en afschrijvingskosten berekenen als vast percentage van de directe loonkosten. Het vaste percentage is 40%. Als u voor deze methode kiest hoeft u geen bewijsstukken meer aan te leveren over de hoogte van de overige kosten, afschrijvingskosten en bijdragen in natura.

U berekent de directe loonkosten op basis van een tarief zonder overhead (alleen directe kosten). Verhoog het bruto jaarloon met 32% voor werkgeverslasten. In dit percentage zijn de vakantie-uitkering, pensioenpremies en sociale verzekeringspremies meegenomen.

Deze methode geldt voor het hele project. Alle deelnemers moeten hun directe loonkosten (en de berekening overige kosten, bijdragen in natura en afschrijvingskosten als vast percentage van de directe loonkosten) dan volgens deze methode berekenen. Gebruikt een van de deelnemers aan het samenwerkingsverband normaal gesproken de Integrale kostensystematiek (IKS)? Dan is deze methode niet mogelijk voor het samenwerkingsverband. Aan de IKS is namelijk de voorwaarde verbonden dat de organisatie deze systematiek stelselmatig gebruikt.

Heeft u er als samenwerkingsverband voor gekozen om het totaal van de overige kosten, afschrijvingskosten en bijdragen in natura te berekenen als percentage van directe loonkosten? En maken meerdere deelnemers overige kosten, afschrijvingskosten en bijdragen in natura? Dan geeft u bij de verleningsaanvraag aan wat het aandeel van de verschillende deelnemers zal zijn in de berekende overige kosten, afschrijvingskosten en bijdragen in natura.