Energiemanagement - Beleid

Vraag 1/14 - Directievertegenwoordiger

Is er in de directie een vertegenwoordiger aangesteld om energiemanagement te implementeren? Een energieteam samen te stellen? Te rapporteren aan de directie? En het bewustzijn van uw medewerkers te bevorderen?

Toelichting

De directie moet het energiemanagementsysteem ondersteunen en de effectiviteit ervan continu willen verbeteren door:

• een energiebeleid te definiëren, te implementeren en te onderhouden;
• een directievertegenwoordiger aan te stellen en de vorming van een energieteam goed te keuren;
• tijd en geld beschikbaar te stellen voor energiemanagement en het verduurzamen van het energiegebruik;
• de reikwijdte van het energiemanagementsysteem vast te stellen;
• het belang van energiemanagement aan de medewerkers kenbaar te maken;
• ervoor te zorgen dat energiedoelen en -taken worden vastgesteld;
• ervoor te zorgen dat energieprestatie-indicatoren geschikt zijn voor de onderneming;
• de energieprestatie van de onderneming mee te nemen in de langetermijnplanning;
• ervoor te zorgen dat het energiegebruik en de vermindering of verduurzaming er van periodiek worden gemeten en gerapporteerd;
• directiebeoordelingen uit te voeren, dat wil zeggen het energiemanagement­systeem zelf tegen het licht houden en nadenken hoe het kan worden verbeterd.

Instructie

• Stel als directie iemand aan die verantwoordelijk is voor energiemanagement.
• Leg als directie het beleid vast in een beleidsverklaring.

Vraag 2/14 - Beleidsverklaring

In de beleidsverklaring geeft de hoogste leidinggevende in grote lijnen aan hoe hij of zij met de organisatie wil presteren op energiegebied. Daarin zegt uw onderneming te streven naar continue verbetering van de energieprestaties.

Toelichting

Ga het volgende na:

• Staat in uw beleidsverklaring dat u voldoet aan relevante wetten, regels en afspraken?
• Staat in uw beleidsverklaring dat u streeft naar continue verbetering van de energieprestatie en verduurzaming van het energiegebruik?
• Maken EnergiePrestatie-Indicatoren (EPI's) deel uit van uw beleidsverklaring? (zie vraag 11) Een EPI geeft het energiegebruik per eenheid product aan. Met de EPI’s kunt u bijvoorbeeld verschillende productieseries met elkaar vergelijken op energiegebruik voor het maken van elk product;
• Maken CO₂ prestatie-indicatoren (CPI) deel uit van de beleidsverklaring?
• Heeft u een streefwaarde voor elke EPI en CPI geformuleerd?
• Is duidelijk op welke onderdelen van de organisatie de beleidsverklaring betrekking heeft?

Instructie

• Zorg dat de hoogste leidinggevende de beleidsverklaring ondertekent.
• Neem daarin het volgende op:
  • duidelijke energiedoelstellingen, die u verder kunt uitwerken in praktische maatregelen in een energiebesparings- en CO₂-reductieplan;
  • hoe u de doelstellingen wilt halen;
  • hoe u investeert in geld, tijd om van energiemanagement een succes te maken en het energiegebruik te reduceren;
  • wie zorgt voor de uitvoering van het energiebeleid;
  • wie welke verantwoordelijkheid heeft.
• Zorg dat alle voor uw medewerkers benodigde informatie beschikbaar is.
• U kunt de verklaring officieel en openbaar maken. Uw bedrijfsvoering wordt daarmee transparanter en dit kan onderdeel uitmaken van uw Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).

Vraag 3/14 - Bereik van Energiemanagement

Heeft u vastgelegd voor welke gebouwen en/of processen energiemanagement van toepassing is en hoe energiemanagement werkt? Legt u daarbij een relatie met relevante instructies en procedures?

Toelichting

U legt uw energiemanagementsysteem vast in documenten en maakt ze toegankelijk voor uw medewerkers. Hieruit blijkt ook wie verantwoordelijk is voor de documenten en hoe u daarmee omgaat. Dit geldt in het specifiek voor het bijhouden van de energiegebruiken en de energie-efficiëntie van uw organisatie.

De energiemanagementdocumenten kunnen zelfstandig bestaan. Maar het kan efficiënt zijn ze op te nemen in een managementsysteem dat u al gebruikt (bijvoorbeeld ISO 9001, 14001 of HACCP). Met een goed documentatiesysteem:

• toont u aan dat u de belangrijkste zaken over energiemanagement heeft geregeld en vastgelegd;
• brengt u een duidelijke systematiek aan in de documenten, zodat ze voor iedere medewerker eenvoudiger te vinden zijn;
• maakt u duidelijk waarop de documenten betrekking hebben, op welk deel van de organisatie en welke activiteiten, voor welke functies en welke medewerkers ermee werken.

Instructie

• Documenteer en archiveer uw informatie en documenten over energiemanagement. Daarmee is uw systeem te toetsen en zijn effecten te meten. Een goed documentatiesysteem is voor energiemanagement erg handig;
• Documenteer acties bij afwijkingen. Daarmee verbetert u ook uw bedrijfsvoering in het algemeen;
• Houd uw energiebesparings- en CO₂-reductieplan actueel. Zo weet u welke maatregelen en besparingen afgesproken zijn en wanneer ze worden uitgevoerd;
• Houd ook gerealiseerde besparingen bij. Dan weet u of de inschattingen die u vooraf heeft gemaakt correct waren;
• Documenteer werkinstructies. Zo voorkomt u onduidelijkheden bij uw medewerkers, vooral als essentiële kennis en ervaring verdwijnt;
• Beschrijf, beheer en archiveer alle onderdelen van energiemanagement in samenhang met elkaar. Veranderen bijvoorbeeld de energiedoelstellingen? Dan past u daarop uw plan aan, uw taakstellingen en uw werkinstructies;
• Maak de documentatie ook toegankelijk voor niet direct betrokken medewerkers. Zo betrekt u ook hen bij energiemanagement.