Handreiking Integraal Actieplan Hitte

De gemeente gaat aan de slag met de Menukaart Hitte. Veel succes met het eigen traject.

Voordat u start met de activiteiten stelt u eerst een kernteam samen en schrijft u een startnotitie. Zo zorgt u voor een gezamenlijk vertrekpunt.

Kernteam

Het kernteam trekt het proces voor het opstellen van een Integraal Actieplan Hitte. Het team organiseert ook de bijeenkomsten die nodig zijn voor een integrale aanpak.

• Benoem één coördinator voor de integrale hitteaanpak.
• De coördinator stelt een kernteam samen met collega’s uit de domeinen gebied, gebouw en gezondheid. Idealiter bestaat het kernteam uit drie personen: uit elk domein één.
• Maak een keuze: voert het team het traject zelf uit of schakelt u begeleiding in, bijvoorbeeld een adviesbureau of een interne projectleider?
• Kom als kernteam bij voorkeur fysiek bijeen om het traject goed af te stemmen en ideeën uit te werken.
• Betrek vanaf het begin een communicatiemedewerker. Maak afspraken over de communicatie, zoals berichten op social media en artikelen per fase van het traject.
• Het kernteam bestaat uit de mensen die het proces van het opstellen van een Integraal Actieplan Hitte trekken en de bijeenkomsten organiseren die nodig zijn om integraal met hitte aan de slag te gaan.

Startnotitie

De startnotitie brengt in beeld wat de gemeente al doet rond hitte in plannen en projecten. Ook laat de notitie zien waar u hittemaatregelen kunt koppelen aan lopende programma’s.

De startnotitie vormt de basis voor de startbijeenkomst.

• Spreek af wie de startnotitie opstelt.
• Gebruik het beschikbare format.
• Stel de startnotitie vast met het kernteam.
• Stuur de startnotitie mee met de uitnodiging voor de startbijeenkomst.

De startbijeenkomst is een belangrijke en actiegerichte bijeenkomst met collega’s en partners uit verschillende domeinen. Tijdens deze bijeenkomst vergroot u het bewustzijn en zet u de eerste stappen naar concrete maatregelen voor hitteadaptatie.

Een goede voorbereiding bepaalt het succes.

Uitnodigen van deelnemers

Bepaal wie u uitnodigt voor de startbijeenkomst. Een integrale aanpak lukt alleen als alle belangrijke domeinen goed vertegenwoordigd zijn.

• Nodig per domein (gezondheid, gebouw, gebied) 7 tot 10 deelnemers uit. In totaal is 20 tot 30 deelnemers wenselijk.
• Kies mensen die in hun werk al met hitte bezig zijn of hiermee aan de slag moeten.
• Gebruik de beschikbare profielenlijst van organisaties en betrokkenen als hulpmiddel.
• Leg in de uitnodiging duidelijk uit wat het doel is:
  • samen de risico’s van hitte in beeld brengen;
  • draagvlak en betrokkenheid creëren voor de uitvoering van maatregelen.
• Overweeg om een wethouder of afdelingshoofd uit te nodigen. Een bestuurder kan optreden als ambassadeur en meedenken over capaciteit en budget.
• Spreek af wie de uitnodiging verstuurt en gebruik de voorbeeldbrief.
• Houd de aanmeldingen bij. Is een domein ondervertegenwoordigd? Benader extra deelnemers persoonlijk.

Persoonlijke benadering door het kernteam vergroot de betrokkenheid.

Praktische organisatie startbijeenkomst

Zorg voor een interactieve bijeenkomst. Actieve werkvormen en beweging helpen deelnemers om informatie beter te verwerken.

Locatie

Kies een ruimte waar u makkelijk van opstelling kunt wisselen. Deelnemers moeten in groepjes aan tafels kunnen werken. Tafels en stoelen moeten ook aan de kant kunnen.

Werkvormen

Werk met kleine, gemengde groepen uit verschillende domeinen. Gebruik bijvoorbeeld de serious game Beat the Heat. Deze game vraagt u aan via het bedrijf Raccoon. Meer informatie vindt u bij ‘8. Hulpmiddelen’.

Begeleiding

Bepaal wie de bijeenkomst leidt. Dat kan de hittecoördinator zijn, een interne projectleider of een externe begeleider met ervaring in groepssessies.

Organisatie en logistiek

Maak duidelijke afspraken over zaal, catering en materialen. Denk aan posters (A0), stiften, post-its en stickers. Gebruik hiervoor het draaiboek.

Loop vooraf alle onderdelen door: het programma, de zaalindeling, de groepsindeling en de rolverdeling.

Overweeg een fotograaf voor communicatie over het hitteprogramma.
Spreek af wie het verslag maakt en deel dit na afloop met de deelnemers. Gebruik hiervoor het beschikbare format.

Welkom en introductie

Richt de zaal open in. Zet tafels en stoelen eerst aan de kant.

• Hang op 3 plekken een Menukaart Hitte op posterformaat (A0).
• Hang de eerste pagina centraal op.
• Leg pagina 2 en 3 later op tafels voor verdere uitwerking.
• Leg een aanwezigheidslijst neer.

Begroet deelnemers persoonlijk. Breng mensen met elkaar in contact en voorkom dat iemand alleen staat.

De dagvoorzitter en de coördinator openen de bijeenkomst. Laat eventueel ook een wethouder of afdelingshoofd kort spreken. Houd het welkom kort en krachtig. Leg uit waarom hitte belangrijk is en waarom samenwerking tussen gezondheid, gebouw en gebied nodig is. Benoem ook kort wat de gemeente al doet.

Kennismaking met elkaar en het thema

De dagvoorzitter start met een korte kennismaking van ongeveer 10 minuten. Gebruik hiervoor een van de beschikbare werkvormen. Vraag ook of deelnemers de Menukaart Hitte vooraf hebben bekeken. Is dat niet zo? Wijs hen erop dat zij in de pauze de posters kunnen bekijken.

Deelnemers krijgen een werkhesje in de kleur van hun domein: gezondheid, gebouw of gebied (eventueel ‘overig’).

Zet daarna de tafels en stoelen in groepjes van vier voor de serious game Beat the Heat. Deelnemers spelen in teams van vier achter één laptop. Zorg voor gemengde teams met deelnemers uit verschillende domeinen. Dat stimuleert ontmoeting en samenwerking.

Na de game volgt een pauze. Kondig aan dat in het tweede deel wordt gewerkt met de posters van de Menukaart Hitte.

Aan de slag: wat doet de gemeente al?

Vraag deelnemers om op een post-it te schrijven wat zij al doen rond hitte. Laat hen ook hun naam, functie en organisatie vermelden. Zij mogen meerdere post-its gebruiken.

Vraag hen vervolgens de post-its te plakken op de plek op de Menukaart Hitte die het beste past bij hun activiteit.

Let op het volgende:

• Zorg dat deelnemers naam, functie en organisatie opschrijven.
• Help deelnemers bij het kiezen van de juiste plek op de menukaart.
• Vraag deelnemers die nog niet actief zijn op hitte om een andere kleur post-it te gebruiken en daarop te schrijven wat zij willen of moeten oppakken.

Deze oefening geeft inzicht in aanwezige kennis, activiteiten en eventuele blinde vlekken.

Aan de slag: prioritering

Geef iedere deelnemer 3 kleine ronde stickers. Vraag deelnemers om de stickers op de Menukaart Hitte te plakken bij de onderdelen die zij voor het komende jaar het belangrijkst vinden. Dit kan bij een hitte-effect, een doel of een maatregel.

Tip: Laat deelnemers bij voorkeur stickers verdelen over gezondheid, gebouw en gebied, zodat alle domeinen worden meegenomen.

Bespreken van de resultaten

Bespreek de uitkomsten eerst plenair.

Kijk samen naar de post-its op de Menukaart Hitte. Waar hangen veel briefjes? Wat valt op? En waar hangen er geen? Dat laat zien op welke onderwerpen de gemeente al actief is en waar nog weinig gebeurt. Bespreek wat dat betekent.

Bespreek daarna de stickers. Waar zitten de meeste stickers? Dat geeft aan waar de prioriteit ligt voor het komende jaar. Waar zitten geen stickers én geen post-its? Daar kan sprake zijn van een blinde vlek.

Ga met elkaar in gesprek over deze blinde vlekken. Komt dit door gebrek aan capaciteit, kennis of urgentie? En wil de gemeente hier alsnog actie op nemen?

Houd daarbij in gedachten dat de Menukaart Hitte alle mogelijke acties laat zien om hittebestendig te worden. Het is niet realistisch dat een gemeente op alle onderdelen tegelijk actief is. Het doel is om bewust en onderbouwd keuzes te maken.

Aan de slag: World Café methode

Maak 3 tafels: gezondheid, gebouw en gebied. Elk kernteamlid is tafelvoorzitter van het eigen domein.

In de eerste ronde nemen deelnemers plaats bij hun eigen domein. Bespreek per gekozen prioriteit de volgende vragen:

• Wat wil de gemeente over één jaar bereikt hebben?
• Wie pakt dit op (intern en extern)?
• Bij welke bestaande programma’s kan de gemeente aansluiten?
• Welke verbindingen zijn er met de andere domeinen?

Reserveer hiervoor ongeveer 30 minuten en zorg voor goede verslaglegging.

Vraag per prioriteit wie actief wil bijdragen aan de verdere uitwerking. Noteer naam, functie en organisatie. Meldt niemand zich? Bespreek waarom en welke obstakels er zijn.

Na de eerste ronde wisselen deelnemers van tafel. De tafelvoorzitter licht kort toe wat is besproken. De nieuwe groep vult aan. Herhaal dit nog een keer, zodat alle deelnemers aan elk domein bijdragen. Zo borgt u samenhang tussen gezondheid, gebouw en gebied.

Afsluiting

De dagvoorzitter sluit af met een samenvatting. De tafelvoorzitters geven kort hun belangrijkste uitkomsten terug. Benoem de behaalde resultaten en de gekozen prioriteiten.

Kondig aan dat deelnemers een evaluatieformulier ontvangen met het verzoek dit binnen 3 dagen in te vullen.

U kunt afsluiten met enkele stellingen, bijvoorbeeld:

• “Ik heb een beter beeld van wat mijn organisatie kan doen rond hitte.”
• “Ik ga zelf aan de slag met hittemaatregelen.”

Laat deelnemers op een schaal van 1 tot 10 aangeven in hoeverre zij het hiermee eens zijn.

Geef ruimte om na te praten en versterk zo het hittenetwerk. Maak foto’s van de menukaarten met post-its en stickers.

Verwerking en evaluatie

Werk binnen één week alle uitkomsten uit in het registratieformulier:

• Wat stond op de post-its en waar hingen ze?
• Waar zijn stickers geplakt?
• Welke projectideeën kwamen uit het World Café?

Werk de projectideeën helder uit per project.

Kon een wethouder of afdelingshoofd niet aanwezig zijn? Informeer hen dan na afloop over de resultaten en gemaakte afspraken.

Met de vervolgbijeenkomst bouwt u voort op de startbijeenkomst. U werkt de gekozen prioriteiten uit tot concrete projectvoorstellen. Dit doet u opnieuw vanuit gezondheid, gebouw en gebied, zodat de samenhang behouden blijft.

Voorbereiding

Plan eerst een overleg met het kernteam.

• Neem samen het voorbeeldprogramma en het draaiboek door. Verdeel de taken.
• Plan de vervolgbijeenkomst binnen 2,5 maand na de startbijeenkomst.
• Bepaal wie u uitnodigt. Dit kunnen eerdere deelnemers zijn of nieuwe betrokkenen bij de gekozen prioriteiten. Streef naar 15 tot 20 deelnemers.
• Overweeg opnieuw of een wethouder of afdelingshoofd aansluit.
• Houd de aanmeldingen bij en zorg voor goede vertegenwoordiging van alle domeinen.

Maak als kernteam een definitieve keuze voor de prioriteiten uit de Menukaart Hitte. Is daar nog twijfel over? Hak dan vooraf de knoop door.

Vul de gekozen prioriteiten alvast in op de projectbladen van het verslagleggingsformulier. Zo weten tafelvoorzitters wat al bekend is en welke informatie nog ontbreekt.

Print de (deels ingevulde) projectbladen op A1-formaat voor gebruik tijdens de bijeenkomst. Regel bij voorkeur een aparte notulist per tafel.

Welkom en introductie

Open de bijeenkomst met een korte toelichting op het programma. Doe een interactieve kennismaking aan de hand van pagina 1 van het verslagleggingsformulier.

Geef een terugblik op de startbijeenkomst:

• Welke prioriteiten zijn gekozen?
• Welke blinde vlekken zijn zichtbaar geworden?
• Welke winst is al behaald, zoals netwerkvorming en bewustwording?

Doe dit aan de hand van pagina 1 van het registratieformulier op A0 formaat.

Van prioriteiten naar projecten

Verdeel de deelnemers opnieuw over 3 tafels: gezondheid, gebouw en gebied.

Per tafel:

• Bespreek de gekozen prioriteiten.
• Werk per prioriteit het projectblad verder uit.
• Zorg dat alle onderdelen van het projectblad worden ingevuld.
• Houd de focus op concrete acties.

Vraag per project wie actief wil bijdragen. Zo ontstaat een eerste projectteam. Meldt niemand zich? Bespreek waarom. Dat geeft belangrijke signalen richting bestuur en management.

Denk als tafelvoorzitter alvast na over het projectleiderschap. Wie kan dit trekken?

Maak ook een eerste globale inschatting van benodigde FTE en middelen. Dit hoeft nog niet exact te zijn, maar geeft richting voor besluitvorming.

2^e en 3^e ronde

Laat deelnemers van tafel wisselen. De tafelvoorzitter blijft zitten en licht toe wat in de eerste ronde is uitgewerkt.

Vraag de nieuwe groep om:

• Aanvullingen te geven
• Verbindingen te leggen met andere projecten
• Mee te denken over betrokken partners
• Zelf aan te haken indien passend

Herhaal dit nog een keer, zodat iedereen bij elk domein input kan leveren. Zo versterkt u de integraliteit.

Afsluiting 

Laat deelnemers terugkeren naar hun oorspronkelijke tafel.

Werk openstaande punten af of rond projectbladen verder af, als de tijd en energie dat toelaten.

Sluit af met de volgende punten:

• Het kernteam verwerkt alle uitkomsten in één gezamenlijk verslagleggingsformulier.
• De registratieformulieren vormen samen de basis voor het Integraal Actieplan Hitte, in aanvulling op de startnotitie.
• Deelnemers ontvangen een evaluatieformulier.
• De aangemelde projectleden starten met de uitvoering. De aangewezen projectleiders nemen hierin de leiding.

Zo zet de gemeente concrete stappen van prioriteit naar uitvoering.

Van plan naar uitvoering

Na de 2 bijeenkomsten kan de gemeente verder met de uitvoering. Met de uitkomsten van de bijeenkomsten en de startnotitie stelt u een Integraal Actieplan Hitte op. Op basis daarvan bespreekt u de benodigde capaciteit en middelen met management en bestuur.

Nabespreken vervolgbijeenkomst

Kom als kernteam bijeen om de vervolgbijeenkomst te evalueren.

Bespreek zowel de inhoud als het proces:

• Welke projecten zijn uitgewerkt?
• Sluiten deze aan bij de gekozen prioriteiten?
• Hoe hebben deelnemers de bijeenkomst ervaren?

Gebruik hierbij ook de evaluatieformulieren.

Werk de projecten verder uit totdat ze duidelijk en volledig zijn. Wijs per project een verantwoordelijke aan en stel een projectgroep samen. Dit is nodig om snel tot uitvoering te komen.

Opstellen Integraal Actieplan Hitte

Bespreek als kernteam hoe u de projecten opneemt in het Integraal Actieplan Hitte en welke strategie de gemeente kiest.

Gebruik het beschikbare format.

Spreek af wie het actieplan opstelt. Gebruik de registratieformulieren en de startnotitie als basis. Werk de projecten uit tot heldere doelen, planning, benodigde inzet (FTE) en projectmiddelen. Voeg een tijdlijn toe met belangrijke mijlpalen.

Organiseren van middelen en capaciteit

Houd rekening met mogelijke knelpunten, zoals beperkte tijd, andere prioriteiten of gebrek aan middelen. Focus op projecten die aansluiten bij lopende werkzaamheden en waar snel resultaat mogelijk is.

Bepaal met welke wethouders, afdelingshoofden of managers u het actieplan bespreekt. Betrek bij voorkeur de bestuurders die eerder in het traject zijn aangesloten. Dat vergroot de kans op voldoende capaciteit en middelen.

Laat het Integraal Actieplan Hitte vaststellen door het college of de gemeenteraad. Zo borgt u de uitvoering.

Opstart van projecten

Start de projecten zo snel mogelijk na de vervolgbijeenkomst.

Zorg dat taken binnen de projectgroep duidelijk zijn belegd en geaccepteerd. Plan indien nodig extra bijeenkomsten om het projectplan verder te concretiseren.

Heeft u vragen? Neem contact op via klimaatadaptatie@rvo.nl of met het hitteteam van BZK/RVO. De contactgegevens vindt u in de volledige handreiking.

Blijf werken in een cyclus

Een gemeente kan niet alle hittemaatregelen tegelijk uitvoeren. Werk daarom in een cyclisch proces. Dit is vergelijkbaar met de aanpak van stresstesten en risicodialogen binnen het DPRA.

Herhaal het proces jaarlijks en houd het opgebouwde netwerk actief.

Jaarlijkse bijeenkomst

Nodig ongeveer één jaar na de eerste bijeenkomst het netwerk van gezondheid, gebouw en gebied opnieuw uit.

• Kijk terug op het afgelopen jaar.
• Benoem en vier behaalde resultaten.
• Bespreek projecten die zijn uitgesteld of gestopt en waarom dat zo is.

Nieuwe prioriteiten bepalen

Bekijk samen opnieuw de (eventueel geactualiseerde) Menukaart Hitte.

• Breng in beeld waar nu nog blinde vlekken zitten.
• Bepaal de prioriteiten voor het komende jaar.
• Formuleer nieuwe of aangepaste projecten.

Gebruik hiervoor dezelfde werkwijze en hulpmiddelen als bij de start- en vervolgbijeenkomst.

Actualiseer het actieplan

Werk het Integraal Actieplan Hitte bij op basis van de nieuwe inzichten. Leg het plan zo nodig opnieuw voor aan het college of de gemeenteraad.

Door dit proces jaarlijks te herhalen, werkt de gemeente structureel aan integraal hittebeleid en zet zij ieder jaar een volgende stap.

Voor het organiseren van alle activiteiten zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar. Deze ondersteunen u bij de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van het traject.