Procedure Nederlands octrooi aanvragen

Een maand na uw aanvraag ontvangt u een ontvangstbevestiging met een aanvraagnummer en een indieningsdatum. Deze indieningsdatum van uw eerste octrooiaanvraag geldt dan ook in landen waar u eventueel later octrooi aanvraagt (prioriteits- of voorrangsdatum).

Als een ingediend document een virus of andere software bevat die schade toebrengt, beschouwen wij dit document als onleesbaar. Dit document wordt dan ook niet geopend en niet in behandeling genomen. Bij online filing geeft de server in veel gevallen een melding. Lees meer over online filling onder 'Online indienen'.

Veiligheidseisen

De veiligheidseisen die de overheid stelt aan geheime octrooidocumenten zijn zwaar. Alleen door gebruik te maken van het online filing systeem van Octrooicentrum Nederland (zie hieronder bij 'Online indienen') of door de documenten te brengen, voldoet u daaraan. Het eLoket en de reguliere post bieden veiligheid op een lager niveau. U accepteert dat bij het gebruikmaken van deze middelen.

Online indienen

U kunt octrooiaanvragen online indienen. Octrooicentrum Nederland werkt met het systeem van het Europees Octrooibureau (EOB, ook wel aangeduid als European Patent Office of EPO). Dit systeem heet 'electronic online filing' (ook wel aangeduid met de afkorting eOLF).

Smartcard

U heeft toegang tot Electronic online filing met een smartcard die werd uitgegeven door het EOB. Vanaf 1 januari 2024 geeft het EOB geen nieuwe smartcards meer uit. Heeft u al een smartcard? Dan kunt u met deze smartcard voorlopig blijven inloggen in Electronic online filing. Verloopt uw smartcard in 2024, dan kunt u deze nog verlengen bij het EOB.

Gaat u voor het eerst gebruik maken van Electronic online filing dan kunt u vanaf 1 januari 2024 een certificaat aanvragen via eolf@rvo.nl. Met dit certificaat kunt u inloggen in Electronic online filing.

Elektronische handtekening

U moet als aanvrager of gemachtigde een elektronisch ingediend document ondertekenen. U kunt op de volgende manieren een elektronische handtekening zetten (deze kunt u nalezen in de bijlage bij artikel 5 van de Uitvoeringsregeling Rijksoctrooiwet 1995):

• U ondertekent met uw smartcard. Deze optie heet in eOLF ‘Smartcard’.
• U scant uw handtekening en voegt deze toe als tiff of jpeg. Deze optie heet in eOLF ‘Fax’ ofwel facsimile signature (digitale handtekening).
• U zet een zogenaamde tekstreeks-handtekening. Deze optie heet in eOLF ’Alfabetisch’. U vult als aanvrager of gemachtigde uw naam in, voorafgegaan en gevolgd door een slash-teken (/).

Ontvangstbevestiging

Bij een online indiening ontvangt u direct online een bevestiging. In de bevestiging staan de volgende gegevens vermeld:

• de naam van onze organisatie;
• de datum en het tijdstip van ontvangst van het document;
• een lijst met de ingediende documenten;
• een zogenaamde Message Digest (een unieke reeks tekens die tot stand komt door versleuteling van het totaal ontvangen bericht met behulp van het certificaat van de inzender); en
• een referentienummer bij een Nederlandse octrooiaanvraag: een voorlopig aanvraagnummer.

Via eLoket indienen

Bij een storing van online filing, kunt u via eLoket documenten indienen bij Octrooicentrum Nederland. U heeft daarvoor DigiD of eHerkenning nodig.

U moet altijd de originelen nasturen.

• Inloggen via eLoket

Per post indienen

Gebruik voor uw Nederlandse octrooiaanvraag bij voorkeur het webformulier Aanvraag om octrooi. Gebruik van dit formulier is niet verplicht, maar voorkomt fouten.

Uw octrooiaanvraag op papier stuurt u naar:

Octrooicentrum Nederland
Postbus 10366
2501 HJ Den Haag

Als indieningsdatum geldt de dag van binnenkomst als dit een werkdag is. Bij postbezorging op zaterdag geldt de eerstvolgende werkdag als indieningsdatum.

Persoonlijk afgeven

U kunt uw aanvraag ook persoonlijk afgeven. Dit kan op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur. Neem een geldig legitimatiebewijs mee.

Bezoekadres Octrooicentrum Nederland:

Prinses Beatrixlaan 2
2595 AL Den Haag

Als indieningsdatum geldt de dag waarop u uw aanvraag bij ons afgeeft.

Indienen per fax is helaas niet meer mogelijk.

Ontvangstbevestiging

Als aan de basisvereisten voor indiening is voldaan (zoals in artikel 29 omschreven), ontvangt u een ontvangstbevestiging per brief.

Verzoek onderzoek stand van de techniek

Binnen 13 maanden na indiening van uw octrooiaanvraag moet u verzoeken om een 'onderzoek naar de stand van de techniek’. U vraagt het onderzoek aan met het webformulier Verzoek Onderzoek naar de stand van de techniek.

Maakt u gebruik van een recht van voorrang? Dan moet dit binnen 13 maanden na indiening van die voorrangsaanvraag. Het mag ook tegelijk met de octrooiaanvraag. Als wij binnen de termijn nog geen verzoek van u hebben gekregen, vervalt uw octrooiaanvraag.

U ontvangt de onderzoeksresultaten ongeveer 9 maanden nadat uw verzoek om het onderzoek plus betaling bij Octrooicentrum Nederland binnen zijn. Dat geldt voor een eerste indiening, dat wil zeggen als geen prioriteit geldt van een eerder aangevraagd octrooi (ofwel 'premier depot'). In andere gevallen kan die termijn variëren.

Na ontvangst van de onderzoeksresultaten heeft u nog 2 maanden de tijd om kleine aanpassingen te doen in uw octrooiaanvraag.

Lees meer over het onderzoek op onze informatiepagina Onderzoek stand van techniek.

Verzoek prioriteitsbewijs

U heeft een Nederlands octrooi aangevraagd of in Nederland een PCT-aanvraag ingediend. Dient u daarna hetzelfde octrooi elders in, bijvoorbeeld voor een Europese aanvraag? Dan heeft u een bewijs nodig van uw eerste aanvraag met prioriteitsdatum. U vraagt zo'n prioriteitsbewijs of voorrangsbewijs schriftelijk aan. Dit bewijs kost € 9. Neem contact met ons op om het bewijs aan te vragen.

Verzoek afgifte monster van gedeponeerd biologisch materiaal

Wanneer dit op uw octrooiaanvraag van toepassing is, kunt u bij ons een verzoek indienen voor afgifte van een monster van gedeponeerd biologisch materiaal. U gebruikt hiervoor het formulier (pdf) dat u hieronder kunt downloaden: