"Rapportages inspreken vergroot de betrokkenheid bij cliënt en levert tijd op voor medewerkers"

Rapporteren bij cliënten: meer betrokkenheid

Want een belangrijk onderdeel van het werk is juist het maken van die rapportages. Medewerkers noteren hiervoor bijzonderheden over de cliënt, mantelzorger en de overdracht aan collega's. Projectleider Tjitske Vervloed legt uit hoe spraakgestuurd rapporteren bijdraagt: "We zagen de voordelen van spraakgestuurd rapporteren. Allereerst voor de cliënt. Die hoort wat een medewerker rapporteert en is zo meer betrokken bij de rapportage. Bovendien levert het taalmodel van de functionaliteit kwalitatief goed leesbare én uniforme rapportages op." 

Functionaliteit nu al veel gebruikt door gemak

Eind 2024 organiseerde STMG een zogenaamde proeftuin met het spraakgestuurd rapporteren. Verschillende teams in regio Arnhem kregen een training op eigen locatie om volgens het spraakgestuurd rapporteren te werken. Dit bleek een succes. Sinds maart 2025 volgden alle teams de training. “Al 60% van onze zorgmedewerkers maakt er nu actief gebruik van. Inspreken gaat ook veel sneller dan typen. Als je iets wilt inspreken, druk je het microfoontje in. Doordat het rapporteren op deze manier tijd bespaart, hebben onze medewerkers meer tijd voor de cliënt. Dat vergroot hun werkplezier", legt Vervloed uit. 

Draagvlak voor verandering

Met alleen een training geven ben je er nog niet. De vraag is hoe je als organisatie alle partijen meeneemt in de verandering. Vervloed ziet hierbij een aantal belangrijke punten: "Tijdens de trainingen zagen we een aantal collega's met die een kritische houding. Van deze collega's kregen we reacties als: "Ik typ al heel snel" en "Ik weet niet of die technologie iets is voor mij". Wel zagen we dat collega's die tijdens de training zélf aan de slag gingen, ook automatisch zagen dat het spraakgestuurd rapporteren juist heel makkelijk en handig verliep." 

"Daarnaast was communicatie in de aanloop naar de trainingen toe belangrijk. Een berichtje via intranet bijvoorbeeld. Of door het enthousiasmeren van de wijkverpleegkundigen. Op hun beurt zorgden de wijkverpleegkundigen dan weer voor het enthousiasme bij hun teams. Ook hebben we ingezet op de mogelijkheid om van elkaar te leren. Door teams samen te brengen, zagen ze een andere aanpak van elkaar. Tenslotte vonden we het belangrijk om mensen de tijd te gunnen aan iets nieuws te wennen. Onze collega’s gebruiken de nieuwe functionaliteit uiteindelijk met meer zelfvertrouwen bij de cliënt thuis door eerst te oefenen tijdens de training en het ook zelf te proberen."  

Zeer welkome hulp

Voor de invoering van spraakgestuurd rapporteren kreeg STMG steun van de Stimuleringsregeling Technologie in Ondersteuning en Zorg (STOZ). De regeling richt zich op het besparen en verlichten van het werk van zorg- of ondersteuningsmedewerkers. Het gaat om het toepassen van digitale of hybride processen, die zorg- of ondersteuningsmedewerkers in staat stellen om een betere kwaliteit van dienstverlening te kunnen leveren met minder werkdruk en meer voldoening. Volgens Vervloed was de STOZ-ondersteuning voor STMG zeer welkom: “Want de invoering kost nu eenmaal tijd en geld. Bovendien zorgt de STOZ ervoor dat je vooraf goed nadenkt over hoe je het project aanpakt. Dat heeft ons ook geholpen.”

Advies voor andere zorgorganisaties 

Vervloed raad de STOZ zeker aan voor andere zorgorganisaties en heeft daarbij belangrijk advies: “Begin snel met je aanvraag, want daar zit tijd in. En haal kennis op bij organisaties die al ervaring hebben met spraakgestuurd rapporteren en STOZ-financiering. Ten slotte, betrek de zorgverzekeraar al vanaf het begin bij je innovatieproject.”