Samenwerkingsprojecten wetenschap en visserij: bijlagen aanvraag

Projectplan

In het projectplan beschrijft u:

• de aanleiding van het project en een probleemanalyse. Hierin wordt duidelijk wat de noodzaak is om dit project uit te voeren;
• de projectdoelstellingen en welke activiteiten u gaat uitvoeren om het doel van het project te realiseren;
• welke partijen betrokken zijn bij de uitvoering van het project;
• hoe het project bijdraagt aan de doelstellingen van deze subsidie;
• de verwachte realisatietermijn.

Om de projectresultaten te kunnen toetsen geeft u toetsingscriteria op. Bij het plan zit een sluitende begroting met een toelichting daarop. Bij projecten langer dan 1 jaar is dit een meerjarenbegroting met een liquiditeitsplanning.

Mijlpalen per fase

Duurt uw project langer dan 1 jaar, dan deelt u het project op in meerdere fasen. Een fase is een samenhangend geheel van activiteiten. Het aantal fasen is afhankelijk van de inhoud, de omvang en de lengte van het project. Meestal gaat het om 1 tot 3 fasen per jaar. In het projectplan beschrijft u de belangrijkste activiteiten per fase. Elke fase sluit u af met een mijlpaal.

U kunt een eigen projectplan opstellen of het format op mijn.rvo.nl gebruiken. In de Toelichting projectplan Samenwerkingsprojecten wetenschap en visserij leest u hoe u het format gebruikt.

Innovatieve kenmerken project

Bent u een visserijorganisatie of een algemeen nut beogende instelling en vraagt u 100% subsidie aan? Dan neemt u in het projectplan ook gegevens op waaruit blijkt dat het samenwerkingsproject innovatieve kenmerken heeft. U hoeft dit niet te doen als u een (semi)overheid bent.

Verklaring betrokkenheid wetenschappelijke organisatie

Wij hebben een verklaring nodig waarmee u aantoont dat een wetenschappelijke organisatie een actieve rol heeft bij uw project.

Is het project gericht op het opzetten van een nieuw kennissysteem en het delen en ontwikkelen van de kennis van dit systeem? Dan hebben wij een ondertekende verklaring nodig van de wetenschappelijke organisatie, waaruit duidelijk wordt dat deze organisatie een actieve rol heeft bij het opzetten van dit systeem.

Gebruikt u het projectplan (format) op mijn.rvo.nl? In dit format zit een onderdeel, waarin u de rol van deze organisatie binnen het kennissysteem beschrijft. De wetenschappelijke organisatie ondertekent dit projectplan. Met deze ondertekening verklaart deze organisatie dat zij de beschreven rol zal uitvoeren.

Is het project gericht op het delen en ontwikkelen van kennis binnen een bestaand kennissysteem? Stuur dan bij uw aanvraag een bewijs mee waaruit het bestaan van dit systeem en de betrokkenheid van de wetenschappelijke organisatie blijkt. Dit zijn bijvoorbeeld de statuten of oprichtingsakte van dit kennissysteem, verslagen van overleggen of documenten van een projectorganisatie.

Statuten wetenschappelijke organisatie

Stuur bij uw aanvraag een kopie van de meest recente statuten van de wetenschappelijke organisatie mee die actief betrokken is bij uw project.

Bewijsstukken doelgroep

U stuurt bewijsstukken mee waaruit duidelijk wordt dat u bij de doelgroep van deze subsidie hoort.

Statuten visserijorganisatie

Vraagt u als visserijorganisatie deze subsidie aan? Stuur bij uw aanvraag een kopie van de meest recente statuten mee, waaruit duidelijk wordt dat de visserijorganisatie het collectief belang van vissers of visserijondernemingen behartigt. Als er meerdere deelnemende visserijorganisaties zijn stuurt u ook van deze organisaties de statuten op.

Bewijsstukken (semi)overheid

Vraagt u als (semi)overheid deze subsidie aan? Stuur bij uw aanvraag een kopie van de meest recente statuten of een ander bewijsstuk mee, waaruit duidelijk wordt dat deze deelnemer tot de doelgroep hoort.

Bewijsstukken visser

Bent u een visser? Stuur dan een kopie van uw monsterboekje, een jaarrekening of een ander bewijsstuk mee waaruit dit duidelijk wordt.

Jaarrekening

Wij gebruiken de meest recente jaarrekening en eventueel aanvullende, actuele informatie om te beoordelen of u over voldoende financiële capaciteit beschikt om uw project uit te voeren. Dit doen we op basis van verschillende bedrijfseconomische ratio's. U bent zelf verantwoordelijk om bij het indienen van de aanvraag de juiste informatie te geven waaruit duidelijk wordt dat u hierover beschikt. Als er informatie ontbreekt kunnen wij uw aanvraag afwijzen.

Stuur de meest recente interne (uitgebreide) jaarrekening mee. Deze is goedgekeurd door de accountant. De goedkeuring kan bestaan uit een samenstellingsverklaring of een controleverklaring. De eigenaar of eigenaren van een vof of eenmanszaak en de bestuurders en/of aandeelhouders van een bv, nv, stichting of vereniging moeten ook bevestigen dat de jaarrekening definitief is vastgesteld.

Is uw laatst vastgestelde jaarrekening van 2018? Dan stuurt u deze in met de voorlopige jaarrekening van 2019. Zorg dat deze zo compleet mogelijk is.

Samenwerkingsverband

Bij een samenwerkingsverband stuurt u een jaarrekening op van elke deelnemer aan het samenwerkingsverband. Deze moet aan dezelfde voorwaarden voldoen. De jaarrekening van KVK is niet voldoende.

Andere financiële informatie

Heeft u naast de jaarrekening ook andere actuele financiële informatie? Stuur deze dan mee. Dit geldt ook voor (juridische) entiteiten die u kort voor de aanvraagperiode heeft opgericht. Denk bij actuele informatie aan:

• uitgebreide tussentijdse cijfers over het 1e halfjaar van 2020 met tekstuele en cijfermatige toelichting;
• liquiditeitsbegroting van de bedrijfsvoering over de aanvraag- en projectperiode;
• exploitatiebegroting van de bedrijfsvoering over de aanvraag- en projectperiode;
• gegeven of ontvangen borgstellingen en zekerheden;
• betrokkenheid bij claimprocedures en/of insolventies;
• overige informatie die bijdraagt aan een goede beoordeling van de financiële capaciteit.

Mkb-toets

Vraagt u subsidie aan als visser of visserijorganisatie en bent u ondernemer? De hoogte van het subsidiepercentage wordt bepaald door de omvang van uw organisatie. Is uw organisatie een mkb-onderneming of niet? Om dit te toetsen gebruikt u de online mkb-toets (Engels) op de website van de Europese Commissie. Na het doorlopen van de test voegt u de resultaatpagina toe als bijlage bij uw aanvraag. Bij een samenwerkingsverband stuurt u een mkb-toets op van elke deelnemer.

Loonkosten

Voor het berekenen van loonkosten kon u 4 methodes gebruiken. Eind 2018 zijn hier 3 methodes bij gekomen. Het aanvraagformulier is voor een deel aangepast aan deze nieuwe methodes.

Wilt u 1 van de 4 bestaande oude gebruiken? Dan geeft u dit in uw aanvraag aan. Wilt u 1 van de 3 nieuwe methodes gebruiken? Gebruik dan de Handleiding vereenvoudigde kostenopties in aanvraagformulier om het formulier in te vullen of stuur een e-mail naar visserijsubsidies@rvo.nl. In het overzicht Bewijsstukken verantwoording loonkosten ziet u hoe u uw methode onderbouwt. Meer uitleg hierover leest u in de Subsidiespelregels EFMZV.

Kostensoorten

U stuurt bewijsstukken mee waarmee u andere kosten dan loonkosten onderbouwt.

Bijdragen in natura

U kunt bijdragen in natura als kosten opgeven in de vorm van eigen arbeid en (on)roerende goederen. Meer uitleg hierover leest u in de EFMZV-subsidiespelregels.

Afschrijvingskosten

U kunt subsidie krijgen voor afschrijvingskosten van goederen die u eerder heeft aangeschaft en van nieuwe investeringen die nodig zijn voor het project.

U kunt afschrijvingskosten opgeven van goederen die u eerder heeft aangeschaft en die u niet alleen voor het project, maar ook voor uw reguliere bedrijfsvoering gebruikt. Om deze kosten te onderbouwen stuurt u de volgende bewijsstukken mee:

• Bewijsstukken van de aanschafwaarde van de investering, zoals een factuur en betaalbewijs.
• Bewijsstukken ter onderbouwing van de restwaarde: een taxatierapport van een onafhankelijk taxateur.
• Bewijsstukken van de economische gebruiksduur, de afschrijvingstermijn en –methode: jaarrekening, specificatie van uw accountant.

U kunt ook afschrijvingskosten opgeven van nieuwe investeringen die nodig zijn voor het project en die daarna nog een restwaarde hebben. Om deze kosten te onderbouwen stuurt u de volgende bewijsstukken mee:

• Een factuur van een vergelijkbaar bedrijfsmiddel dat al eerder is aangeschaft.
• Een onderbouwing van de methode die wordt gebruikt om de waardevermindering te bepalen. In deze onderbouwing wordt de economische gebruiksduur, de afschrijvingstermijn en de methode toegelicht (bijvoorbeeld vergelijkbare afschrijvingen in de jaarrekening).

Overige kosten

U voegt per product of dienst een offerte toe waarmee u de hoogte van de kosten onderbouwt. Dit mag ook een factuur zijn van een vergelijkbaar product of vergelijkbare dienst.

Berekening kosten als vast percentage

U kunt de bijdragen in natura, afschrijvingskosten en overige kosten ook berekenen als vast percentage van de loonkosten. Wilt u hier gebruik van maken? Gebruik dan de Handleiding vereenvoudigde kostenopties in aanvraagformulier om het formulier in te vullen of stuur een e-mail naar visserijsubsidies@rvo.nl. U hoeft de hoogte van de kosten dan niet meer te onderbouwen. Meer uitleg hierover leest u in de Subsidiespelregels EFMZV.

Opdrachten boven € 25.000

Wilt u opdracht te geven voor goederen en/of diensten vanaf € 25.000 (totale kosten bij één opdrachtnemer, exclusief btw)? U onderbouwt dan de hoogte van de kosten met een offerte om aan te tonen dat de opgevoerde subsidiabele kosten realistisch zijn.

Vraag ook 2 andere offertes op. De offertes zijn van verschillende, onafhankelijke aanbieders en gaan over goederen of diensten met dezelfde specificaties. Kunt u niet 3 offertes opleveren? Vraag dan ontheffing aan bij ons. Onderbouw waarom het niet mogelijk is om 3 offertes te leveren én dat de prijs marktconform is.

Uitzondering betrokkenheid wetenschappelijke organisatie

Verleent u een opdracht aan een wetenschappelijke organisatie? U hoeft alleen de offerte van de wetenschappelijke organisatie mee te sturen. Het is niet nodig om ook nog 2 andere offertes op te vragen.

Aanbestedingsplichtig

Als u de opdracht moet aanbesteden, volgt u de aanbestedingsregels (Aanbestedingswet 2012). Bij uw aanvraag geeft u aan welke procedure u heeft gevolgd.

Ga voor meer informatie over de kosten en de redelijkheid van de kosten naar Subsidiespelregels EFMZV.

Financiering

Voeg bewijsstukken toe die de financiering van uw project onderbouwen, zoals de toezegging van een lening of financiering door een andere overheidspartij of door derden. Bij financiering uit eigen vermogen toont u aan dat u over voldoende eigen vermogen kan beschikken.

Vraagt een visserijorganisatie of een ANBI maximaal 100% subsidie aan? Dan kijken wij bij de beoordeling of uw project innovatieve kenmerken heeft. Is dit niet zo? Dan komt u in aanmerking voor een subsidie van maximaal 50%. U krijgt eerst nog de mogelijkheid om aanvullende financiering te regelen, zodat uw begroting weer sluitend is.

Besluit van vergunning of toestemming

Zorg er voor dat als u begint met het uitvoeren van een projectactiviteit, u alle vergunningen en ontheffingen in uw bezit heeft die daarvoor noodzakelijk zijn. Voeg de al afgegeven vergunningen, ontheffingen of andere vormen van toestemming toe aan de aanvraag.